Quy trình kế toán công nợ hiệu quả trong doanh nghiệp

Quy trình kế toán công nợ là gì?

Quy trình kế toán công nợ là tập hợp các bước thực hiện theo trình tự nhất định từ khi phát sinh công nợ cho đến khi thu hồi hoặc thanh toán công nợ cho đối tác.

Kế toán công nợ trong doanh nghiệp bao gồm:

• Kế toán công nợ phải thu: Liên quan đến tài khoản 131, tức là các khoản công nợ của khách hàng mà doanh nghiệp cần phải thu hồi.
• Kế toán công nợ phải trả: Liên quan đến tài khoản 331, tức là các khoản công nợ của nhà cung cấp mà doanh nghiệp cần thanh toán.
• Kế toán công nợ khác: Liên quan đến tài khoản 1388 (phải thu khác), 3388 (phải trả khác) và tài khoản 141 (tạm ứng).

Ý nghĩa của việc quản lý công nợ trong doanh nghiệp.

Dòng tiền trong doanh nghiệp được ví như dòng máu trong cơ thể con người. Nếu dòng tiền không lưu thông đủ và kịp thời thì doanh nghiệp có nguy cơ bị rơi vào trạng thái ngừng hoạt động. Một doanh nghiệp chưa quan tâm đến việc có tạo ra lợi nhuận hay không nhưng chỉ cần không có dòng tiền thì sẽ không thể hoạt động được.

Trong bảng cân đối kế toán, tài khoản công nợ phải thu (131) được xếp vào phần tài sản của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không có phương án thu hồi kịp thời khoản công nợ phải thu này thì dòng tiền của doanh nghiệp sẽ bị nằm ứ đọng ở đó. Doanh nghiệp sẽ không có đủ dòng tiền luân chuyển để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Mặt khác, công nợ phải trả (331) là nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp. Nếu doanh nghiệp không cân đối dòng tiền để thanh toán cho nhà cung cấp thì có nguy cơ nhà cung cấp sẽ không cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ… cho doanh nghiệp. Điều này cũng dẫn đến việc ngưng trệ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Đối với các khoản phải thu, phải trả khác, tạm ứng của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, các khoản này có thể nhỏ hơn so với các khoản phải thu khách hàng hay phải trả nhà cung cấp nhưng nếu quản lý không chặt chẽ đều có thể dẫn đến thất thoát trong doanh nghiệp.

Vì vậy, quản lý công nợ trong doanh nghiệp là một việc vô cùng quan trọng và cấp thiết đối với doanh nghiệp.

Vai trò của kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Vai trò của kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ là một vị trí của bộ máy kế toán, thực hiện việc ghi chép, phản ánh và quản lý các khoản công nợ của doanh nghiệp.

Tùy vào quy mô, đặc điểm, ngành hoạt động, cách thức quản lý doanh nghiệp mà kế toán công nợ có thể là một người chuyên trách riêng phần kế toán công nợ phải thu, kế toán công nợ phải trả, hoặc vừa làm kế toán công nợ phải thu, phải trả hoặc vừa là kế toán công nợ nhưng cũng đảm nhận cả các vị trí khác.

Nhiệm vụ của kế toán công nợ phải thu trong doanh nghiệp bao gồm:

• Ghi chép, phản ánh kịp thời, trung thực, chính xác các hoạt động liên quan đến công nợ phải thu
• Kiểm tra đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng nhằm đảm bảo số liệu công nợ được ghi nhận chính xác
• Phối hợp với các phòng ban và những người liên quan nhằm đôn đốc thu hồi công nợ nhanh chóng
• Tài khoản công nợ phải thu (131) thường có số dư bên Nợ.Tuy nhiên trong trường hợp khách hàng tạm ứng, trả tiền trước hay khách hàng trả tiền nhiều hơn số phải trả thì tài khoản công nợ phải thu (131) sẽ có số dư bên Có. Trong trường hợp này cần kiểm tra, xác nhận lại thực tế phát sinh có chính xác hay không.
• Kiểm tra định mức công nợ của khách hàng đảm bảo công nợ khách hàng không vượt quá định mức công nợ cho phép.
• Lập các báo cáo công nợ và theo dõi thường xuyên tình hình biến động của các khoản phải thu.
• Đối với kế toán công nợ phải thu thì việc phân loại nợ theo tuổi nợ là một việc làm cần thiết để xác định được các khoản phải thu tồn đọng lâu và không có khả năng thu hồi. Từ đó lên kế hoạch và thực hiện các công việc để ghi nhận các khoản này vào dự phòng nợ phải thu khó đòi trên báo cáo tài chính.

