Kế toán là một trong những hoạt động quan trọng và không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, chi phí kế toán có thể tăng cao và tốn nhiều thời gian, nguồn lực của doanh nghiệp. Vì vậy, trong bài viết này Kaike sẽ giới thiệu đến bạn đọc giải pháp để tối ưu hóa chi phí kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

1. Những vấn đề thường gặp của Doanh nghiệp vừa và nhỏ 

1.1. Doanh nghiệp vừa & nhỏ, bộ máy Kế toán còn sơ khai, chưa có phần mềm kế toán

Một sự khác biệt rõ ràng giữa một doanh nghiệp nhỏ và một công ty lớn hơn là khối lượng hoạt động. Một doanh nghiệp nhỏ hoạt động kinh doanh ít hơn, ít hóa đơn giấy tờ và tài liệu kế toán cần xử lý hơn. Do đó, cần ít chuyên môn và năng lực hơn để xử lý sổ sách và báo cáo tài chính cũng đơn giản hơn. Trong trường hợp này, một nhân viên có thể đảm nhiệm công việc kế toán và có thể kiêm nhiệm thêm các công việc hành chính nhân sự khác.

Doanh nghiệp sử dụng một trong hai phương pháp kế toán: tiền mặt hoặc dồn tích. Kế toán cơ sở tiền mặt sử dụng ít quy tắc hơn và cung cấp cách tiếp cận dễ dàng hơn. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể tùy chọn sử dụng kế toán theo cơ sở tiền mặt cho đơn giản. Việc này thường mất ít thời gian hơn mà không cần phải được đào tạo, cập nhật kiến thức để theo kịp các quy định.

1.2. Kế toán khó khăn khi hạch toán thủ công, vất vả nhập liệu và tổng hợp báo cáo

Thiếu kiến thức kế toán là rào cản lớn khiến các doanh nghiệp siêu nhỏ phải thuê ngoài dịch vụ kế toán. Hơn 80% các chủ doanh nghiệp khi được nhắc tới thường tỏ ra không tự tin và chưa khai thác được dữ liệu kế toán. Hơn nữa, doanh nghiệp nhỏ thường giao dịch với một số lượng nhỏ các tổ chức tài chính và nhà đầu tư bên ngoài hơn so với các doanh nghiệp, do đó các cơ quan chính phủ cũng đặt ra các yêu cầu báo cáo thấp hơn, các khoản mục báo cáo đơn giản hơn.

1.3. Nhà quản trị không nắm bắt được tình hình tài chính của doanh nghiệp, khó khăn trong việc kiểm soát sự minh bạch của số liệu

Công ty nhỏ gặp nhiều thách thức hơn trong việc thiết lập kiểm soát nội bộ đối với thông tin tài chính so với công ty lớn.

Các doanh nghiệp lớn hơn với nhiều nhân viên hơn có nhiều cơ hội hơn để phân tách các nhiệm vụ chính cho số lượng nhân sự lớn hiện có. Đối với một doanh nghiệp nhỏ, một cá nhân có thể xử lý các quy trình mà thường phải qua nhiều người vì số lượng nhân viên có hạn. Do có sự chồng chéo về nhiệm vụ, chủ sở hữu của các doanh nghiệp nhỏ có thể cần phải có vai trò tích cực hơn để phát hiện ra gian lận, sai sót hoặc công tác kế toán kém hiệu quả.

2. Combo kế toán tự động – Phần mềm Kế toán Kaike + Hóa đơn điện tử K-Invoice

2.1. Phần mềm Kế toán Kaike

Kaike là nền tảng hỗ trợ đắc lực cho Kế toán và nhà quản trị, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ theo thông tư 132/2018/BTC và thông tư 133/2016/TT-BTC. Sản phẩm công nghệ được sáng lập và phát triển bởi Công ty GMO Z.com Runsystem – Thuộc tập đoàn GMO Internet – tập đoàn công nghệ hàng đầu tại Nhật bản. 

Phần mềm kế toán Kaike giải quyết vấn đề gì?

• Nâng cao hiệu suất làm việc phòng kế toán

Các bút toán được thực hiện tự động – hạn chế tối đa sai sót. Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kế toán cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực Thương mại – Dịch vụ. Tự động tổng hợp báo cáo thuế, BCTC chính xác, nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu của nhà quản trị và các cơ quan liên quan.

• Giao diện khoa học – dễ sử dụng

Kaike được thiết kế đơn giản, thân thiện với người dùng. Truy xuất tự động các báo cáo, sổ sách, tờ khai thuế, giúp kế toán tiết kiệm được thời gian làm việc.

• Sử dụng mọi lúc- mọi nơi

Người dùng được phân quyền có thể truy cập sử dụng online cùng lúc. Với hệ thống lưu trữ và bảo mật dữ liệu chống phân tán, tránh các sự cố về thất lạc số liệu không mong muốn.

• Nắm bắt dễ dàng bức tranh tài chính doanh nghiệp

Dữ liệu kế toán được cập nhật tự động, chính xác. Chỉ với ứng dụng di động, có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình dòng tiền và các chỉ số như: doanh thu, lợi nhuận, công nợ,… Hỗ trợ ra quyết định quản trị kịp thời.

2.2. Hóa đơn điện tử K-Invoice

K-Invoice được tích hợp vào Phần mềm Kế toán Kaike như một tính năng mới, đáp ứng Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài Chính và Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Các chức năng nổi bật của K-Invoice có thể kể đến như: 

• Tạo lập, Phát hành, Điều chỉnh, Thay thế, Hủy bỏ, Chuyển đổi hóa đơn 
• Gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua email hoặc chuyển đổi thành hóa đơn giấy  
• Tạo mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ kho mẫu có sẵn 
• Đa dạng các loại báo cáo thống kê như báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, quản lý hóa đơn đầu vào, Tổng hợp bán hàng 
• Không giới hạn máy truy cập quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên 
• Lưu trữ 10 năm miễn phí 
• Upload hàng loạt thông tin sản phẩm, khách hàng
• Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi theo yêu cầu của Thuế
• Phần mềm kế toán Kaike được tích hợp hóa đơn điện tử K-Invoice nhằm mang lại tiện ích tối đa cho doanh nghiệp, tạo ra quy trình hạch toán khép kín, chuyên nghiệp. Giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp và thống nhất mọi dữ liệu quản lý, giảm thiểu thời gian, chi phí trong quá trình làm nghiệp vụ. Bên cạnh đó, Hóa đơn điện tử K-Invoice đáp ứng đầy đủ tính năng trong quy trình tạo lập và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục Thuế. 

3. COMBO KẾ TOÁN TỰ ĐỘNG – Giảm đến 37% trị giá 1.500.000đ

[KAIKE X TENTEN] Combo kế toán tự động, dành tặng cho doanh nghiệp chương trình ưu đãi bao gồm:

• Phần mềm Kế toán Kaike Basic (01 năm sử dụng)
• Tặng kèm 100 Hóa đơn điện tử K-Invoice
• Chữ Ký số Tenten (01 năm sử dụng)

Kaike đồng hành cùng doanh nghiệp trong Chiến dịch “Giải phóng áp lực kế toán”. Phần mềm kế toán Kaike – Nền tảng hỗ trợ đắc lực cho Kế toán & Nhà quản trị