Trong các doanh nghiệp nhỏ, không nên chủ quan mà bỏ qua bước xây dựng bộ tiêu chuẩn ISO riêng cho từng bộ phận, đặc biệt là quy trình ISO phòng kế toán. Bộ phận này cũng cần có quy trình làm việc riêng để đảm bảo để quá trình hoạt động trơn tru và hiệu quả. Từ đó tiết kiệm được thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp.

Mô tả quy trình ISO phòng kế toán trong doanh nghiệp. Lý do cần có quy trình ISO cho kế toán và hướng dẫn các bước thực hiện quy trình. Cùng Kaike tìm hiểu các thông tin trên trong bài viết dưới đây

Quy trình ISO là gì?

ISO (International Organization for Standardization) là hệ thống các quy chuẩn quốc tế được đặt ra dựa trên kinh nghiệm của những nhà quản lý thành công hàng đầu thế giới.

Quy trình ISO được hiểu là việc đưa ra sơ đồ có trình tự rõ ràng các bước thực hiện một hoạt động hay một quá trình trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Tương tự, quy trình ISO phòng kế toán phản ánh quy trình kế toán.

Mỗi cá nhân trong tổ chức hay doanh nghiệp đều có kiến thức và phong cách làm việc khác nhau dẫn đến việc thực hiện công việc khác nhau. Áp dụng quy trình làm việc rõ ràng giúp người thực hiện nắm rõ được yêu cầu cần có, cần thực hiện ra sao cho hiệu quả. Từ đó nhà quản lý dễ dàng kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc của mỗi nhân viên, mỗi bộ phận.

Tổng hợp các quy trình tiêu chuẩn trong công việc kế toán:

• Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán nguyên vật liệu
• Chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán
• Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Quy trình ISO phòng kế toán trong doanh nghiệp

1.    Tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh

Các công việc, quan hệ mua bán kinh tế, công việc phát sinh hàng ngày tại đơn vị, công ty phải được kế toán tổng hợp lại. Từ các phòng ban khác nhau trước khi tiến hành lập chứng từ gốc.

VD: Tạm ứng mua văn phòng phẩm trong tháng 1, tiền lương nhân viên trong tháng, khấu hao tài sản cố định…

2.    Lập chứng từ gốc

Chứng từ gốc được coi là bằng chứng đồng thời là căn cứ pháp lý để kế toán tiến hành ghi nhận các giao dịch. Vào những phương tiện nhất định sau khi đã kiểm tra chứng từ, xử lý và phân tích các giao dịch. Được kế toán viên lập ra khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế.

3.    Xử lý kiểm tra chứng từ gốc

Chứng từ gốc được lập ra sẽ được chuyển vào phòng kế toán. Trước khi trình lên kế toán trưởng xét duyệt, cần phải kiểm tra để tránh sai sót theo các bước sau:

• Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
• Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
• Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
• Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý.
• Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng, thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ

4.    Tiến hành ghi sổ sách kế toán

Sau khi chứng từ gốc được lập hoàn chỉnh. Dựa vào căn cứ chứng từ gốc, kế toán sẽ bắt đầu nhập liệu chứng từ, làm sổ sách kế toán,… Bao gồm:

• Hình thức kế toán trên máy vi tính
• Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
• Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ
• Hình thức kế toán nhật ký chung
• Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái

5.    Sắp xếp chứng từ kế toán

Đây là một bước tưởng chừng chỉ mất thời gian nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong quy trình ISO. Sau khi chứng từ kế toán được lập ra sẽ tiến được sắp xếp theo thứ tự. Theo thứ tự từ trước đến sau. Chứng từ do kế toán lập tới chứng từ do các phòng ban khác lập. Cụ thể:

Đầu vào:

• Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kèm phiếu chi tiền mặt
• Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì kèm ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ vào phía sau hóa đơn.
• Bảng kê mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN.

Đầu ra:

• Hóa đơn bán hàng thu bằng tiền mặt của khách hàng kèm phiếu thu. (Kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT hoặc liên 2 của hóa đơn bán hàng.)
• Hóa đơn bán hàng khách chuyển khoản thì kèm theo giấy báo có (photo)

Kho:

• Phiếu nhập kho kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa
• Phiếu xuất kho kẹp với hóa đơn bán ra liên 3 hoặc liên 2 đối với hóa đơn bán hàng.

6.    Thực hiện bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển

Bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển đồng thời khóa sổ kế toán. Đây là công việc cuối tháng là nghiệp vụ kế toán phải làm.

Mục đích: Tổng hợp dữ liệu trong một tháng với các bút toán tổng kết hàng ngày. Đồng thời xác định số dư của tài sản và nguồn vốn và lãi lỗ trong kỳ.

7.    Khóa sổ, xác định số dư

Sau khi hoàn thiện bút toán cuối kỳ. Chứng từ đã được kiểm tra, tổng hợp lại cụ thể thông tin trên sổ cái sẽ được khóa, không thể sửa đổi . Đây được coi là căn cứ chính xác để lập cáo tài chính cuối cùng.

8.    Lập bảng cân đối số phát sinh

Bảng cân đối số phát sinh được lập dựa trên sổ cái và sổ chi tiết. Cung cấp thông tin về tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp ở 3 thông số là số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Nó phản ánh được tài sản và nguồn vốn ở trạng thái động thông qua số phát sinh trong kỳ.

Nếu đã hoàn thiện và không cần sửa đổi kế toán sẽ thực hiện bút toán mở sổ cái, sổ chi tiết. Kết hợp với bảng cân đối số phát sinh tiến hành thực hiện báo cáo tài chính.

9.    Lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế

Đối với các quy trình kế toán thì bút toán lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế là quan trọng nhất. Vì nó phức tạp cần nhiều nghiệp vụ, kỹ năng xử lý tình huống cân đối… Không phải bất cứ kế toán nào cũng thực hiện được tốt. Kế toán sẽ dựa vào sổ cái và sổ chi tiết để tiến hành lập BCTC.

Cần phải lập theo 4 biểu mẫu chính là:

• Bảng cân đối kế toán.
• Báo cáo kết quả kinh doanh.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
• Thuyết minh báo cáo tài chính.

Tổng kết quy trình ISO phòng kế toán

Tương tự, quy trình ISO phòng kế toán phản ánh quy trình kế toán trong doanh nghiệp.

Sau khi lập báo cáo tài chính, kế toán phải hoàn thành báo cáo quyết toán thuế TNDN và quyết toán thuế TNCN. Hoàn thành việc kê khai thuế và nộp thuế hằng quý, hàng năm.

Tuy nhiên, đối với kế toán thì luôn phải cập nhật thông tin, văn bản luật thay đổi. Cập nhật quy định pháp luật theo hướng đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp. Chấp hành đúng quy định nhà nước. Việc đưa ra quy trình làm việc cho bộ phận này cũng phải dựa vào các văn bản pháp luật.

Hiện nay, phần mềm kế toán Kaike là một trong những công cụ hỗ trợ cập nhật các thông tin liên quan đến nghiệp vụ kế toán được bộ tài chính và các cơ quan liên quan ban hành. Việc chủ động cập nhật thông tin giúp nhà quản lý xây dựng được quy trình làm việc. Từ đó góp phần kiểm soát chất lượng làm việc của bộ phận kế toán hiệu quả.

Chi tiết giá và các chương trình ưu đãi đều có tại: Link