Excel luôn là công cụ hỗ trợ hữu ích cho kế toán. Kỹ năng sử dụng excel trở thành kỹ năng quan trọng mà một kế toán cần có. Đối với những doanh nghiệp nhỏ, ít nghiệp vụ phát sinh và chưa có điều kiện sử dụng phần mềm kế toán thì có thể sử dụng excel để thay thế. File excel quản lý công nợ là một trong những file quan trọng để quản lý công việc kế toán trong doanh nghiệp.

File quản lý công nợ gồm có các sheet:

– Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

– Sổ nhật ký giao dịch

– Sổ chi tiết công nợ

– Sổ tổng hợp công nợ

Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

Danh mục khách hàng, nhà cung cấp là phần quan trọng cần khai báo đầu tiên trong file quản lý công nợ.

Ở sheet này, cần khai báo mã khách hàng, nhà cung cấp về tên, địa chỉ, mã số thuế…Ngoài ra có thể thêm một số thông tin khác cần thiết. Lưu ý khi khai báo mã khách hàng, nhà cung cấp cần khai báo duy nhất và không bị trùng lặp mã do mã này sẽ sử dụng để tạo nên các loại báo cáo chi tiết và tổng hợp về sau.

Để dễ dàng quản lý và nhận biệt, khi tạo mã khách hàng và nhà cung cấp có thể thêm tiền tố ký hiệu để phân biệt, ví dụ 131 hoặc KH đối với khách hàng, 331 hoặc NCC đối với nhà cung cấp.

Sổ nhật ký

Sổ nhật ký đơn giản chỉ ghi chép lại toàn bộ giao dịch phát sinh liên quan đến công nợ kể cả phát sinh liên quan đến nhà cung cấp và phát sinh liên quan đến khách hàng. Ở bước này, kế toán sẽ có những hạch toán cơ bản về tài khoản kế toán và hạch toán chi tiết cho từng đối tượng khách hàng hoặc nhà cung cấp. Đây là bước tiền đề cho bước sau lên sổ chi tiết công nợ cho từng đối tượng và sổ tổng hợp công nợ phải thu, công nợ phải trả.

Sổ chi tiết công nợ

Sổ chi tiết công nợ phải thu/phải trả sẽ được trình bày chi tiết cho từng đối tượng khách hàng hoặc nhà cung cấp. Mục đích của sổ chi tiết công nợ là giúp quản lý công nợ chi tiết cho từng đối tượng trong một khoảng thời gian nhất định và số dư cuối kỳ của từng đối tượng. Nhìn vào sổ chi tiết công nợ, nhà quản lý sẽ biết được cụ thể các giao dịch phát sinh đối với khách hàng hoặc nhà cung cấp và đến một thời điểm nhất định, công ty đang chưa thanh toán cho nhà cung cấp bao nhiêu hoặc khách hàng cần thanh toán cho công ty bao nhiêu, tổng số tiền công nợ phát sinh của khách hàng/ nhà cung cấp bao nhiêu và số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp hoặc khách hàng đã thanh toán bao nhiêu.

Dữ liệu của sổ chi tiết công nợ sẽ được lấy từ sổ nhật ký. Sau khi cập nhật các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký, đồng thời kế toán sẽ cập nhật phát sinh vào các sổ chi tiết cho từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp. Đến cuối kỳ nhất định, kế toán phải đối chiếu số liệu với nhà cung cấp và khách hàng để kiểm tra xem thông tin mình ghi nhận đã chính xác hay chưa để điều chỉnh kịp thời.

Lưu ý khi cập nhật dữ liệu vào sổ chi tiết cần cập nhật đầy đủ và chính xác thông tin, thường xuyên đối chiếu để kiểm tra sai sót.

>> Trải nghiệm ngay công cụ hỗ trợ kế toán và nhà quản trị

Sổ tổng hợp công nợ

Sổ tổng hợp công nợ được phân loại thành số tổng hợp công nợ phải thu và sổ tổng hợp công nợ phải trả. Số tổng hợp công nợ phải thu bao gồm số dư công nợ của tất cả khách hàng đến một thời điểm nhất định. Sổ tổng hợp công nợ phải trả bao gồm số dư công nợ của tất cả các nhà cung cấp đến một thời điểm nhất định. Sổ tổng hợp công nợ như một báo cáo tổng quát tình hình công nợ của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.

Sổ tổng hợp công nợ phải thu cho biết sự biến động công nợ phải thu trong kỳ và số dư công nợ đến cuối kỳ, tình hình thanh toán của khách hàng trong kỳ. Từ đó, doanh nghiệp có tầm nhìn tổng quát và đưa ra giải pháp để thu hồi công nợ hiệu quả.

Sổ tổng hợp công nợ phải trả cho biết phát sinh công nợ phải trả tăng trong kỳ và số công nợ đã thanh toán cho nhà cung cấp. Dựa vào số liệu đó, doanh nghiệp ước tính được số lượng hàng hóa mua vào, số tiền cần thanh toán và chuẩn bị kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp đảm bảo đúng hạn.

File quản lý công nợ bằng excel sẽ hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp trong giai đoạn còn ít nghiệp vụ phát sinh và số lượng khách hàng, nhà cung cấp chưa quá nhiều. Kế toán cũng cần nâng cao kỹ năng excel để làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, với một số lượng nghiệp vụ lớn, file quản lý công nợ bằng excel cũng không tránh khỏi những sai sót do công tác nhập liệu thủ công, bị trùng lặp nhiều lần, các hàm tính toán không phù hợp. Để đảm bảo thông tin kế toán chính xác, kịp thời và giảm thiểu công việc thủ công cho kế toán, doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm kế toán trong quản lý. Thay vì nhập liệu, kế toán doanh nghiệp có thể phát triển kỹ năng để hỗ trợ nhà quản lý trong công tác quản lý doanh nghiệp.

[DOWNLOAD] Tải mẫu file quản lý công nợ Excel

TẢI VỀ

Các tìm kiếm liên quan đến chủ đề “File quản lý công nợ”

Bài viết liên quan

Quản lý nợ là gì? Quản lý công nợ phải thu và công nợ phải trả

Mô tả công việc của một kế toán công nợ công ty sản xuất

Quy trình kế toán công nợ hiệu quả trong doanh nghiệp