Quy trình kế toán công nợ phải thu trong doanh nghiệp đúng kế hoạch, thời hạn là một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán công nợ. Mời bạn đọc cùng Kaike tìm hiểu quy trình đó tròn nội dung dưới đây.

1. Nợ phải thu trong doanh nghiệp

Trong bảng cân đối kế toán, nợ phải thu thuộc phần tài sản. Đây là phần tài sản của doanh nghiệp đang bị chiếm dụng, cần có kế hoạch thu hồi để đảm bảo dòng tiền hoạt động trong doanh nghiệp.

Nợ phải thu được phân loại thành nợ phải thu ngắn hạn và nợ phải thu dài hạn.

• Nợ phải thu ngắn hạn bao gồm: nợ phải thu ngắn hạn của khách hàng, phải thu tạm ứng của cán bộ công nhân viên, nợ phải thu ngắn hạn khác….
• Nợ phải thu dài hạn bao gồm: nợ phải thu dài hạn của khách hàng, nợ phải thu dài hạn khác….

Để phục vụ cho việc quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nợ phải thu cần phải được theo dõi chi tiết theo đối tượng khách hàng và tuổi nợ.

Kế toán công nợ phải thu cần có hiểu biết về kiến thức, quy trình và kỹ năng nhất định để làm tốt công việc của mình:

• Nguyên lý kế toán: để hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Quy định của luật thuế: chủ yếu nắm quy định liên quan đến hóa đơn như thời điểm xuất hóa đơn, nội dung hóa đơn, cách xử lý khi xuất hóa đơn có sai sót… Đặc biệt hiện nay, quy định về hóa đơn điện tử đã được áp dụng, kế toán cần cập nhật kịp thời để áp dụng đúng quy định pháp luật.
• Quy trình của doanh nghiệp: quy trình bán hàng và thu hồi công nợ.
• Kỹ năng giao tiếp hiệu quả với khách hàng của doanh nghiệp

2. Kế toán công nợ phải thu trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ phải thu thuộc bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Kế toán công nợ phải thu thường xuyên phải làm việc với phòng bán hàng và khách hàng của doanh nghiệp.

Dòng tiền đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp phát sinh nợ phải thu có nghĩa dòng tiền đang bị chiếm dụng bởi khách hàng, do đó công việc kế toán công nợ phải thu là hỗ trợ thu hồi công nợ đúng hạn và đảm bảo hạn mức công nợ của khách hàng không vượt quá mức cho phép.

Doanh nghiệp có doanh thu tốt nhưng không làm tốt công tác thu hồi công nợ thì có thể dẫn đến việc thiếu dòng tiền để quay vòng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy phải có sự phối hợp hiệu quả giữa bộ phận bán hàng và kế toán công nợ phải thu.

Để quản lý tốt công nợ phải thu, doanh nghiệp cần xây dựng hạn mức công nợ cho từng khách hàng.

3. Kiến thức kế toán công nợ phải thu trong doanh nghiệp

3.1. Nguyên lý kế toán

Công nợ phải thu thuộc phần tài sản vì vậy khi phát sinh tăng công nợ phải thu sẽ ghi vào bên Nợ, khi phát sinh giảm công nợ phải thu sẽ ghi bên Có.

Một số định khoản cơ bản đối với kế toán công nợ phải thu:

• Khi bán hàng cho khách hàng chưa thu tiền ngay, phát sinh công nợ phải thu:

Nợ 131 (chi tiết theo đối tượng khách hàng)

      Có 511

      Có 3331

• Khi khách hàng thanh toán tiền cho khoản công nợ phải thu:

Nợ 111,112…

      Có 131 (chi tiết theo đối tượng khách hàng)

• Khi phát sinh các khoản phải thu khác ngoài công nợ khách hàng:

Nợ TK 1388 (chi tiết theo đối tượng)

      Có TK 111,152,153,156…

• Khi thu hồi được các khoản phải thu khác bằng tiền:

Nợ TK 111,112

      Có TK 1388 (chi tiết theo đối tượng)

• Khi phát sinh các khoản tạm ứng cho cán bộ nhân viên để thực hiện các công việc cần thiết trong doanh nghiệp:

Nợ TK 141 (chi tiết theo đối tượng nhân viên)

      Có TK 111

• Khi cán bộ nhân viên hoàn ứng lại các khoản tiền đã tạm ứng:

Nợ TK 111

      Có TK 141 (chi tiết theo đối tượng nhân viên)

3.2. Quy định của luật thuế về hóa đơn điện tử

Kế toán công nợ phải thu cần tìm hiểu những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử:

• Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định hóa đơn, chứng từ
• Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Đây là những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử.

Lưu ý về thời điểm xuất hóa đơn và ký số trên hóa đơn điện tử.

Cách xử lý sai sót khi xuất hóa đơn điện tử

>> Sở hữu ngay phần mềm kế toán chỉ từ 167.000đ/THÁNG

4. Quy trình kế toán công nợ phải thu trong doanh nghiệp

• Bước 1: Kế toán công nợ phải thu tiếp nhận hợp đồng/ đơn hàng từ phòng bán hàng, sau đó kiểm tra hạn mức công nợ của khách hàng/nhân viên sales. Nếu công nợ ở dưới hạn mức quy định thì kế toán xuất bán hàng cho khách hàng. Nếu vượt hạn mức công nợ, kế toán sẽ làm việc lại phòng bán hàng, có thể xin ý kiến cấp cao hơn để ra quyết định.
• Bước 2: Xuất bán hàng hóa dịch vụ, đồng thời ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu.
• Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu công nợ thường xuyên và định kỳ với khách hàng.
• Bước 4: Xác định thời hạn thanh toán của khách hàng, phối hợp với phòng bán hàng để thu hồi công nợ.
• Bước 5: Khoanh vùng các đối tượng khách hàng khó thu hồi nợ, báo cáo với quản lý để có hướng giải quyết.

Ngoài kiến thức và quy trình làm việc, kế toán công nợ phải thu cũng cần phải linh hoạt để xử lý các tình huống xảy ra với khách hàng.

Bài viết liên quan

Quy trình kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp

Quy trình kế toán công nợ hiệu quả trong doanh nghiệp

Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp 2023