Cách sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán khoa học

Chứng từ kế toán được hiểu là những hóa đơn, giấy tờ từ hoạt động giao dịch doanh nghiệp. Do đó chứng từ kế toán chính là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý. Sau khi dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp và lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra. Bài viết sau đây sẽ giới thiệu một số mẹo về cách lưu trữ chứng từ kế toán và sắp xếp hợp lý. 

Quy định về cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán

Không có quy định bắt buộc về cách sắp xếp chứng từ kế toán. Mỗi đơn vị tùy theo tình hình cụ thể sẽ lựa chọn những cách sắp xếp sao cho: dễ bảo quản, dễ tìm kiếm để phục vụ cho công tác quản lý nội bộ cũng như giải trình với các cơ quan chức năng.

Doanh nghiệp có thể sắp xếp theo: Từng bộ chứng từ chung hoặc từng bộ chứng từ riêng biệt

Cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán theo từng bộ chứng từ chung

Với cách sắp xếp này, kế toán sẽ cần tổng hợp 2 bộ chứng từ lớn đó là Tờ khai thuế và Hóa đơn (đầu vào và đầu ra).

Tờ khai thuế

Thông thường kế toán sẽ sắp xếp tờ khai thuế theo quý. Bộ chứng từ này bao gồm tất cả những gì liên quan đến khai thuế:

• Tờ khai thuế GTGT
• Tờ khai thuế TNCN
• Tờ khai thuế TNDN
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra

Kế toán nên sắp xếp các loại hóa đơn này theo trình tự thời gian. Xếp theo từng kỳ kê khai thuế tương ứng với bảng kê mua vào kỳ đó giống như trên tờ khai thuế đã nộp.

Lưu ý về giá trị hóa hơn đầu vào:

• Nếu hóa đơn < 20 triệu mà thanh toán tiền mặt:
  Hóa đơn kẹp cùng phiếu chi tiền + phiếu nhập kho.
• Nếu hóa đơn > 20 triệu mà thanh toán chuyển khoản:
  Kế toán photo Ủy nhiệm chi kẹp cùng để tiện theo dõi công nợ và giải trình
• Đối với tờ khai hải quan nhập khẩu thì phải kẹp cùng chứng từ nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu.

Trong trường hợp viết sai hóa đơn. Các kế toán viên có thể tham khảo thêm bài viết: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất

Mẹo sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán theo từng bộ chứng từ riêng

1.   Chứng từ ngân hàng:

Bộ chứng từ ngân hàng thông thường bao gồm: Hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay

• Thứ tự sắp xếp đối với hồ sơ tiền gửi:

Tờ sao kê tổng hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, ủy nhiệm chi theo thứ tự của tờ sao kê.

• Thứ tự sắp xếp đối với hồ sơ tiền vay:

Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời gian cho từng hợp đồng vay.

• Nếu doanh nghiệp có ít phát sinh: Kế toán nên đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12

• Nếu có nhiều phát sinh: Kế toán nên sắp xếp mỗi 1 tháng là 1 bộ.

2.   Phiếu xuất kho

Ngoài phiếu xuất kho, kế toán cần lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo. Kẹp sau đó là hóa đơn GTGT đầu ra (photo), biên bản giao hàng….

• Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì 1 tháng là 1 bộ

• Đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12 trong năm phát sinh

3.   Chứng từ công nợ

Kế toán có thể sắp xếp các chứng từ công nợ theo thứ tự sau:

• Các biên bản thoả thuận đối trừ công nợ,
• Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, hàng quý và hàng năm
• Công văn đòi nợ từng lần
• Quyết định xử lý công nợ

4.   Chứng từ thanh toán

Các chứng từ thanh toán thì cần được sắp xếp cùng với các loại giấy tờ sau:

• Đề nghị thanh toán hay đề nghị tạm ứng có ký duyệt, phê duyệt của Giám đốc
  Với các khoản chi theo yêu cầu, quết định của Giám đốc: Ghi rõ theo quyết định, văn bản quyết định nào, văn bản yêu cầu. Kèm theo Giấy xác nhận trả nợ gốc & lãi vay ngân hàng (nếu có). Với DN có nhiều lần chi tiền cho 1 dự án, kế hoạch chiến lược tổng thể đã phê duyệt: Kế toán cần kèm theo bản kế hoạch đó ở mỗi lần chi (photo) và bản lý nhận khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể. Với các khoản chi có định mức như xăng xe.Phải được kèm theo các bản theo dõi “km” trên xe. Có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hay các bộ phận chức năng có quyền trong DN.
• Các phiếu thu hay giấy báo có kế toán lưu cùng hợp đồng bán hàng; hoá đơn GTGT & các loại chứng từ khác có liên quan.

5.   Chứng từ về tài sản của doanh nghiệp

Kế toán nên thông kê từng loại tài sản và lưu trữ chứng từ theo từng loại tài sản của doanh nghiệp.

Việc sắp xếp theo từng loại tài sản sẽ tiện cho việc tra cứu hơn là sắp xếp theo thời gian.

• Mỗi loại tài sản sẽ bao gồm những chứng từ liên quan như:
• Tờ trình phê duyệt có chữ ký và con dấu việc mua tài sản.
• Hợp đồng mua tài sản đã ký kết với bên bán.
• Biên bản giao nhận tài sản.
• Biên bảo thanh lý tài sản.

Trên đây là một số mẹo sắp xếp lưu trữ một số loại chứng từ kế toán của doanh nghiệp. Việc sắp xếp các chứng từ khoa học sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian, thể thiện được tác phong cẩn trọng và sáng tạo trong công việc. Doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu kiểm tra thông tin hoặc các yêu cầu thanh tra của cơ quan chức năng.

Phần mềm kế toán Kaike có chức năng quản lý một số chứng từ kế toán. Hỗ trợ việc tìm kiếm và truy xuất dữ liệu chứng từ nhanh chóng. Giúp nâng cao hiệu suất hoạt động của kế toán. Đảm bảo việc bảo quản và lưu trữ thông tin hiệu quả.