Doanh nghiệp nhỏ chiếm một lượng lớn trong tổng số các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay. Theo đó, bộ máy kế toán cũng cần được thiết kế phù hợp với tình hình của doanh nghiệp vừa đảm bảo việc ghi chép, cập nhật kịp thời các hoạt động sản xuất kinh doanh, vừa đảm bảo chi phí hợp lý cho doanh nghiệp. Qua bài viết này, hãy cùng tìm hiểu cách tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiêp nhỏ nhé.

1. Đặc điểm và mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp nhỏ

Chiếm phần lớn trong tổng số doanh nghiệp hiện nay, doanh nghiệp nhỏ có những đặc điểm nổi bật sau:

• Doanh thu thấp do lượng khách hàng không nhiều
• Số lượng nhân sự ít
• Chưa có quy trình quản lý do hoạt động mang tính linh hoạt nhiều hơn và sự quản lý tập trung vào giám đốc

Những đặc điểm đó đã ảnh hưởng rất nhiều đến việc tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp nhỏ. Cụ thể như sau:

• Không có nhiều chi phí để đầu tư cho bộ máy kế toán
• Không có nhiều nhân sự trong bộ máy kế toán
• Thiếu quy trình làm việc phục vụ cho bộ máy kế toán và doanh nghiệp

Do những đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ nên mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp là mô hình tập trung tới sự tối giản nhân sự, mỗi nhân sự có thể kiêm nhiệm đồng thời nhiều vị trí. Với mô hình này, doanh nghiệp có thể tự tổ chức mọi hoạt động kế toán và cũng có thể thuê ngoài nhân sự kế toán đều phù hợp.

2. Tự tổ chức bộ máy kế toán

Đối với hình thức này, công ty sẽ tự tìm kiếm nhân sự làm việc cho vị trí kế toán tại công ty và đảm nhận toàn bộ các nhiệm vụ của cả bộ máy kế toán.

Thông thường, ở những doanh nghiệp nhỏ, các nghiệp vụ không phát sinh quá nhiều, do đó số lượng nhân sự kế toán dao động từ một đến hai người. Nếu có hai người thì sẽ có một kế toán trưởng phụ trách các công việc chung và báo cáo, kế toán viên sẽ phụ trách những công việc còn lại. Nếu mô hình chỉ có một người thì người đó sẽ kiêm nhiệm luôn vị trí kế toán trưởng.

Ưu điểm của mô hình này là doanh nghiệp có khả năng quản lý nhân sự và có thể yêu cầu thực hiện các công việc phát sinh, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, đảm bảo tính bảo mật cho số liệu.

Nhược điểm của mô hình này là việc nhân sự đảm nhiệm quá nhiều công việc dẫn đến quá tải, có thể sai sót trong quá trình làm việc mà không thể phát hiện ra.

Giải pháp cho vấn đề này là áp dụng công nghệ để giảm khối lượng công việc cho kế toán đồng thời hỗ trợ kế toán trong việc kiểm tra dữ liệu.

3. Thuê ngoài kế toán

Hình thức dịch vụ kế toán hiện nay rất phát triển do số lượng công ty nhỏ ngày càng tăng lên.

Đối với mô hình này, doanh nghiệp hoàn toàn không có nhân sự kế toán tại công ty mà thay vào đó, doanh nghiệp sẽ tập hợp đầy đủ hồ sơ chứng từ và gửi cho bên dịch vụ kế toán để họ thực hiện thay doanh nghiệp.

Ưu điểm của hình thức này là chi phí thấp, doanh nghiệp có thể an tâm do nhân sự của các công ty dịch vụ kế toán thường được đào tạo bài bản và có hiểu biết sâu rộng trong lĩnh vực kế toán.

Nhược điểm của hình thức này là việc doanh nghiệp bị phụ thuộc vào sự cam kết của các công ty dịch vụ kế toán. Nhân sự dịch vụ kế toán không làm việc trực tiếp tại công ty nên có thể không hiểu rõ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Điều này có thể dẫn đến việc ghi nhận không đúng nhiều nghiệp vụ trong sổ sách kế toán.

4. Kết hợp nhân sự kế toán tại công ty và thuê ngoài

Nhiều doanh nghiệp vừa có nhân sự kế toán tại doanh nghiệp để theo dõi các hoạt động và ghi chép cập nhật kịp thời số liệu nhưng đồng thời sẽ thuê ngoài nhân sự để phụ trách các hoạt động về thuế và báo cáo tài chính.

Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này đó là có sự kiểm tra chéo số liệu của nhân sự tại doanh nghiệp và đồng thời cũng có sự giám sát để đảm bảo thực hiện cam kết của dịch vụ thuê ngoài.

Tóm lại để đảm bảo duy trì hoạt động tốt nhất của bộ máy kế toán doanh nghiệp, doanh nghiệp vẫn nên có nhân sự kế toán tại doanh nghiệp, trừ trường hợp doanh nghiệp quá nhỏ. Nhân sự này sẽ đảm bảo cho hoạt động kế toán được ghi chép kịp thời, doanh nghiệp cũng có thể theo dõi cập nhật tình hình tài chính thường xuyên. Đồng thời đây cũng sẽ là nhân sự hiểu rõ nhất tình hình hoạt động của doanh nghiệp và áp dụng vào bộ máy kế toán.

Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ nên hiện nay chi phí đầu tư cho công nghệ kế toán giảm thiểu đi rất nhiều lần so với trước đây, tính ra chi phí hàng tháng thấp hơn nhiều so với việc thuê thêm một nhân sự. Vì vậy mà doanh nghiệp có thể áp dụng thêm công nghệ trong hoạt động kế toán để vừa gia tăng hiệu quả công việc của kế toán viên vừa giúp cho doanh nghiệp kiểm tra kiểm soát số liệu chặt chẽ và chính xác nhất có thể.

>> Chỉ 2.000.000đ – Sở hữu ngay công cụ hỗ trợ kế toán ưu việt

5. Tổ chức bộ máy kế toán tối giản liệu có thực sự hiệu quả?

Như đã nói bên trên, do mô hình nhỏ nên tổ chức bộ máy cũng hướng tới việc tối giản nhân sự. Mỗi nhân sự có thể kiêm nhiệm đồng thời nhiều vị trí. Hiển nhiên, khối lượng công việc của mỗi nhân sự cũng sẽ nhiều và đa dạng hơn. Ôm đồm nhiều đầu việc sẽ dễ xảy ra sai sót trong công việc của nhân sự. Việc áp dụng phần mềm kế toán để giảm bớt gánh nặng kế toán và tăng độ chính xác là điều nên tiến hành tại những doanh nghiệp nhỏ. 

Các bài viết liên quan: 

Sơ đồ tổ chức phòng kế toán phù hợp với doanh nghiệp nhỏ

Quy trình kế toán công nợ hiệu quả trong doanh nghiệp