Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) là chủ đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Theo thông tư 78, và nghị định 123, việc áp dụng HĐĐT bắt buộc sẽ có hiệu lực từ 01/07/20212. Liệu có bắt buộc đăng ký phát hành HĐĐT? Mời bạn đọc tham khảo nội dung sau đây để nắm được các nước đăng ký sử dụng HĐĐT.

Tham khảo thêm bài viết: Hóa đơn điện tử và 6 điểm cần lưu ý 

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc với những đối tượng nào?

Theo Khoản 1 Điều 13 Nghị định 123 và Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, đối tượng áp dụng HĐĐT gồm:

 Trường hợp 1: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã hoặc có mã theo từng lần phát sinh).
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.

Trường hợp 2: Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp sau đây được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

• Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính, tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Trường hợp 3: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh

Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế tại 02 trường hợp trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng,. Hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp HĐĐT để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

>>Tham khảo webinar Giải đáp thắc mắc về điều chỉnh hóa đơn điện tử và công tác quản trị tài chính trong doanh nghiệp

 

2. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 1: Kiểm tra điều kiện của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh

Doanh nghiệp phải đáp ứng được một số điều kiện sau để làm căn cứ chi cục thuế quản lý chấp thuận:

• Doanh nghiệp hiện đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế;
  hoặc sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
• Có chữ ký điện tử;
• Cơ sở hạ tầng truyền tải thông tin, mạng thông tin. Thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT;
• Phần mềm HĐĐT tương ứng khởi tạo, xử lý hóa đơn (tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ) trên hệ thống máy tính;
• Nhân viên có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu để thực hiện sử dụng HĐĐT theo quy định;
• Doanh nghiệp ra quyết định áp dụng HĐĐT. Có thể gửi Thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc thông qua văn bản bằng giấy.

Bước 2: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gửi Tổng cục Thuế

Trường hợp đăng ký trực tiếp trên cổng TTĐT Tổng cục Thuế

Truy cập cổng TTĐT Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn/). Điền thông tin đăng ký tại Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT.

Trường hợp đăng ký thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT

Cần hoàn thành tờ khai số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Tải mẫu TẠI ĐÂY

Bước 3 Tổng cục Thuế gửi thông báo tiếp nhận đăng ký

• Nếu đăng ký sử dụng HĐĐT tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT:

Tổng cục thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa HĐĐT.

• Nếu đăng ký sử HĐĐT trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế:

Tổng cục thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký.

Bước 4: Thông báo kết quả đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ Tổng cục Thuế.

Cơ quan thuế sau khi nhận được hồ sơ đăng ký sẽ kiểm tra các thông tin. Sau khi xét duyệt, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về email của đối tượng đăng ký. (Hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT)

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT. (Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT).

• Trong trường hợp không được chấp nhận => Cần bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và thực hiện lại từ Bước 1.
• Trường hợp được chấp nhận => Thực hiện xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020.

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT => phải tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành như chưa sử dụng và ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành trước đó theo quy định cũ (nếu có). Thủ tục hủy hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123.

Lưu ý:

Hiện nay, doanh nghiệp không cần phải làm thủ tục sau với cơ quan thuế, bao gồm:

Thông báo phát hành HĐĐT, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn.

Đọc thêm bài viết: Thông tư mới về việc sử dụng hóa đơn điện tử