Hiện nay, các quy định về pháp luật bảo hiểm xã hội (BHXH) chỉ có nội dung về giải trình BHXH mà không có mẫu công văn giải trình BHXH. Nên khi có yêu cầu giải trình từ phía BHXH thì doanh nghiệp phải tự soạn thảo công văn giải trình. Mời bạn đọc tham khảo mẫu công văng giải trình BHXH dưới đây.

Trường hợp cần thực hiện công văn giải trình BHXH

Trường hợp cơ quan BHXH tiến hành thanh tra, kiểm tra phát hiện thấy dấu hiệu bất thường tại doanh nghiệp.  Cụ thế:

• Khi chênh lệch số người lao động tham gia BHXH với số người lao động thực tế.
• Khi doanh nghiệp chậm tham gia BHXH.
• Khi doanh nghiệp chậm đóng (nợ) BHXH.
• Khi truy thu BHXH.

Cơ quan BHXH yêu cầu giải trình các vấn đề này. Giải thích, sự sai lệch so với các thông tin thể hiện trên sổ sách kế toán, báo cáo thuế và quyết toán thuế TNCN.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp gặp phải những trường hợp trên, để giảm nhẹ mức phạt hoặc không bị phạt, doanh nghiệp chủ động thực hiện công văn giải trình gửi cơ quan BHXH xem xét.

Nội dung trong công văn giải trình BHXH

Công văn giải trình BHXH thông thường sẽ có những nội dung như sau:

• Quốc hiệu – tiêu ngữ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Ngày tháng năm làm công văn và tên công văn giải trình.
• Các thông tin của doanh nghiệp làm giải trình bảo hiểm xã hội:
  Tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế, số điện thoại, fax…
• Thông tin người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp:
  Họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, giới tính, số chứng minh thư nhân dân/ thẻ căn cước công dân/ hộ chiếu, chức vụ.
• Lý do viết công văn giải trình bảo hiểm xã hội:
  Ghi thông tin về ngày tháng và lý do phải viết công văn giải trình bảo hiểm xã hội.
• Trình bày diễn biến vụ việc:
  Trình bày một cách chi tiết, cụ thể về vụ việc. Nếu có những người lao động liên quan đến vụ việc thì cần phải cung cấp nhiều nhất những thông tin về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, chứng minh thư nhân dân, địa chỉ, mã số thuế thu nhập cá nhân…
• Giải thích rõ ràng, cụ thể những nguyên nhân gây ra vụ việc trong công văn giải trình.
• Đưa ra những yêu cầu cụ thể với cơ quan BHXH cũng như mong muốn cơ quan bảo hiểm xã hội giải quyết vụ việc đã tường trình…
• Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký tên và đóng dấu.

Khi gửi công văn giải trình BHXH, doanh nghiệp phải gửi thêm các hồ sơ, giấy tờ có liên quan. Tùy thuộc vào vấn đề phải giải trình mà hồ sơ gửi kèm sẽ có những sự khác biệt nhất định.

>> Chỉ 2.000.000đ – Sở hữu ngay công cụ hỗ trợ kế toán ưu việt

Mẫu công văn giải trình chênh lệch số người lao động tham gia BHXH

Tải file word tại đây: giải trình chênh lệch bhxh

Mẫu công văn giải trình doanh nghiệp chậm tham gia BHXH

Tải file word tại đây: Mẫu công văn giải trình doanh nghiệp chậm tham gia BHXH

Mẫu công văn giải trình doanh nghiệp chậm đóng (nợ) BHXH

Tải file word tại đây Mẫu công văn giải trình doanh nghiệp chậm đóng (nợ) BHXH

Mẫu công văn giải trình truy thu BHXH

Tải file word tại đây: Mẫu công văn giải trình truy thu BHXH

Mẫu đơn xin hoãn thanh tra BHXH

Tải file word Đơn xin hoãn thanh tra bảo hiểm xã hội

Mẫu đơn hoãn thanh tra BHXH

Đọc thêm bài viết: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?