Chứng từ kế toán được hiểu là những hóa đơn, giấy tờ từ hoạt động giao dịch doanh nghiệp. Do đó chứng từ kế toán chính là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý. Sau khi dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp và lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra. Bài viết sau đây sẽ giới thiệu một số mẹo về cách lưu trữ chứng từ kế toán và sắp xếp hợp lý.
Mục lục
Không có quy định bắt buộc về cách sắp xếp chứng từ kế toán. Mỗi đơn vị tùy theo tình hình cụ thể sẽ lựa chọn những cách sắp xếp sao cho: dễ bảo quản, dễ tìm kiếm để phục vụ cho công tác quản lý nội bộ cũng như giải trình với các cơ quan chức năng.
Doanh nghiệp có thể sắp xếp theo: Từng bộ chứng từ chung hoặc từng bộ chứng từ riêng biệt
Với cách sắp xếp này, kế toán sẽ cần tổng hợp 2 bộ chứng từ lớn đó là Tờ khai thuế và Hóa đơn (đầu vào và đầu ra).
Thông thường kế toán sẽ sắp xếp tờ khai thuế theo quý. Bộ chứng từ này bao gồm tất cả những gì liên quan đến khai thuế:
Kế toán nên sắp xếp các loại hóa đơn này theo trình tự thời gian. Xếp theo từng kỳ kê khai thuế tương ứng với bảng kê mua vào kỳ đó giống như trên tờ khai thuế đã nộp.
Lưu ý về giá trị hóa hơn đầu vào:
Trong trường hợp viết sai hóa đơn. Các kế toán viên có thể tham khảo thêm bài viết: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất
Bộ chứng từ ngân hàng thông thường bao gồm: Hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay
Tờ sao kê tổng hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, ủy nhiệm chi theo thứ tự của tờ sao kê.
Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời gian cho từng hợp đồng vay.
Ngoài phiếu xuất kho, kế toán cần lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo. Kẹp sau đó là hóa đơn GTGT đầu ra (photo), biên bản giao hàng….
Kế toán có thể sắp xếp các chứng từ công nợ theo thứ tự sau:
Các chứng từ thanh toán thì cần được sắp xếp cùng với các loại giấy tờ sau:
Kế toán nên thông kê từng loại tài sản và lưu trữ chứng từ theo từng loại tài sản của doanh nghiệp.
Việc sắp xếp theo từng loại tài sản sẽ tiện cho việc tra cứu hơn là sắp xếp theo thời gian.
Trên đây là một số mẹo sắp xếp lưu trữ một số loại chứng từ kế toán của doanh nghiệp. Việc sắp xếp các chứng từ khoa học sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian, thể thiện được tác phong cẩn trọng và sáng tạo trong công việc. Doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu kiểm tra thông tin hoặc các yêu cầu thanh tra của cơ quan chức năng.
Phần mềm kế toán Kaike có chức năng quản lý một số chứng từ kế toán. Hỗ trợ việc tìm kiếm và truy xuất dữ liệu chứng từ nhanh chóng. Giúp nâng cao hiệu suất hoạt động của kế toán. Đảm bảo việc bảo quản và lưu trữ thông tin hiệu quả.
Sử dụng phần mềm kế toán Kaike Free