Số hóa là một thuật ngữ ngày càng phổ biến trong kỷ nguyên công nghệ thông tin. Nó phổ biển bởi tính tiện dụng, tiết kiệm chi phí. Nhưng liệu rằng bạn có đang thực sự hiểu đúng về số hóa? Hãy cùng Kaike.vn tìm hiểu về đặc điểm của thuật ngữ này và một số ứng dụng của nó trong lĩnh vực kế toán.

1. Số hóa là gì?

Số hóa là một hình thức chuyển đổi một hệ thống từ dạng thông thường sang dạng kỹ thuật số.

Điển hình như số hóa các tài liệu dạng giấy thành file pdf, jpg, tif, bmp và lưu trữ trên máy tính. Hoặc số hóa truyền hình từ hình thức phát sóng analog sang loại hình phát sóng kỹ thuật số.

Để dễ hình dung, thay vì lưu trữ các hồ sơ xin việc, hồ sơ xuất nhập kho hoặc các hoá đơn xuất ra hằng ngày… thì chỉ cần một laptop, chúng ta có thể lưu trữ các thông tin này thành các tệp word hoặc excel. Hoặc các hoá đơn điện tử trên phần mềm kế toán.

2. Hình thức số hoá

Số hóa được cấu thành bởi hai hình thức chính:

2.1. Số hóa tài liệu (Digitization)

Đây là phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ analog hay vật lý sang dạng kỹ thuật số.

Ví dụ: Người dùng quét tài liệu giấy và lưu trữ nó dưới dạng tài liệu kỹ thuật số (PDF). Số hóa tài liệu chính là sự kết nối giữa “thế giới” vật lý với phần mềm. Giải pháp này đáp ứng các nhu cầu về dữ liệu, hỗ trợ quy trình kinh doanh hoạt động hiệu quả hơn.

2.2. Số hóa quy trình (Digitalization)

Quá trình xử lý dữ liệu để đơn giản và tự động hóa quy trình.

Ví dụ: Sử dụng phần mềm CRM, HRM… để tối ưu hóa quy trình làm việc; Sử dụng phần mềm để tự động thực hiện nghiệp vụ kế toán và báo cáo…

Đọc thêm: OCR là gì? Ứng dụng của OCR trong chuyển đổi số kế toán

3. Ứng dụng của số hóa trong ngành kế toán

3.1. Xuất hóa đơn điện tử

Thay vì xuất hóa đơn giấy mất nhiều thời gian, lưu trữ thủ công, kế toán có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Hình thức này tạo điều kiện cho kế toán và doanh nghiệp:

• Không lo rủi ro thất lạc hóa đơn.
• Tiết kiệm: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng. Đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn;
• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hóa đơn;
• Tăng cường khả năng bảo mật, quản lý hóa đơn vĩnh viễn….
• Không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Trước ngày 01/7/2022:

Chỉ bắt buộc áp dụng hoá đơn điện tử đối với các cơ sở kinh doanh được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử mà đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin.

• Từ ngày 01/7/2022:

Bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp như doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử,..

3.2. Kê khai và nộp thuế điện tử

Doanh nghiệp có thể thực hiện kê khai bất kì lúc nào trong ngày. Không phải căn theo thời gian làm việc hành chính của cơ quan thuế, kể cả là ngày lễ, cuối tuần,… Do đó, có thể tranh thủ hoặc sắp xếp thời gian kê khai sao cho thuận tiện với mình nhất.

Kê khai thuế online sẽ giúp tiết kiệm nhiều chi phí như: In ấn, chi phí đi lại, thủ tục rườm rà khi mua hóa đơn và cả công sức chờ đợi cho người nộp thuế. Và hơn nữa, hình thức này không hạn chế số lần gửi tờ khai. Thuận tiện nếu doanh nghiệp kê khai sai sót thì có thể chỉnh sửa lại.

Thay vì phương thức nộp Thuế thủ công như trước đây, nộp thuế điện tử đơn giản, nhanh chóng, thuận tiện.

Doanh nghiệp có thể lập Giấy nộp tiền trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Cơ quan thuế. Quá trình nộp sẽ được Ngân hàng thương mại xác nhận kết quả giao dịch nộp thuế ngay tức thời.

3.3. Thanh toán điện tử

Kế toán có thể lập giấy ủy nhiệm chi điện tử. Thuận tiện khi giao dịch trực tuyến. Đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh Covid hiện nay, thanh toán điện tử là hình thức tối ưu để vừa thực hiện nghiệp vụ vừa đáp ứng yêu cầu phòng chống dịch.

3.4. Tự động hóa các quy trình kế toán – ứng dụng phần mềm kế toán

Việc tích hợp các tính năng vào một phần mềm, giúp tự động hóa quy trình kế toán là việc nhiều doanh nghiệp hướng đến và đã triển khai áp dụng. Hỗ trợ nhà quản lý tham gia và giám sát hệ thống kế toán.

Điều này hỗ trợ giảm thiểu rất nhiều chi phí nhân lực, vật lực thực hiện nghiệp vụ. Nhân lực kế toán thay vì chỉ tập chung đảm bảo thực hiện chuẩn xác các nghiệp vụ theo chuẩn mực, thì có thể chuyển sang tập chung vào mảng kế toán quản trị. Phân tích dữ diệu hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm kế toán cũng giúp doanh nghiệp nâng cao mức độ bảo mật. Giúp đồng bộ cơ sở dữ liệu và đảm bảo sự minh bạch.

4. Ứng dụng số hóa vào công tác kế toán với doanh nghiệp siêu nhỏ

Với sự phát triển của kinh tế, số hóa là xu hướng tất yếu trong lĩnh vực kinh doanh nói chung, lĩnh vực kế toán nói riêng.

Ứng dụng số hóa trong kế toán chắc chắn không thể thiếu khi vận hành những doanh nghiệp lớn hay mô hình tập đoàn. Tuy nhiên lại hoàn toàn sai lầm nếu nghĩ sẽ không cần thiết ứng dụng số hóa kế toán trong những doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ do ít nghiệp vụ phức tạp.

Có thể thấy rõ những lợi ích khi ứng dụng số hóa vào công tác kế toán. Đối với những doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, tuy nghiệp vụ đơn giản hơn nhưng để đầu tư được nguồn nhân lực kế toán chuyên nghiệp lại là thách thức.

Việc sử dụng những ứng dụng như Hóa đơn điện tử sẽ là điều bắt buộc trong tương lai. Sử dụng phần mềm kế toán được tích hợp nhiều tính năng số hóa được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Hơn nữa, trên thị trường phần mềm kế toán đã có phần mềm dành cho các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.