Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập chung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Cùng Kaike.vn tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp chi tiết nhất

1. Các chứng từ kế toán nguyên vật liệu (NVL)

Chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1411/TC/CKTĐ của bộ tài chính và các văn bản quy định khác liên quan đến kế toán nguyên vật liệu:

• Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)
• Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03XKNB)
• Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05-VT)
• Hóa đơn GTGT (Mẫu 01/GTKT)
• Hóa đơn bán hàng (Mẫu 02-GTTT)
• Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02 – BH)
• Hóa đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03 – BH)
• Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04 – VT)
• Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu 07-VT)
• Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03 – VT)
• Các chứng từ khác có liên quan

Tùy thuộc vào tình hình cụ thể, lĩnh vực hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà lựa chọn sử dụng các chứng từ phù hợp.

>> Chỉ 2.000.000đ – Sở hữu ngay công cụ hỗ trợ kế toán ưu việt

2. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán nguyên vật liệu

Các chứng từ kế toán phải được lập kịp thời, đầu đủ theo biểu mẫu, nội dung quy định. Những người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về các ghi chép, tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nguyên vật liệu bao gồm những bước sau:

2.1. Yêu cầu xuất – nhập NVL

Kế toán tiếp nhận yêu cầu xuất – nhập nguyên vật liệu và các chứng từ liên quan ( từ bộ phận kinh doanh, kho,…)

2.2. Đối chiếu các chứng từ

• Kế toán thực hiện so sánh và kiểm tra các chứng từ và đề nghị xuất – nhập NVL. Cần đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (có đầy đủ phê duyệt của cán bộ phụ trách liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế của doanh nghiệp).
• Kiểm tra lượng nguyên vật liệu tồn kho
• Nếu không đủ điều kiện xuất – nhập kho thì phải hồi lại với bộ phận yêu cầu.
• Nếu hợp lý thì lập phiếu xuất – nhập kho. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.

(Đối với trường hợp xuất NVL thì kế toán phải gửi phiếu xuất kho cho thủ kho)

2.3. Bộ phận yêu cầu xác nhận và thực hiện chuyển – nhận NVL

Thủ kho

• Sau khi hoàn tất việc xuất – nhập kho, phiếu xuất – nhập kho NVL cần được chuyển tới bộ phận thủ kho.
• Thủ kho tiến hành kiểm nhận, kiểm chuyển NVL, ghi sổ và ký phiếu xuất – nhập kho

Ghi sổ kế toán

• Thủ kho chuyển phiếu nhập – xuất NVL cho phòng kế toán để thự hiện việc ghi sổ kế toán.
• Kế toán có nhiệm vụ bảo quản, lưu chữ các phiếu nhập – xuất NVL và các chứng từ liên quan.

Đọc thêm: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương

Trên đây là chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ kế toán nguyên vật liệu. Với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, phân phối, sản xuất thì các nghiệp vụ liên quan tới nguyên vật liệu là một hoạt động không chỉ có vai trò quan trọng mà còn hết sức phức tạp. Những doanh nghiệp này không chỉ đòi hỏi trình độ chuyên môn cao từ các kế toán viên mà còn cần tới sự hỗ trợ của nhiều công cụ khác.

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm, tuy nhiên việc đáp ứng được nhu cầu, bài toán đặc thù riêng của các doanh nghiệp không phải nhà cung cấp nào cũng có thể làm được. Phân hệ “Tồn kho” là một trong số những giải pháp hỗ trợ cho kế toán mà phần mềm Kaike cung cấp.