Thông tư 78 về việc sử dụng hóa đơn điện tử

Bộ Tài chính đã lập kế hoạch triển khai hóa đơn điện tử theo hai giai đoạn. Giai đoạn 1 từ tháng 11/2021 và giai đoạn 2 từ tháng 4/2022. Nắm bắt thông tin mới về việc sử dụng hóa đơn điện tử là cần thiết đối với doanh nghiệp. Mời bạn đọc cùng tìm hiểu thông tin này qua nội dung dưới đây.

Thông tư 78/2021/TT-BTC về việc sử dụng hóa đơn điện tử

Tải xuống Thông tư 78/2021/TT-BTC

Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ bao gồm:

1.  Một số nội dung về hóa đơn điện tử gồm:

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử; ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử; chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác; xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót; hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế; tiêu chí đối với tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn và các dịch vụ khác có liên quan.

2.  Một số nội dung về hóa đơn giấy gồm:

Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn do Cục Thuế đặt in, ký hiệu mẫu số hóa đơn là tem, vé, thẻ do Cục Thuế đặt in.

3.  Sử dụng biên lai, chứng từ.

4.  Hướng dẫn xử lý chuyển tiếp.

Đối tượng áp dụng

Đối tượng áp dụng hướng dẫn tại Thông tư này là tổ chức, cá nhân quy định tại Điều 2 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Hiệu lực thi hành

Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2022. Theo đó, hóa đơn điện tử áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kể từ ngày 01/7/2022.

Khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và của Nghị định 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01/7/2022.

Mặc dù thời hạn bắt buộc 100% các tổ chức, cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử là tháng 07/2022, tuy nhiên để đẩy mạnh tiến trình kế hoạch, Tổng cục Thuế đưa ra chủ trương triển khai hóa đơn điện tử theo 2 giai đoạn:

• Giai đoạn 1 (11/2021 – 3/2022): Triển khai hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh, thành phố gồm Hà Nội, TP. HCM, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định.
• Giai đoạn 2 (4/2022 – 7/2022): Triển khai hóa đơn điện tử tại 57 tỉnh, thành phố còn lại.

Như vậy, tới thời điểm hiện tại, đã có 6 địa phương đầu tiên trên cả nước triển khai kế hoạch áp dụng hóa đơn điện tử ngay từ tháng 11/2021.

Điểm cần lưu ý trong thông tư 78 về việc sử dụng hóa đơn điện tử

1. Tổ chức, cá nhân được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Theo đó, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ cho bên thứ ba. Bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Việc ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. (Quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2000/NĐ-CP).

2. Phần ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử:

Là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

• Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
• Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
• Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
• Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
• Số 5: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử;
• Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Ký hiệu hóa đơn điện tử:

Là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử. Phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

• Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau:
  C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
• Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
• Một ký tự tiếp theo là 01 chữ cái:
  T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng,
• Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

Trước đây, Thông tư 68/2019/TT-BTC không có quy định về hóa đơn điện tử bán tài sản công; hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia. Thông tư 78 mới đã bổ sung hướng dẫn về 02 loại hóa đơn này.

3. Quy định áp dụng hóa đơn đối với các trường hợp đặc biệt

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

a) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai;

b) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán. Nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;

c) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh. Nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Đối với tường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng:

Ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên. Nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ;

Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba có liên quan (tổ chức thanh toán, tổ chức thẻ quốc tế hoặc các tổ chức khác). Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên. Nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

Trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng:

Người bán chuyển dữ liệu hóa đơn bán xăng dầu trong ngày. Theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận thì người bán lập hóa đơn điện tử đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi người mua. Đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

4. Quy định xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót

Đối với hóa đơn điện tử:

• Với hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế. Hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế.

Người bán được lựa chọn để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót;

Hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào

Thời hạn:

Chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

• Với hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bản đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót.

Thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu

Đối với bảng tổng hợp:

• Sau thời hạn chuyển bằng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Nếu thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế, người bán gửi bảng tổng hợp bổ sung.
• Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót. Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
• Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ. Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập. Đồn thời thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.

Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót:

Kế toán điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

>>Tham khảo webinar Giải đáp thắc mắc về điều chỉnh hóa đơn điện tử và công tác quản trị tài chính trong doanh nghiệp

5. Quy định hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền

Về nguyên tắc:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Về  đối tượng áp dụng:

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã là: Doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh.

Cụ thể, các đối tượng này bao gồm cả các trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác.

Về nội dung bao gồm:

– Tên, địa chỉ và mã số thuế người bán

– Thông tin của người mua: mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế nếu người mua yêu cầu

– Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: Tên, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Nếu tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì phải ghi rõ giá bán chưa bao gồm thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán có thuế GTGT.

– Thời điểm lập hóa đơn

– Mã của cơ quan thuế

Mã của cơ quan thuế sẽ được cấp tự động theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế và đảm bảo không bị trùng lặp.

Tóm lại

Việc áp dụng hoá đơn điện tử góp phần hạn chế các hành vi gian lận về hoá đơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp giảm thiểu được nhiều chi phí. Ví dụ: giấy, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn,… Cũng như có thể sử dụng các ứng dụng kết nối tự động mà không cần lập các báo cáo thủ công như trước.

Do đó, các doanh nghiệp cần cập thông tư liên quan. Đồng thời chuẩn bị cơ sở hạ tầng công nghệ để đáp ứng yêu cầu của Bộ tài chính. Tìm hiểu các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để cũng là một công việc cần thiết.