Làn sóng chuyển đổi số đang trở nên cấp thiết trong khi covid đang diễn ra. Vậy chuyển đổi số là gì? Liệu chuyển đổi số và số hóa có phải là một thuật ngữ? Mời bạn đọc bài viết chi tiết dưới đây.

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số hay còn gọi là Digital transformation hay Digital exchange. Chuyển đổi số là việc tích hợp công nghệ và kỹ thuật số vào quá trình hoạt động kinh doanh của tổ chức. Mục tiêu chính là gia tăng hiệu quả vận hành và nâng cao trải nghiệm người dùng. Cao hơn nữa, chuyển đổi số tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Chuyển đổi số không phải thay đổi hoàn toàn mô hình công ty ngay tức khắc. Chuyển đổi số là việc bắt đầu đi từ những bước đi nhỏ để theo thời gian sẽ đạt được những lợi ích rất lớn. Bắt đầu từ những việc nhỏ như số hoá tài liệu của công ty.

Chuyển đổi số để làm gì?

Chuyển đổi số là gì thì chúng ta đã hiểu khái niệm nhưng chuyển đổi số để làm gì?

Covid tạo ra giãn cách xã hội, ngược lại, chuyển đổi số tạo ra một kiểu kết nối mới: ết nối tư duy, dữ liệu, xã hội, tài nguyên và tư liệu sản xuất theo một phương thức hoàn toàn khác. Phương thức mà trước đây người ta chỉ thấy trong phim viễn tưởng.

Chuyển đổi số đòi hỏi tổ chức phải có một quyết tâm thay đổi từ “gốc rễ”, liên tục thách thức và thay đổi những thói quen, không ngừng thử nghiệm cái mới và học làm quen với thất bại và thay đổi. Chính vì thế, nhiều tổ chức rất chật vật trong quá trình chuyển đổi số vì không thể nào bỏ được những giá trị cốt lõi, không chấp nhận được những thất bại hay không sẵn sàng bước đi trên những con đường mà mình ‘không quen’ tới những kết quả mà không thể lường trước được.

Xem thêm: OCR là gì? Ứng dụng của OCR trong chuyển đổi số kế toán

Số hóa là gì?

Số hóa (Digitalization) là quá trình chuyển đổi thông tin trên giấy và các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số. Nói đơn giản hơn thì chuyển đổi số là việc chuyển đổi tài liệu cứng được lưu trữ vật lý sang tài liệu mềm được lưu trữ trên máy tính.

Giống như quét một hóa đơn hoặc chuyển đổi hợp đồng giấy thành PDF. Dữ liệu không bị thay đổi – nó chỉ đơn giản được lưu trữ theo định dạng kỹ thuật số.

Số hóa có tầm quan trọng rất lớn đối với việc xử lý, lưu trữ và truyền dữ liệu. Bởi vì nó “cho phép thông tin của tất cả các loại ở mọi định dạng được thực hiện với cùng hiệu quả và cũng được xen kẽ”.

Dữ liệu được lưu trữ ở dạng vật lý thường ổn định hơn. Nhưng dữ liệu số có thể dễ dàng được chia sẻ và truy cập hơn. Dữ liệu số không bị mất mát qua thời gian và qua các lần sao chép dữ liệu, miễn là nó được chuyển sang các định dạng mới, ổn định.

So sánh số hóa và chuyển đổi số

Thuật ngữ số hóa và chuyển đổi số mặc dù được các doanh nghiệp sử dụng thường xuyên. Nhưng hai thuật ngữ này vẫn gây ra sự nhầm lẫn nhất định. Vậy như thế nào được gọi là chuyển đổi số? Như thế nào được gọi là số hóa?

Số hóa (Digitalization) và chuyển đổi số (Digital Transformation) là hai thuật ngữ rất khác nhau. Chuyển đổi số đòi hỏi phải áp dụng nhiều công nghệ kỹ thuật số và thay đổi văn hóa. Chuyển đổi số nói về con người nhiều hơn là về công nghệ. Nó đòi hỏi những thay đổi về tổ chức lấy khách hàng làm trung tâm. Chuyển đổi số cần được hỗ trợ bởi sự lãnh đạo, được thúc đẩy bởi những thách thức đối với văn hóa doanh nghiệp. Tận dụng các công nghệ trao quyền cho nhân viên.

Xem thêm: Ứng dụng số hóa trong ngành kế toán

Các yêu cầu để số hóa trong doanh nghiệp

Nhà quản lý sẽ bắt đầu bằng cách xác định xem doanh nghiệp của họ sẽ chuẩn bị như thế nào cho quá trình số hóa. Sự gián đoạn kỹ thuật số sẽ thay thế các hoạt động lưu dữ liệu truyền thống bằng các giải pháp kỹ thuật số. Do đó, nhiệm vụ chính của nhà quản lý là thay đổi các hoạt động trong doanh nghiệp. Điều này giúp quá trình số hóa kết hợp với những đổi mới kỹ thuật số tạo ra những nguồn giá trị hoàn toàn mới.

Quá trình số hóa đòi hỏi nhà quản lý thay đổi không chỉ sự kết hợp của các hoạt động. Số hóa yêu cầu khả năng công nghệ của các nhân viên trong doanh nghiệp. Vì vậy chủ doanh nghiệp cần trang bị những kỹ năng cần thiết cho nhân viên để tham gia vào việc vận hành quá trình số hóa.

Các bước để số hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Bước 1: Sẵn sàng để thay đổi

Bước 2: Từ bỏ chu kỳ kinh doanh trước đó

Bước 3: Mở rộng phạm vi phân tích số liệu ra ngoài “phân tích trang web”

Bước 4: Tối ưu hóa trải nghiệm người dùng

Bước 5: Quyết định dựa trên dữ liệu

Hãy bắt đầu bằng việc chuyển đổi số công việc liên quan đến kế toán với phần mềm kế toán. Đây là công việc quan trọng liên quan đến dòng tiền, sức mạnh của doanh nghiệp. Vì vậy cần được ưu tiên hàng đầu trong việc chuyển đổi số.

Phần mềm kế toàn giúp theo dõi dòng tiền, dự báo kế hoạch dòng tiền thông minh. Là giải pháp tối ưu hóa các nguồn lực liên quan cho các doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ. Với sự trợ giúp của KAIKE, những hạn chế kiến thức và nghiệp vụ kế toán không còn là nỗi lo của nhà quản trị.

>Xem thêm Phần mềm kế toán Kaike – Nền tảng kế toán thông minh cho doanh nghiệp nhỏ