Kế toán tiền mặt là một bộ phận cung cấp thông tin cho các phân hệ khác. Giúp giám đốc nắm được tình hình kinh doanh thông qua các báo cáo, dự báo cùng kế hoạch dòng tiền trong doanh nghiệp.

Kế toán tiền mặt là gì

Kế toán tiền mặt là vị trí chịu trách nhiệm các vấn đề quản lý quỹ của doanh nghiệp trong các hoạt động thu-chi. Đảm bảo các hoạt động này diễn ra một cách có hệ thống, dòng tiền được điều phối hợp lý.

Công việc của kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp

• Lập các chứng từ thu, chi khi có phát sinh. Theo dõi thực chi với sổ sách, báo cáo thu chi hàng ngày.
• Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt: Sử dụng một đơn vị tiền tệ để hạch toán là đồng Việt Nam để đảm bảo thống nhất.
• Nhận báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc từ thủ quỹ hàng ngày.
• Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc thu-chi theo đúng quy trình, quy định thanh toán trước khi trình ban lãnh đạo phê duyệt.
• Hạch toán tiền mặt tại quỹ. Tiền quỹ bao gồm: Tiền Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý …đang nằm trong két tại doanh nghiệp.
• Hạch toán tiền gửi ngân hàng. Tiền gửi ngân hàng bao gồm: Tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc của doanh nghiệp đang được gửi tại ngân hàng.
• Lưu giữ chứng từ liên quan tiền mặt theo quy định và quy chế của Công ty. Đảm bảo an toàn và dễ tìm kiếm.
• Cập nhật các quy định về lưu thông tiền tệ, chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý quỹ cũng như tuân thủ các quy định xuất – nhập quỹ theo quy chế mà Kho bạc Nhà nước ban hành.

Đọc thêm: Mẫu sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt theo thông tư 200 & 133

Tài khoản sử dụng trong kế toán tiền mặt

Kế toán tiền mặt sử dụng TK 111 để phản ánh các tăng, giảm và số dư tiền mặt còn trong kỳ. Theo thông tư 132/2018/TT-BTC ngày 28/12/2018 của Bộ Tài chính, tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2 là:

Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam

Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.

Tài khoản 1112 – Ngoại tệ

Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam.

Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt, phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố, tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán.

Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam. Thì được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán.

Đối với thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính thì tài khoàn 111 có thêm một tài khảo cấp 2 nữa – vàng tiền tệ:

Tài khoản 1113 – Vàng tiền tệ

Phản ánh tình hình tăng, giảm và giá trị vàng tiền tệ tại quỹ của doanh nghiệp. Chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ tiền mặt. Thì việc nhập, xuất được hạch toán như các loại hàng tồn kho. Khi sử dụng để thanh toán chi trả được hạch toán như ngoại tệ.

Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 111 – Tiền mặt

Bên Nợ:

• Các khoản tiền tăng do thu được tiền mặt hoặc thu tiền qua ngân hàng;
• Các khoản tiền thừa phát hiện khi kiểm kê;

Bên Có:

• Các khoản tiền giảm do chi tiền mặt hoặc chi tiền qua ngân hàng;
• Các khoản tiền thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê;

Số dư bên Nợ:

Các khoản tiền mặt còn tồn quỹ hoặc các khoản tiền còn dư ở các Ngân hàng.

Tìm hiểu thêm Cách ghi nợ có các tài khoản kế toán

Phần mềm hỗ trợ kế toán tiền mặt thực hiện định khoản

Hiện nay, bộ phần kế toán nói chung và kế toán tiền mặt nói riêng phải chịu nhiều áp lực do khối lượng công việc lớn. Có nhiều nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh và việc hạch toán cũng trở nên phức tạp hơn. Việc doanh nghiệp triển khai công cụ kế toán là cần thiết để nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc cho kế toán. Đồng thời cho phép lãnh đạo tham gia theo dõi thông tin kế toán khách quan hơn.

Phần mềm kế toán Kaike ra đời đáp ứng những nhu cầu trên của cả kế toán và doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ. Với đầy đủ các phân hệ cần thiết, bao gồm cả phần hệ tiền, phần mềm cung cấp những chức năng như:

• Ghi nhận thu – chi
• Lập phiếu kiểm quỹ
• Quản lý tài khoản ngân hàng
• Lập kế hoạch và dự báo kế hoạch dòng tiền tự động
• Báo cáo tình hình sổ quỹ tiền mặt
• …