Tài liệu kế toán thuế bao gồm chứng từ, sổ sách kế toán, các loại báo cáo cùng các tài liệu khác có liên quan đến kế toán. Tương tự như vậy, kế toán thuế cũng cần những tài liệu trên để thực hiện nghiệp vụ của mình. Hệ thống những tài liệu này đều có những yêu cầu riêng.

Trong bài viết dưới đây, Kaike.vn xin chia sẻ một số yêu cầu, quy định về 3 loại tài liệu mà kế toán thuế cần làm việc nhiều nhất: Chứng từ, sổ sách và các loại báo cáo kế toán.

1.   Yêu cầu của chứng từ kế toán thuế

Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc). Doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu và phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn Luật Kế toán;

Đọc thêm: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Quy định về lập và lưu trữ chứng từ kế toán thuế

• Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ kế toán.
• Chứng từ phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trường hợp chứng kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán tự thiết kế mẫu. Tuy nhiên phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định của Luật kế toán.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, tẩy xóa hay sửa chữa. Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Nếu viết sai, thì hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
• Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
• Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ KT phải chịu trách nhiệm về nội dung trên đó.
• Chứng từ kế toán lập dưới dạng điện tử phải tuân theo quy định về chứng từ điện tử; được in ra giấy và lưu trữ theo quy định. Nếu không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Đọc thêm: Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Quy định về nội dung chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung:

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập Chứng từ kế toán.
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận Chứng từ kế toán.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

2.    Yêu cầu của sổ sách kế toán

Quy định về mở sổ kế toán

• Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán hàng năm. Với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở vào ngày thành lập.
• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán.
• Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.

Quy định ghi sổ sách kế toán

Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.

Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, thán, năm lập sổ/khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

Nội dung chủ yếu trong sổ kế toán:

• Ngày, tháng, năm ghi sổ.
• Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán
• Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ

Quy định về khóa sổ kế toán

Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoạch các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Quy định sửa chữa sổ sách kế toán

Khi phát hiện sai sót trong sổ kế toán của kỳ báo cáo, phải sửa chữa với phương pháp phù hợp theo Luật kế toán.

Trường hợp phát hiện sai sót từ kỳ trước, doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố.

Khi phát hiện sổ kế toán có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết, thông tin, số liệu ghi sai. Mà phải sửa chữa theo 1 trong 3 phương pháp sau đây:

• Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên. Đồng thời kế toán trường ký bên cạnh.
• Ghi số ấm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng. Đồng thời kế toán trường ký bên cạnh.
• Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm chênh lệch cho đúng.

3.   Yêu cầu của các loại báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán được chia thành hai loại: Báo cáo kế toán tài chính và Báo cáo kế toán quản trị.

Báo cáo tài chính

• Mang tính chất thống nhât, bắt buộc. Báo cáo kế toán này có giá trị pháp lý cao
• Doanh nghiệp phải lập theo quy định trong chế độ báo cáo kế toán và lập theo các mẫu quy định.
• Lập và nộp theo địa chỉ và thời hạn quy định. Nhằm cung cấp thông tin công khai cho nhà đầu tư hoặc những đối tượng cần sử dụng thông tin để phục vụ việc phân tích hoạt động kinh tế, tài chính.

Báo cáo quản trị

Cung cấp các thông của doanh nghiệp phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghiệp. Đây là loại báo cáo chỉ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp nên hình thức trình bày, kỳ báo cáo được quy định tùy theo yêu cầu quản trị trong từng doanh nghiệp cụ thể.

Để đảm bảo đáp tính chính xác và hệ thống trước khi lập báo cáo kế toán, yêu cầu kế toán:

• Phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành đến thời điểm lập báo cáo vào chứng từ, sổ kế toán.
• Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ kế toán.
• Kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
• Ghi sổ kế toán các nghiệp vụ nội sinh và khóa sổ kế toán.
• Thực hiện các nghiệp vụ nội sinh như: tiến hành phân bổ các loại chi phí để tính giá các đối tượng cần tính giá, xác định đúng đắn kết quả của các hoạt động kinh doanh.
• Đôn đốc và giám sát việc thực hiện kiểm kê định kỳ đối với các tài sản có thể kiểm kê được và phản ánh kết quả kiểm kê vào sổ kế toán trước khi khóa sổ nhằm đảm bảo tính thực tế của số liệu báo cáo.
• Thực hiện việc đối chiếu, xác minh công nợ, các khoản tiền gửi và tiền vay ngân hàng.
• Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản.

Đọc thêm: Chuẩn mực kế toán quy định về Báo cáo tài chính 

Tóm lại

Có thể thấy, cho dù là tài liệu kế toán thuế hay tài liệu nào thì cũng yêu cầu tính chính xác và hợp pháp. Kế toán cần đảm cẩn trọng trong việc xác minh và làm việc với các tài liệu trên.