Nhiệm vụ của kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp bao gồm:

• Tiếp nhận hồ sơ thanh toán của các phòng ban, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ đi kèm, kiểm tra điều khoản liên quan đến thanh toán trong hợp đồng.
• Đối chiếu công nợ định kỳ với nhà cung cấp nhằm đảm bảo số liệu được ghi nhận chính xác.
• Theo dõi công nợ phải trả, điều khoản thanh toán, lên kế hoạch thanh toán công nợ dựa trên ngân sách được duyệt để thanh toán đúng hạn và đầy đủ cho nhà cung cấp, tránh trường hợp bị ngưng cung cấp nguyên vật liệu hàng hóa, dịch vụ,…
• Lập các báo cáo công nợ và theo dõi thường xuyên tình hình biến động của các khoản phải trả.
• Tài khoản công nợ phải trả (331) thường có số dư bên Có nhưng trong trường hợp phải thanh toán tiền trước cho nhà cung cấp trước khi giao hàng hóa, dịch vụ hoặc trường hợp trả tiền cho nhà cung cấp lớn hơn số tiền phải trả thì tài khoản 331 sẽ có số dư bên Nợ. Đối với những trường hợp này cần kiểm tra lại thực tế phát sinh xem đã ghi nhận đúng hay chưa.

Công việc của kế toán công nợ là liên tục cập nhật các phát sinh hàng ngày liên quan đến công nợ. Dựa trên số liệu đó, các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình công nợ nói riêng và tình hình tài chính của doanh nghiệp nói chung. Từ đó sẽ đưa ra các quyết định tài chính phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp.

Quy trình kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Quy trình kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Quy trình trong doanh nghiệp như bản đồ chỉ dẫn cho mọi thành viên trong công ty. Đối với kế toán công nợ cũng vậy, doanh nghiệp cần có quy trình để hướng dẫn, định hướng và hỗ trợ kế toán công nợ làm việc hiệu quả.

Quy trình kế toán công nợ trong doanh nghiệp bao gồm các bước cơ bản dưới đây:

Bước 1: Cập nhật kịp thời, liên tục các phát sinh liên quan đến công nợ

Bước 2: Phối hợp với các phòng ban liên quan để xử lý công nợ

Bước 3: Tổng hợp số liệu, xác định khoanh vùng các khoản công nợ khó xử lý để có biện pháp phù hợp

Bước 4: Báo cáo với các cấp quản lý về tình hình công nợ.

Các bước trong quy trình không kết thúc tại bước 4 mà sẽ quay vòng trở lại bước 1 và thực hiện chu trình tiếp theo.

Quy trình kế toán công nợ sẽ mỗi do doanh nghiệp tự soạn thảo và ban hành tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm của từng doanh nghiệp. Ngoài ra quy trình còn phụ thuộc vào cách tổ chức hoạt động của bộ máy kế toán và nhiệm vụ cụ thể của kế toán công nợ trong bộ máy kế toán đó. Nhà quản lý và kế toán trưởng cần hiểu rõ quy trình sản xuất kinh doanh của công ty và áp dụng linh hoạt quy trình vào tình hình thực tế để quy trình kế toán công nợ đạt hiệu quả cao nhất.

Các tìm kiếm liên quan đến chủ đề “Quy trình kế toán công nợ”

Bài viết liên quan

Sơ đồ kế toán công nợ thường dùng hiện nay

Kế toán công nợ là gì? Mức lương và lộ trình phát triển của kế toán công nợ

Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp 2023