Thời gian vừa qua, cơ quan thuế, các doanh nghiệp, người nộp thuế đang triển khai các giải pháp để chuyển đổi sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (HĐĐT). Với thông tư 78 ban hành, việc áp dụng HĐĐT bắt buộc sẽ có hiệu lực từ 01/07/20212. Trong nội dung dưới đây, mời bạn đọc tìm hiểu những thông tin về HĐĐT cần nắm rõ.

Hóa đơn điện tử (e-invoice) là gì?

Ta có các định nghĩ về HĐĐT được công bố trong các văn bản pháp luật như sau:

Theo thông tư 32/2011/TT-BTC:

HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP:

HĐĐT là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Có mấy loại hóa đơn điện tử?

Căn cứ điều 8, nghị định 123/2020/NĐ-CP, HĐĐT bao gồm các loại như sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

a) Bán hàng hóa, cung cấpdịch vụ trong nội địa;

b) Hoạt động vận tải quốc tế;

c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

2. Hóa đơn bán hàng

Là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấpdịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài,trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

3. Hóa đơn điện tử bán tài sản công

Là hóa đơn được sử dụng khi bán các tài sản sau:

a) Tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị (bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước);

b) Tài sản kết cấu hạ tầng;

c) Tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp;

d) Tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước;

đ) Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân;

e) Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền;

g) Vật tư, vật liệu thu hồi được từ việc xử lý tài sản công.

4. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia

Là hóa đơn được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.

5. Các loại hóa đơn khác:

a) Tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định này;

b) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

6. Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn

Gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

Quy định về việc chuyển đổi HĐĐT cần lưu ý

1. Bắt buộc triển khai HĐĐT từ ngày 01/11/2021 (chia làm 2 giai đoạn)

Bộ Tài chính triển khai áp dụng HĐĐT  theo 2 giai đoạn, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Giai đoạn 1 từ 11/2021 – 03/2022 tại 6 tỉnh thành Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ.

Giai đoạn 2 từ 04/2022 – 07/2022 sẽ triển khai tại 57 tỉnh thành còn lại.

2. Đối tượng nào áp dụng sử dụng HĐĐT?

Khoản 2 Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định hộ, cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử áp dụng từ ngày 01/7/2022.

Tuy nhiên, vẫn có đối tượng được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế. Chi tiết có tại: Thông tư mới về việc sử dụng hóa đơn điện tử

3. Thời điểm hủy hóa đơn giấy và HĐĐT còn tồn

Theo khoản 3, Điều 15 Nghị định 123:

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT theo Nghị định này, doanh nghiệp bắt buộc phải dừng sử dụng HĐĐT theo quy định cũ.

Để tiêu hủy những hóa đơn còn tồn, doanh nghiệp thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 27 Nghị định 123. Trong đó, doanh nghiệp cần chú ý chuẩn bị bộ hồ sơ tiêu hủy hóa đơn bao gồm:

• Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn;
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy;
• Biên bản tiêu hủy.
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn.

4. Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng HĐĐT theo Nghị định 123

Sau khi nhận được thông báo yêu cầu chuyển đổi HĐĐT từ Cơ quan Thuế, doanh nghiệp phải đăng ký trên phần mềm của các nhà cung cấp dịch vụ đã đạt chuẩn theo Nghị định 123 và Thông tư 78 mà Tổng cục Thuế đã công bố trước đó.

• Để đăng ký, doanh nghiệp cần thực hiện đủ 3 bước:
• Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;
• Đợi Tổng cục Thuế gửi thông báo đã tiếp nhận đăng ký;
• Doanh nghiệp đợi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận từ Tổng cục Thuế.

>>Tham khảo webinar Giải đáp thắc mắc về điều chỉnh hóa đơn điện tử và công tác quản trị tài chính trong doanh nghiệp

 

5. Định dạng HĐĐT

Khoản 2 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định định dạng HĐĐT gồm 02 thành phần:

Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ HĐĐT và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

• Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuế riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có bằng thông tối thiểu 5 Mbps.
• Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
• Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

Lưu ý: HĐĐT phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

6. Có thể thêm logo hoặc thông tin khác vào hóa đơn điện tử

Khoản 15 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

“Ngoài các nội dung hướng dẫn từ khoản 1 đến khoản 13 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.”.

Theo đó, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm biểu trưng hay logo vào HĐĐT.

Hiện nay, nước ta vẫn đang trong giai đoạn thí điểm sử dụng HĐĐT ở một số địa phương. Tổng cục Thuế khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử. Các các nhân, hộ, doanh nghiệp kinh doanh nên chủ động tìm hiểu thông tin này để góp phần thực hiện đúng lộ trình chuyển đổi của cơ quan quản lý.