Ngày nay, khi sự phát triển công nghệ thông tin ngày càng nhanh chóng thì ngành kế toán cũng chịu không ít tác động từ đó. Trước đây, kế toán là việc ghi chép, tổng hợp vào sổ sách thì nay, hình thức kế toán máy đã làm thay đổi tất cả những khái niệm đó. Vậy kế toán máy là gì? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới dây nhé.

1. Hình thức kế toán máy là gì?

Kế toán máy là việc sử dụng máy vi tính để ghi chép, theo dõi các nghiệp vụ kế toán thay vì thông qua sổ sách như trước đây. Kế toán máy đã sử dụng máy móc để thay thế phần lớn cho sức lao động của kế toán viên.

Ưu điểm của hình thức kế toán máy:

• Dữ liệu được ghi chép nhanh chóng, trật tự, rõ ràng
• Lưu trữ được một lượng lớn dữ liệu so với việc lưu trữ thủ công
• Thời gian lưu trữ lâu dài, không lo mất dữ liệu
• Giảm khối lượng và thời gian công việc cho kế toán
• Cập nhật thông tin kịp thời, chính xác

Nhược điểm lớn nhất của kế toán máy:

• Kế toán có thể không hiểu rõ bản chất của các tài khoản và nguyên lý kế toán khi sử dụng do mọi công đoạn đều được tự động hóa.

Kế toán máy bắt đầu được sử dụng với sự ra đời của máy vi tính và hệ điều hành Microsoft Office. Lúc đó, kế toán sử dụng Excel để ghi chép, theo dõi, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sau đó, ngày càng nhiều công ty công nghệ ra đời kéo theo sự phát triển của các phần mềm kế toán được viết sẵn. Các phần mềm này giảm thiểu tối đa thời gian cho kế toán viên, thời gian chủ yếu của kế toán viên là nhập liệu và kiểm tra lại số liệu báo cáo. Nhưng nó cũng chính là nguyên nhân dẫn đến nhược điểm của kế toán máy.

2. Quy trình, trình tự ghi sổ của kế toán máy

Quy trình kế toán máy cũng giống như quy trình kế toán bình thường nhưng nhiều công đoạn được tự động hóa và không cần có sự can thiệp của con người.

2.1. Giai đoạn nhập dữ liệu đầu vào

Hiện nay, việc nhập dữ liệu đầu vào vẫn được thực hiện bởi nhân viên kế toán. Đó là những chứng từ gốc ban đầu được lấy làm căn cứ để ghi sổ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu mua hàng, bán hàng.

Tuy nhiên, có nhiều doanh nghiệp phần mềm hiện nay đã ứng dụng công nghệ để giảm thiểu công việc nhập liệu ở bước này cho kế toán viên. Cụ thể, ở nước ta từ năm 2022 đã áp dụng hoàn toàn hóa đơn điện tử, thông tin hóa đơn được lưu trữ online. Do đó, đối với các doanh nghiệp có lượng hóa đơn đầu vào lớn, trước đây, kế toán sẽ phải nhập liệu các hóa đơn này thì nay, kế toán chỉ nhập hóa đơn dạng file XML vào phần mềm thì phần mềm sẽ tự động hạch toán luôn.

Do ứng dụng này vẫn còn mới và đang được thử nghiệm bởi nhiều bên cung cấp phần mềm nên khi tự động nhập hóa đơn đầu vào, vẫn xảy ra nhiều lỗi đối với phần mềm, nhất là với những nhà cung cấp và mặt hàng mới lần đầu giao dịch với doanh nghiệp.

2.2. Giai đoạn xử lý thông tin

Đối với hình thức kế toán truyền thống, đây là giai đoạn vất vả và tốn nhiều sức lực nhất của kế toán. Do kế toán sẽ phải ghi rất nhiều sổ kế toán để có được thông tin đầy đủ nhất và toàn diện nhất về tình hình tài chính của doanh nghiệp từ dữ liệu đầu vào đến sổ chi tiết, sau đó là sổ tổng hợp (sổ cái).

Với hình thức kế toán máy, giai đoạn này được lập trình hoàn toàn tự động, nghĩa là kế toán viên không phải làm ở bước này. Các dữ liệu sẽ tự động được liên kết giữa các bảng biểu và sổ sách từ chi tiết tới sổ cái…mà không cần có sự can thiệp từ người sử dụng.

>> Siêu ưu đãi! Có ngay phần mềm kế toán với 2.000.000đ

2.3. Giai đoạn kết xuất dữ liệu

Đây là kết quả của hai giai đoạn trước. Ở giai đoạn kết xuất dữ liệu, kế toán cũng chỉ cần xuất dữ liệu và kiểm tra dữ liệu.

Điểm quan trọng ở giai đoạn này chính là kiểm tra dữ liệu được kết xuất. Máy móc thực hiện hoàn toàn tự động nhưng vẫn có thể có sai sót xảy ra. Việc của kế toán là phải kiểm tra lại xem có sai sót gì không. Việc kiểm tra cần dựa trên sự am hiểu về nguyên lý kế toán và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Nếu phát hiện ra sai sót, kế toán quay lại phần nhập thông tin đầu vào để kiểm tra.

Nếu không phát hiện ra sai sót ở giai đoạn nhập thông tin đầu vào thì kế toán cần liên hệ với bên chăm sóc khách hàng của phần mềm để kiểm tra ở giai đoạn xử lý thông tin. Đây là giai đoạn kế toán không thể can thiệp vào được

Việc sai sót có thể xảy ra ở bất cứ giai đoạn nào do phần mềm nào cũng có thời điểm bị lỗi hoặc có vấn đề. Nếu kế toán viên không hiểu về nguyên lý kế toán thì sẽ không thể kiểm tra được dữ liệu này. Đó là các báo cáo tổng hợp, chi tiết, nội bộ, thuế phục vụ cho các mục đích khác nhau của doanh nghiệp.

Dựa trên sổ sách này, kế toán có thể in sổ để đảm bảo đầy đủ hồ sơ chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Dữ liệu được lưu trữ đầy đủ trên phần mềm kế toán.

Bài viết liên quan:

Top các Phần mềm kế toán theo lĩnh vực cụ thể

Phần mềm kế toán xây dựng dễ sử dụng và hiệu quả cao

Top các phần mềm kế toán cho doanh nghiệp xây dựng tốt nhất

Hướng dẫn chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ phù hợp nhất

Hướng dẫn lập báo cáo tài chính chi tiết cho doanh nghiệp

Một bộ báo cáo tài chính đầy đủ bao gồm những gì?

Biên lợi nhuận gộp là gì? Sự khác biệt với lợi nhuận gộp

Chi tiết cách lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (từ a-z)

Báo cáo kết quả kinh doanh được lập như thế nào?

Từ A-Z về Hệ thống các loại báo cáo tài chính trong doanh nghiệp

Hướng dẫn lập báo cáo tài chính chi tiết cho doanh nghiệp

Một bộ báo cáo tài chính đầy đủ bao gồm những gì?

[Mới] Hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính 2023 chi tiết từ A-Z