Bên cạnh phần mềm kế toán thì excel cũng là 1 công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý Sổ theo dõi công nợ khách hàng 1 cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí, đặc biệt là với các DN có quy mô vừa và nhỏ. Tất cả các phần hành kế toán từ quỹ, kho, tài sản cố định, CCDC, doanh thu, chi phí,… đều có thể được quản lý thông qua hệ thống sổ sách tạo lập bằng excel. Điển hình như việc theo dõi công nợ khách hàng. Vậy làm thế nào để có thể xây dựng sổ theo dõi công nợ khách hàng bằng excel một cách chính xác, từ đó giúp DN kiểm soát tốt các khoản phải thu khách hàng, đảm bảo tài chính lành mạnh?

Tải về sổ theo dõi công nợ khách hàng

Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn cách quản lý công nợ KH nói chung và cách thiết lập sổ theo dõi công nợ KH bằng excel

I. Công nợ KH là gì?

Công nợ khách hàng là gì?

1. Khái niệm

Công nợ KH là khoản tiền mà DN phải thu của khách hàng khi cung cấp hàng hóa/ dịch vụ cho khách hàng đó mà KH chưa thanh toán hoặc mới thanh toán được 1 phần.

2. Mục đích và vai trò của bảng tổng hợp công nợ khách hàng

– Bảng tổng hợp công nợ khách hàng cung cấp số liệu tổng quan nhất về tình hình biến động công nợ trong kỳ cũng như số dư công nợ cuối kỳ của khách hàng. Từ đó giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt công nợ và có những phương án thu hồi công nợ hiệu quả hơn.

3. Mẫu bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng

4. Lợi ích của việc theo dõi công nợ khách hàng bằng excel

Excel là 1 phần mềm, công cụ được thiết lập dưới dạng bảng tính, có những hàm tính toán trực tiếp trong file dữ liệu. Vì vậy khi sử dụng excel trong quản lý công nợ, người dùng có thể thiết lập sổ sách theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp cùng những lợi ích như sau:

•  Thống kê, phân loại dữ liệu rõ ràng:
  Dựa trên nhu cầu quản lý, các thông tin cần kiểm soát , bạn có thể tự thiết kế mẫu sổ theo dõi công nợ khách hàng theo từng cột dữ liệu cụ thể như: Tên KH, ngày tháng, công nợ phát sinh trong kỳ, số tiền đã thanh toán trong kỳ, số dư còn lại, thời hạn thanh toán,…
• Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu:
  Bảng tính excel cung cấp các công cụ tìm kiếm, lọc dữ liệu giúp bạn tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác
• Tiết kiệm chi phí:
  Nếu như sử dụng phần mềm kế toán để quản lý sổ sách, DN sẽ phải bỏ ra 1 khoản chi phí nhất định để mua phần mềm thì excel được sử dụng miễn phí, chỉ cần cài đặt trên máy tính. Điều này giúp tiết kiệm 1 khoản chi phí đáng kể. Nhất là đối với các DN có quy mô nhỏ, chưa sẵn sàng đầu tư chi phí cho việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng.

II. Cách làm sổ theo dõi công nợ KH bằng excel

Bước 1: Xây dựng data khách hàng

Bạn cần tạo 1 danh mục khách hàng đầy đủ và chi tiết với các thông tin như: Họ tên, Mã KH, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại,…

Bước 2: Tạo sổ chi tiết công nợ phải thu

Gồm các cột như: ngày tháng, số chứng từ, số hóa đơn, diễn giải, TK đối ứng, phát sinh nợ, phát sinh có, dư nợ, dư có, mã đối tượng.

– Tạo Data Validation theo danh mục khách hàng đã tạo.

– Sử dụng các hàm excel để lấy dữ liệu phát sinh từ sổ NKC vào sổ chi tiết công nợ khách hàng, VD như hàm If. Tính số dư nợ, số dư có cuối kỳ theo công thức:

Số dư cuối kỳ bên Nợ = max(SD đầu kỳ bên Nợ + PS nợ – SD đầu kỳ bên Có – PS Có,0)

Số dư cuối kỳ bên Có = -min(SD đầu kỳ bên Nợ + PS nợ-SD đầu kỳ bên Có – PS Có,0)

– Dùng hàm Vlookup để lấy số dư đầu kỳ từ Bảng tổng hợp công nợ kỳ trước của từng khách hàng.

Bước 3: Lập sổ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng

– Lập bảng tổng hợp gồm các cột: Mã KH, tên KH, Số dư đầu kỳ, Phát sinh trong kỳ, Số dư cuối kỳ.

– Sử dụng các hàm excel: Vlookup để lấy số dư đầu kỳ và Sumif để lấy tổng phát sinh trong kỳ từ sổ chi tiết phải thu khách hàng. Số dư cuối kỳ được tính theo công thức:

Số dư cuối kỳ bên Nợ = max(SD đầu kỳ bên Nợ+PS nợ-SD đầu kỳ bên Có-PS Có,0)

Số dư cuối kỳ bên Có = -min(SD đầu kỳ bên Nợ+PS nợ-SD đầu kỳ bên Có-PS Có,0)