Việc tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán sẽ tạo nên hệ sinh thái giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho kế toán và doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải kế toán nào cũng biết lợi ích của việc tích hợp hai phần mềm này? Vậy để hiểu rõ hơn, hãy cùng Kaike.vn tìm hiểu thông tin qua bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được định nghĩa trong Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”.

Chúng được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức. Doanh nghiệp sẽ được cấp mã số thuế khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đồng thời, dữ liệu lưu trữ trên máy tính phải theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

1.1. Đối tượng áp dụng

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam
• Chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã
• Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác
• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
• Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh

Tuy nhiên phần lớn khách hàng của chúng ta sẽ là doanh nghiệp và hộ kinh doanh.

1.2. Hóa đơn điện tử là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và công sức

• Thao tác khởi tạo, xử lý hóa đơn điện tử đều thực hiện trên hệ thống máy tính doanh nghiệp. Hóa đơn được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các đơn vị liên quan theo quy định của pháp luật.
• Nguyên tắc của hóa đơn điện tử là đảm bảo xác định hóa đơn theo trình tự thời gian và nguyên tắc liên tục. Mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng 1 lần duy nhất.

1.3. Điều kiện được công nhận là hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Đảm bảo tin cậy thông tin trong hóa đơn điện tử khi chúng được tạo ra ở dạng cuối cùng. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử là đầy đủ và chưa thay đổi thông tin.  ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử;

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

2. Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là ứng dụng tích hợp các nghiệp vụ của nhân viên kế toán, giúp giải quyết các vấn đề về sổ sách kế toán, nhật ký của công ty, khai thuế, thu nợ, xử lý các khoản tiền mặt, thanh toán nợ và trả lương cho nhân viên. Bên cạnh đó, phần mềm kế toán còn giúp các doanh nghiệp trong việc làm báo cáo tài chính và đưa ra dự báo tiền mặt khi cần thiết.

Phần mềm kế toán đáp ứng được đầy đủ mọi nghiệp vụ từ cơ bản đến chuyên sâu, phù hợp với mọi lĩnh vực, ngành nghề từ quy mô doanh nghiệp nhỏ đến vừa.

3. Lợi ích của việc tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán

Việc tích hợp hai phần mềm kế toán đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Cả hai phần mềm đều là trợ thủ đắc lực không thể thiếu đối với dân kế toán. Việc tích hợp hai phần mềm này sẽ mang đến những lợi ích vô cùng to lớn với cả dân kế toán và doanh nghiệp như:

• Tiết kiệm 90% quá trình nhập liệu: dữ liệu của HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào PM kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Nhằm giúp tiết kiệm thời gian, chi phí trong quá trình thực hiện. 
• Công việc hạch toán doanh thu dễ dàng hơn: hạn chế khó khăn khi đối chiếu với sổ sách, giấy tờ truyền thống.
• Lập, xuất và gửi hoá đơn ngay trên phần mềm kế toán một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
• Giảm rủi ro nhầm lẫn và sai sót, trong những mùa quyết toán cao điểm của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp dễ dàng quản lý hệ thống bán hàng xuyên suốt, tập trung hơn, rõ ràng hơn.

Thực tế, việc sử dụng và tích hợp hai phần mềm của cùng một đơn vị cung cấp sẽ đem đến rất nhiều thuận lợi cho người dùng như: dễ dàng nhận hỗ trợ khi gặp khó khăn từ một đầu mối, hệ thống dữ liệu kế toán được lưu trữ an toàn trên cùng một server hoặc được miễn phí tích hợp giữa hai phần mềm này từ nhà cung cấp…

4. Phần mềm kế toán Kaike tích hợp hóa đơn điện tử K-Invoice

Phần mềm kế toán Kaike được tích hợp hóa đơn điện tử K-Invoice nhằm mang lại tiện ích tối đa cho doanh nghiệp, tạo ra quy trình hạch toán khép kín, chuyên nghiệp. Giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp và thống nhất mọi dữ liệu quản lý, giảm thiểu thời gian, chi phí trong quá trình làm nghiệp vụ. Bên cạnh đó, Hóa đơn điện tử K-Invoice đáp ứng đầy đủ tính năng trong quy trình tạo lập và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục Thuế. 

Như vậy, việc tích hợp hai phần mềm sẽ đem đến nhiều hiệu quả cho người dùng, từ hiệu suất làm việc đến việc dễ dàng theo dõi quá trình và kết quả làm việc. Hơn nữa, thời gian sử dụng được lâu dài cho cả quá trình phát triển của doanh nghiệp. 

Các bài viết liên quan:

Hóa đơn điện tử là gì? Giới thiệu hóa đơn điện tử K-Invoice

Hóa đơn điện tử và những thông tin quan trọng cần nắm rõ

hóa đơn điện tử mới nhất năm 2023