Tạm ứng là một khái niệm quan trọng và thường xuyên được sử dụng trong lĩnh vực kế toán và tài chính, đặc biệt là trong ngữ cảnh của quản lý tài chính doanh nghiệp. Vậy tạm ứng là gì? Quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng như thế nào? Hãy cùng Kaike tìm hiểu qua bài viết hôm nay nhé.

1. Tạm ứng là gì?

Tạm ứng được hiểu đơn giản là việc cấp trước một số tiền từ quỹ hoặc tài khoản của doanh nghiệp cho một cá nhân hoặc một bộ phận nào. Số tiền tạm ứng này sẽ được thanh toán lại sau khi cá nhân hoặc bộ phận đó đã sử dụng hoặc tiêu hết số tiền được cấp trước theo mục đích đã được phê duyệt.

Tạm ứng có thể diễn ra trong nhiều trường hợp khác nhau, từ việc cấp tiền cho nhân viên đi công tác đến việc cấp tiền cho việc mua hàng hoặc thanh toán chi phí khác.

Quy trình quản lý tạm ứng và quyết toán tạm ứng đóng vai trò quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong việc sử dụng tiền tạm ứng.

2. Nguyên tắc hạch toán các khoản tạm ứng

Hạch toán các khoản tạm ứng phải tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong quy trình kế toán. Các nguyên tắc cơ bản gồm:

• Xác định mục đích sử dụng tạm ứng: Trước tiên, phải xác định rõ mục đích sử dụng tiền tạm ứng để có hạch toán chính xác và phù hợp với mục tiêu cụ thể đó.
• Xác định nguồn tài chính tạm ứng: Phải xác định nguồn tài chính được dùng để cấp tạm ứng.
• Hạch toán tạm ứng: Hạch toán số tiền tạm ứng vào tài khoản tạm ứng tương ứng, chi tiết theo từng cá nhân hoặc bộ phận tạm ứng. Phần này cần được theo dõi chi tiết nhằm cho đảm bảo tính chính xác và rõ ràng của các cá nhân tạm ứng và các khoản tạm ứng.

3. Tạm ứng và vai trò của người lao động

Tài khoản 141 có tên gọi là “Tài khoản tạm ứng” và nằm trong nhóm tài khoản ghi nợ.

Đây là một tài khoản quan trọng trong hệ thống kế toán của Việt Nam và được sử dụng để ghi nhận các khoản tạm ứng được cấp cho nhân viên hoặc bộ phận trong doanh nghiệp.

Tài khoản 141 được sử dụng để ghi nhận số tiền tạm ứng mà doanh nghiệp đã cấp cho các nhân viên hoặc bộ phận khác nhằm phục vụ cho mục đích công việc, chẳng hạn như chi phí đi lại, mua hàng hoặc chi phí khác.

Tài khoản 141 – Tài khoản tạm ứng có vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và quản lý số tiền tạm ứng, đồng thời giúp xác định nguồn tài chính được sử dụng. Việc kế toán các nghiệp vụ tạm ứng điển hình như cấp tiền tạm ứng cho nhân viên đi công tác hay để thanh toán chi phí mua hàng cũng cần tuân thủ nguyên tắc và quy định kế toán để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong quy trình kế toán.

Hạch toán: khi cấp tạm ứng, số tiền tạm ứng được ghi vào bên “ Nợ” vào tài khoản 141. Khi người nhận tiền tạm ứng sử dụng hoặc chi tiêu số tiền này, số tiền tương ứng sẽ được chuyển từ tài khoản 141 sang tài khoản tương ứng tùy thuộc vào mục đích sử dụng, tức là ghi “ Có” vào tài khoản 141.

>> Siêu ưu đãi! Có ngay phần mềm kế toán với 167.000đ/THÁNG

4. Quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng tiền mặt

Tạm ứng – quyết toán là quá trình mà doanh nghiệp ứng ra trước một khoản tiền hoặc nguyên vật liệu để thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp và thực hiện thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán thông qua giấy thanh toán.

Trong đó người nhận tạm ứng là người lao động của doanh nghiệp. Việc tạm ứng thực hiện bằng văn bản hay còn gọi là giấy đề nghị tạm ứng. Đây là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục kế toán và xuất quỹ để người lao động thực hiện công việc của doanh nghiệp (tạm ứng thanh toán) hoặc cho mục đích cá nhân của người đó (tạm ứng lương).

4.1. Các bước tạm ứng

Bước 1:

Người lao động lập giấy Đề nghị tạm ứng theo mẫu của doanh nghiệp để thực hiện công việc công ty phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng

Bước 2:

Trình ký duyệt

Sau khi làm Giấy đề nghị tạm ứng, người lao động trình trưởng phòng hoặc cán bộ quản lý của bộ phận duyệt và ký sau đó giám đốc xem xét và ký duyệt cho tạm ứng

Bước 3:

Thủ tục duyệt chi

•  Kiểm tra và viết phiếu chi

+ Sau khi kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng thì nhân viên Kế toán thanh toán và viết phiếu chi tạm ứng theo mẫu của công ty.

+ Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt chi tạm ứng

• Giám đốc duyệt chi sau khi kế toán trưởng ký duyệt và trình duyệt chi
•  Chi tiền tạm ứng cho người lao động

Bước 4:

Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ

• Kế toán có trách nhiệm thanh toán hạch toán vào tài khoản kế toán và ghi chép sổ sách theo đúng đối tượng.
•  Giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng với đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành phần tham gia nói trên được lưu văn thư theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật.

4.2.  Các bước thanh toán tạm ứng

Bước 1:

Nhân viên kế toán tập hợp các chứng từ phát sinh trong quá trình đề nghị thanh toán để tính toán tổng số tiền đã thực chi hết bao nhiêu đồng thời phải kiểm tra, rà soát xem những hóa đơn chứng từ này đã hợp lý, hợp pháp hay chưa. Mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng.

Bước 2:

Kiểm tra lại và ký duyệt

Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt giấy đề nghị thanh toán sau đó trình giám đốc ký

Bước 3:

Thanh toán tạm ứng

Căn cứ các hóa đơn, chứng từ đã được ký duyệt đầy đủ, kế toán thực hiện hoàn ứng cho nhân viên.

Tạm ứng là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực kế toán và tài chính, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và đảm bảo sự linh hoạt trong quyết toán và sử dụng tiền của doanh nghiệp. 

Quy trình quản lý tạm ứng và quyết toán tạm ứng đòi hỏi tính cẩn thận và tuân thủ nguyên tắc kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Hi vọng qua bài viết này, các bạn không chỉ nắm rõ được kết cấu và cách sử dụng tài khoản tạm ứng mà còn có thể vận dụng để giúp nhà quản lý doanh nghiệp xây dựng được quy trình quản lý tạm ứng và quyết toán tạm ứng hiệu quả, tránh gây thất thoát trong hoạt động tạm ứng của doanh nghiệp.

Các bài viết liên quan:

Cách hạch toán tiền lương và bảo hiểm xã hội

Cách hạch toán lương và các khoản trích theo lương 2023

Cách hạch toán chi phí trả trước – Tài khoản 242 theo TT 200