Hoá đơn đầu vào là một chứng từ quan trọng đối với doanh nghiệp. Vậy hóa đơn đầu vào là gì? Thế nào là hóa đơn đầu vào hợp lệ? Căn cứ nào để ghi nhận hóa đơn đầu vào hợp lệ? Hãy cùng Kaike tìm hiểu qua bài viết hôm nay nhé.

1. Hoá đơn đầu vào là gì?

1.1. Khái niệm hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào là có thể coi là một chứng từ mà doanh nghiệp sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ các nhà cung cấp. Đây là một phần quan trọng của quá trình kế toán và quản lý tài chính. Hoá đơn đầu vào giúp doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát chi phí, đồng thời là căn cứ quan trọng cho việc tính toán và khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

1.2. Các chứng từ đi kèm hóa đơn đầu vào

Để được ghi nhận là chi phí hợp lý và được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, bên cạnh hóa đơn đầu vào, kế toán còn phải thu thập các chứng từ kế toán khác đi kèm:

• Hợp đồng mua bán: Hợp đồng ghi lại các điều khoản, điều kiện và cam kết mua bán giữa hai bên – nhà cung cấp và người mua.
• Biên bản giao nhận hàng hóa, dịch vụ: Được xác nhận khi hàng hoá được giao hoặc dịch vụ được thực hiện. Biên bản chứa thông tin về số lượng, giá cả và có thể cả chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Phiếu nhập kho : Được sử dụng để ghi lại việc nhận hàng hoá vào kho. Thông tin về số lượng, chất lượng, và tình trạng của hàng hoá được ghi trong phiếu nhập kho.
• Các chứng từ khác đi kèm: Đây là chứng từ từ nhà cung cấp bổ sung thêm các thông tin khác về sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp đã mua.

2. Như thế nào được gọi là hoá đơn đầu vào không hợp lệ?

Hoá đơn đầu vào không hợp lệ không đáp ứng đủ các yêu cầu theo quy định của pháp luật. Điều này có thể xảy ra khi hoá đơn bị thiếu thông tin quan trọng, hoặc thông tin không chính xác, hoặc không đáp ứng yêu cầu pháp lý.

2.1 Các tiêu thức trên hóa đơn đầu vào

Doanh nghiệp có thể thiết kế mẫu hóa đơn đầu vào cho doanh nghiệp của mình nhưng phải đảm bảo đầy đủ các tiêu thức cơ bản:

– Thông tin về nhà cung cấp:

• Mã số thuế GTGT của nhà cung cấp
• Tên, địa chỉ và điện thoại của nhà cung cấp

– Thông tin về người mua: Tên, địa chỉ và mã số thuế GTGT của doanh nghiệp mua hàng

– Số hóa đơn và ngày phát hành hóa đơn

– Mô tả chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ:

• Tên sản phẩm hoặc dịch vụ
• Đơn vị tính
• Số lượng và giá cả

– Tổng giá trị hoá đơn và thuế GTGT:

– Chữ ký và dấu của người bán và người mua: Hiện nay các doanh nghiệp đã sử dụng chữ ký số trên hóa đơn thay cho dấu.

– Thông tin bổ sung (nếu cần thiết): về chương trình khuyến mãi, giảm giá

– Thông tin chi tiết về thanh toán như phương thức thanh toán

Trên đây là mẫu hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào

2.2 Các nguyên nhân khiến hoá đơn đầu vào không hợp lệ

Có một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến hoá đơn đầu vào không hợp lệ:

• Thiếu thông tin quan trọng: Hoá đơn thiếu các thông tin cần thiết như mã số thuế, địa chỉ, tên nhà cung cấp hoặc người mua…
• Thông tin không chính xác: Các thông tin về sản phẩm, giá cả, số lượng hoặc thuế GTGT không chính xác.
• Vấn đề từ nhà cung cấp: Hoá đơn xuất phát từ các nhà cung cấp không đảm bảo. 

>> Sở hữu ngay phần mềm kế toán chỉ từ 167.000đ/THÁNG

2.3 Hậu quả của hoá đơn đầu vào không hợp lệ

Hoá đơn đầu vào không hợp lệ có thể gây ra nhiều vấn đề cho doanh nghiệp:

• Không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào: Do hoá đơn không được công nhận, doanh nghiệp không thể khấu trừ thuế GTGT, dẫn đến chi phí tăng lên.
• Chi phí không được ghi nhận: Ngoài việc không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, khoản chi phí liên quan đến hóa đơn mua vào đó sẽ không được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Vi phạm pháp luật: Doanh nghiệp có thể bị phạt hoặc chịu hậu quả pháp lý do vi phạm quy định về kế toán và thuế.

Nhìn chung, hoá đơn đầu vào và tính hợp lệ của nó là một phần quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính hợp lệ của hoá đơn đầu vào, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định của pháp luật và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi sử dụng hoá đơn đầu vào để ghi nhận chi phí trong kế toán và khấu trừ thuế.

Các bài viết liên quan:

Hóa đơn đầu vào là gì? Những lưu ý quan trọng nào trong kế toán

Hoá đơn trực tiếp là gì? Phân biệt hoá đơn trực tiếp và hoá đơn VAT

Hóa đơn chuyển đổi là gì? Nguyên tắc khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy