Công việc của một nhân viên kế toán công nợ bán hàng

Kế toán công nợ bán hàng là gì?

Kế toán công nợ bán hàng là kế toán làm các công việc liên quan đến công nợ phải thu và bán hàng. Trong việc tổ chức bộ máy kế toán, để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và để kế toán làm việc hiệu quả hơn, vị trí kế toán công nợ phải thu và kế toán bán hàng có thể kiêm nhiệm, do đặc thù của hai vị trí này có liên quan mật thiết đến nhau. Nói một cách đơn giản thì vị trí kế toán này quản lý doanh thu và công nợ phải thu, thường xuyên phối hợp với nhân viên bán hàng/phòng kinh doanh trong công việc.

Công việc của kế toán công nợ bán hàng

Kiểm tra lưu trữ hợp đồng bán hàng

Khi phòng kinh doanh có hợp đồng đơn hàng mới hoặc ký hợp đồng với khách hàng mới, kế toán công nợ bán hàng kiểm tra các điều khoản liên quan đến công nợ và thanh toán, sau đó lưu trữ hợp đồng bán hàng. Hợp đồng cần được lưu trữ khoa học và ghi chú rõ các thông tin để tiện tra cứu. 

Xử lý đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh

Kế toán tiếp nhận đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh và kiểm tra các thông tin sau:

• Kiểm tra các thông tin trên đơn đặt hàng so với hợp đồng xem các điều khoản về số lượng, đơn giá, thành tiền, chiết khấu… đã chính xác chưa.
• Kiểm tra công nợ của khách hàng đã vượt quá hạn mức công nợ hay chưa
• Kiểm tra tình hình tín dụng của khách hàng với công ty. Đồng thời xin ý kiến cấp trên nếu đó là khách hàng có lịch sử nợ xấu trước đây.

Sau khi kiểm tra các thông tin trên, kế toán xuất hàng bán cho khách hàng kèm theo đầy đủ giấy tờ: phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản bàn giao hàng hóa cho khách hàng…Đồng thời ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu khách hàng.

Kiểm tra đối chiếu công nợ với khách hàng

Thường xuyên gọi điện cho khách hàng để xác nhận tình trạng công nợ. Điều này cũng sẽ đảm bảo khách hàng đã nhận đủ hàng hóa và hóa đơn, không bị thất lạc hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Định kỳ, kế toán công nợ sẽ gửi biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng để hai bên xác nhận số công nợ còn phải thu. Biên bản này là căn cứ để cơ quan thuế thanh tra kiểm tra việc thanh toán của doanh nghiệp. Cũng căn cứ để kiểm soát tình hình thanh toán và công nợ thực tế của khách hàng với doanh nghiệp.

Phối hợp với bộ phận kinh doanh để thu hồi nợ

Kế toán công nợ cần nắm số liệu về bán hàng, tình hình thanh toán của khách hàng và số dư công nợ tới thời điểm hiện tại. Phòng kinh doanh sẽ làm việc trực tiếp và duy trì mối quan hệ với khách . Vì vậy, kế toán có thể gửi số liệu cho bộ phận kinh doanh, đôn đốc thu hồi các trường hợp chậm thanh toán. Kế toán công nợ cũng có thể trực tiếp đôn đốc khách hàng thanh toán. Trường hợp quá hạn thanh toán, sau nhiều lần đôn đốc vẫn chưa thanh toán, kế toán cần báo cáo cho quản lý cấp cao hơn để có hướng xử lý.

Làm các báo cáo doanh thu và quản lý công nợ

Làm các báo cáo doanh thu và quản lý công nợ

Để phục vụ cho việc quản lý, kế toán cần hoàn thành các báo cáo quản trị:

• Báo cáo doanh thu:
  Báo cáo doanh thu theo từng nhân viên bán hàng, báo cáo doanh thu theo từng khách hàng, báo cáo doanh thu theo khu vực, báo cáo doanh thu theo từng sản phẩm, nhóm sản phẩm, báo cáo phân tích sự thay đổi doanh thu,…
• Báo cáo công nợ phải thu:
  Báo cáo công nợ theo từng nhân viên bán hàng, báo cáo công nợ theo từng khách hàng, báo cáo công nợ theo tuổi nợ…

Báo cáo doanh thu giúp các nhà quản lý xác định được khả năng bán hàng và mức doanh thu của doanh nghiệp. Đồng thời cũng đánh giá được những nhân viên có khả năng bán hàng tốt, những khách hàng lớn và tiềm năng. Từ đó tập trung chăm sóc khách hàng hiệu quả. Từ báo cáo, quản lý năm được sự biến động doanh thu, tăng trưởng hay đi xuống trong một thời kỳ nhất định, để đưa ra kế hoạch kinh doanh hợp lý.

Báo cáo công nợ giúp các doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khoản công nợ phải thu từ đó có kế hoạch thu hồi công nợ, đưa ra các quyết định tài chính chính xác, đảm bảo dòng tiền hoạt động ổn định.

Doanh nghiệp nên cân nhắc các công cụ hỗ trợ kế toán nói chung và bộ phận kế toán công nợ bán hàng nói riêng. Áp dụng công nghệ có thể giúp kế toán theo dõi công việc bao quát hơn cũng như phối hợp hiệu quả với bộ phận bán hàng để cập nhật tình hình công nợ phải thu hiệu quả.

Công việc của kế toán công nợ bán hàng không đòi hỏi quá nhiều nghiệp vụ kế toán chuyên ngành. Tuy nhiên, vị trí này lại yêu cầu sự linh hoạt khi làm việc với khách hàng và bộ phận bán hàng để có thể kết nối tốt quá trình từ khi bán hàng cho đến khi thu hồi hết công nợ.

Các tìm kiếm liên quan đến chủ đề “kế toán công nợ bán hàng”

Bài viết liên quan

Chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán công nợ nước ngoài

Vai trò và công việc của kế toán công nợ doanh nghiệp

Quy trình kế toán công nợ hiệu quả trong doanh nghiệp