Kế toán bán hàng là vị trí không yêu cầu quá cao về mặt nghiệp vụ kế toán hay hiểu biết sâu về quy định của pháp luật nhưng vị trí này cũng cần những kỹ năng nhất định để phục vụ cho công việc. Một trong những kỹ năng quan trọng nhất đối với kế toán bán hàng đó là kỹ năng Excel.

Các hàm excel trong kế toán bán hàng hay phải sử dụng

Các công việc hàng ngày của kế toán bán hàng như theo dõi hợp đồng bán hàng, lập hóa đơn bán hàng cho khách hàng hay tổng hợp báo cáo để liên quan đến việc sử dụng Excel. Kỹ năng Excel giúp cho kế toán bán hàng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Vì vậy việc học kỹ năng Excel và sử dụng thuần thục kỹ năng này rất cần thiết cho kế toán bán hàng. Hãy cùng tìm hiểu các hàm excel trong kế toán bán hàng và cách áp dụng trong công việc thực tế của kế toán bán hàng nhé.

Danh sách các hàm excel trong kế toán bán hàng

Hàm tính tổng

Hàm tính tổng gồm các hàm: SUM, SUMIF, SUMPRODUCT

Hàm SUM là hàm cơ bản nhất và rất dễ sử dụng, dùng để tính tổng của nhiều số liệu.

=SUM(Number1, Number2,…)

Hàm SUMIF, SUMIFS dùng để tính tổng với những điều kiện nhất định. Kế toán bán hàng sử dụng hàm này khi cần báo cáo về việc tính doanh thu của những sản phẩm thỏa mãn một tiêu chí nào đó.

=SUMIFS(sum_range; criteria_range; criteria;…) 

HÀM SUMPRODUCT được dùng để tính tổng tiền sản phẩm khi có số lượng và đơn giá của từng sản phẩm.

=SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], …)

Các hàm tính tổng rất đơn giản nhưng cũng rất hữu ích cho kế toán bán hàng vì việc làm các báo cáo cần số liệu tổng hợp.

Hàm Vlookup, Hlookup

Hàm dò tìm bao gồm hàm VLOOKUP và HLOOKUP.

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

=HLOOKUP (lookup_value, table array, row_index_num, [range_lookup])

Hàm dò tìm có thể coi là một trong những hàm được sử dụng nhiều nhất của kế toán bán hàng nói riêng và kế toán nói chung. Hàm dò tìm được dùng khi cần so sánh, đối chiếu dữ liệu và lên các loại báo cáo.

Điểm lưu ý khi sử dụng hàm dò tìm đó là dữ liệu dùng làm căn cứ để tìm kiếm dữ liệu khác phải là duy nhất thì hàm này mới phát huy tác dụng. Khi hàm dò tìm trả về giá trị #N/A tức là không tìm kiếm được dữ liệu.

Một ví dụ về áp dụng hàm dò tìm trong làm báo cáo đó là trong danh sách doanh thu các mặt hàng rất dài, giám đốc yêu cầu bạn tính doanh thu của một số mặt hàng nhất định. Lúc này bạn phải sử dụng hàm Vlookup hoặc Hlookup để tìm được doanh thu của các mặt hàng đó.

Hàm điều kiện

=IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)

Hàm IF là hàm điều kiện thường được kết hợp với các hàm khác để làm các báo cáo khác nhau.

Nếu bạn phải làm báo cáo phân loại doanh thu khách hàng hoặc nhân viên kinh doanh theo từng mức doanh số khác nhau, bạn phải sử dụng hàm IF và hàm AND kết hợp.

Lưu ý khi sử dụng hàm IF đó là việc bạn phải kết hợp nhiều hàm IF với nhau, đặc biệt khi có sự xuất hiện của hàm AND thì bạn phải chú ý dùng đủ các dấu ngoặc “(“ “)” trong công thức để không bị lỗi khi dùng hàm.

Hàm đếm dữ liệu

Hàm này bao gồm các hàm COUNT, COUNTA, COUNTIF

=COUNT(Value1, [Value2],….)

=COUNTIF(range, criteria)

=COUNTA(value1, value2,…)

Việc sử dụng hàm đếm sẽ hỗ trợ cho việc sử dụng hàm Vlookup. Như đã nói việc sử dụng Vlookup chỉ đúng khi giá trị dùng để tìm kiếm dữ liệu là duy nhất. Vậy dùng hàm gì để đảm bảo dữ liệu không bị trùng khớp. Đó là hàm Countif. Bạn sẽ dùng hàm Countif để đếm xem có bao nhiêu dữ liệu thỏa mãn là chính nó trong dãy dữ liệu tìm kiếm. Nếu kết quả trả về là 1 thì đó là dữ liệu duy nhất nhưng nếu kết quả trả về là 2,3 hoặc nhiều hơn thì dữ liệu đó không phải là duy nhất. Bạn cần kiểm tra lại dữ liệu của mình.

Đó là một ví dụ về việc áp dụng hàm đếm.

Hàm xử lý chuỗi

Hàm xử lý chuỗi bao gồm các hàm LEFT, RIGHT, MID, LEN, TRIM.

=LEFT(text, [num_chars])

=RIGHT(text,num_chars)

=MID(text,m,n)

=LEN

=TRIM(text)

Hàm này hỗ trợ bạn trong việc lấy ra các chuỗi ký tự theo yêu cầu.

Các hàm này cũng hỗ trợ trong việc xử lý dữ liệu hoặc lên báo cáo.

Như hàm TRIM sẽ giúp cắt bỏ khoảng trắng giữa các ký tự. Trong quá trình đánh máy, việc đánh thừa khoảng trắng trong chuỗi ký tự là điều khó có thể tránh khỏi. Hàm TRIM sẽ xử lý điều đó.

Ứng dụng của hàm này có thể thấy trong việc sử dụng hàm Vlookup như sau. Hàm Vlookup sẽ chỉ nhận giá trị tìm kiếm duy nhất thì hàm mới xử lý được dữ liệu. Nhưng nếu có một mã khách hàng nhưng kế toán lại gõ ở một mã khách hàng có khoảng trắng và một mã khác thì không. Khi này, hàm Vlookup sẽ hiểu đây là hai mã khách hàng khác nhau. Vì vậy mà khi chạy ra báo cáo sẽ không chính xác. Do đó, trước khi sử dụng hàm Vlookup, bạn sẽ dùng hàm TRIM để cắt hết khoảng trống trong dữ liệu.

Kết luận

Sử dụng các hàm excel trong kế toán bán hàng là việc không dễ dàng nhưng có thể học được qua việc luyện tập và sử dụng hàng ngày.

Việc cơ bản đầu tiên trong sử dụng Excel đó là nắm đúng công thức của hàm và hiểu rõ cách sử dụng các hàm riêng lẻ. Tuy nhiên để ứng dụng tốt nhất Excel vào công việc kế toán hàng ngày, kế toán bán hàng cần phải kết hợp thuần thục, linh hoạt các hàm với nhau.

Các tìm kiếm liên quan đến chủ đề “hàm excel trong kế toán bán hàng”

Bài viết liên quan

Tải mẫu file quản lý công nợ Excel mới nhất, đơn giản, nhanh gọn

Mẫu hóa đơn bán hàng file excel. Tải mẫu hóa đơn mới nhất

Bảng hệ thống tài khoản kế toán file excel theo thông tư mới