Trong doanh nghiệp, mối quan tâm về công nợ luôn được đặt lên hàng đầu: công nợ phải thu là phần khách hàng chiếm dụng vốn của doanh nghiệp, công nợ phải trả là phần doanh nghiệp chiếm dụng vốn của nhà cung cấp. Quản lý công nợ trong doanh nghiệp là quản lý các khoản phải thu, phải trả để đảm bảo doanh nghiệp có dòng tiền ổn định trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Gán trách nhiệm cụ thể

Để đảm bảo quản lý công nợ phải thu hiệu quả, cần có những người chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty về việc thu hồi công nợ. Người làm việc trực tiếp với khách hàng về việc thu hồi công nợ có thể là nhân viên kinh doanh, phòng bán hàng hoặc kế toán công nợ tùy vào mỗi công ty. Công ty có thể xây dựng KPI về việc thu hồi công nợ hoặc có chính sách thưởng phạt khi hoàn thành hoặc không hoàn thành công việc cho vị trí này. Điều này sẽ đốc thúc nhân viên làm việc tích cực giúp việc xử lý công nợ hiệu quả hơn. Người quản lý cấp cao hơn có thể là trưởng phòng kinh doanh, kế toán trưởng, giám đốc tài chính – những người này sẽ thường xuyên kiểm tra đốc thúc nhân viên việc thu hồi công nợ khách hàng và báo cáo trực tiếp với ban giám đốc công ty về tình hình công nợ khách hàng.

Đối với công nợ phải trả, cần có người theo dõi công nợ, thực hiện thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp. Người làm việc trực tiếp có thể là kế toán công nợ hoặc nhân viên mua hàng/phòng mua hàng. Quản lý cấp cao là kế toán trưởng, giám đốc tài chính – những người này sẽ cân đối dòng tiền, chuẩn bị dòng tiền để thanh toán cho nhà cung cấp.

Khi phân công công việc cần phân rõ vai trò của từng người, nhiệm vụ của từng vị trí, có chỉ tiêu cụ thể để đánh giá hiệu quả công việc, tránh trường hợp chồng chéo công việc hoặc làm việc không hiệu quả.

Xây dựng quy trình quản lý công nợ

Quy trình quản lý công nợ rất cần thiết cho doanh nghiệp. Sau khi gán trách nhiệm, mỗi nhân viên sẽ biết nhiệm vụ cụ thể của mình là gì. Quy trình giúp cho những người thực hiện xác định rõ các bước thực hiện, người cần phối hợp làm việc và mức độ phối hợp để hoàn thành mục tiêu công việc đề ra. Có thể nói quy trình như một sự kết nối để tạo nên một guồng quay công việc trong doanh nghiệp.

Xây dựng một quy trình hiệu quả sẽ hỗ trợ cho việc xử lý công nợ hiệu quả. Có thể bao quát quy trình đó thành các bước như sau:

• Phát sinh nghiệp vụ kinh tế: mua hàng, bán hàng
• Kế toán công nợ ghi nhận công nợ phải thu, phải trả dựa trên nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• Cập nhật các khoản thanh toán kịp thời trên hệ thống
• Làm báo cáo gửi cấp lãnh đạo, xác định những khoản công nợ đặc biệt để có đề xuất xử lý.

Tham khảo: Quy trình kế toán công nợ phải thu trong doanh nghiệp

Phân loại công nợ

Phân loại công nợ có thể chia theo nhiều tiêu chí khác nhau, điển hình nhất là việc phân loại dựa trên tuổi nợ và phân loại theo nhóm khách hàng.

• Phân loại dựa trên tuổi nợ sẽ giúp doanh nghiệp xác định được thời gian quá hạn công nợ phải thu, công nợ phải trả.

Đối với công nợ phải thu, việc này để xác định những khách hàng khó thu hồi nợ, quản lý mức tín dụng khách hàng, phân loại lựa chọn khách hàng để có biện pháp xử lý thu hồi công nợ.

Đối với công nợ phải trả, việc xác định công nợ theo tuổi nợ giúp doanh nghiệp theo dõi công nợ đến hạn, thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp, tránh trường hợp quá hạn thanh toán có thể bị phạt chậm thanh toán hoặc bị ngừng cung cấp hàng hóa.

• Phân loại theo nhóm khách hàng: Đối với doanh nghiệp áp dụng nhiều chính sách bán hàng khác nhau cho các nhóm khách hàng khác nhau thì chính sách về công nợ cũng khác nhau về thời hạn nợ, hạn mức nợ…Do đó, việc phân loại công nợ theo nhóm khách hàng cũng hỗ trợ việc quản lý hiệu quả hơn.

Kiểm tra, cập nhật thường xuyên tình hình công nợ

Việc cập nhật thường xuyên tình hình công nợ là công việc của kế toán công nợ. Kế toán công nợ ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế diễn ra bao gồm việc phát sinh công nợ và việc thanh toán công nợ. Ngoài ra, kế toán công nợ cần kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán nhằm đảm bảo số liệu được ghi nhận chính xác. Dựa trên số liệu chuẩn, kế toán làm báo cáo công nợ theo yêu cầu quản trị nhằm quản lý công nợ hiệu quả.

Khi phát sinh công nợ phải thu, kế toán công nợ hoặc các bộ phận có liên quan nhanh chóng gửi hồ sơ thanh toán cho khách hàng để được khách hàng thanh toán nhanh nhất. Khi nhận hồ sơ thanh toán công nợ phải trả, kế toán công nợ kiểm tra hồ sơ và thực hiện quy trình thanh toán theo đúng quy định, đảm bảo thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp.

Việc sử dụng phần mềm kế toán cũng hỗ trợ cho kế toán công nợ, nhà quản lý tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý công nợ.

Các tìm kiếm liên quan đến chủ đề “quản lý công nợ”

Bài viết liên quan

Công việc của một nhân viên kế toán công nợ bán hàng

Chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán công nợ nước ngoài

Vai trò và công việc của kế toán công nợ doanh nghiệp

Quy trình kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp