Excel là một công cụ vô cùng thiết yếu đối với công tác kế toán trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, một kế toán bắt buộc phải sử dụng thành thạo phần mềm này để quá trình làm việc được nhanh chóng và chính xác hơn. Dưới đây là tổng hợp các hàm excel cơ bản thường dùng mà kế toán cần phải biết.

1. Hàm tính tổng (SUMPRODUCT, SUMIF, SUMIFS)

1.1. Hàm SUMPRODUCT

Cú pháp: = SUMPRODUCT(mảng 1,mảng 2, …,mảng n)

Công dụng: Nhân các thành phần tương ứng trong các mảng đã cho và trả về tổng của các tích số này.

Lưu ý:

• Các đối số mảng phải có cùng kích thước. Nếu không, hàm SUMPRODUCT trả về giá trị lỗi #VALUE!
• Hàm SUMPRODUCT coi các mục của mảng không có dạng số là số không.

Ví dụ: Tổng VAT = 1,000,000 *5% + 2,000,000*10% + 3,000,000 *15%

1.2. Hàm SUMIF

Cú pháp: =SUMIF(Vùng điều kiện,Điều kiện,Vùng tính tổng)

Công dụng: Tính tổng các ô có giá trị số trong vùng tính tổng mà có ô tương ứng cùng một hàng thuộc vùng điều kiện thỏa điều kiện đặt ra. Điều kiện phải được miêu tả dưới dạng chuỗi (đặt điều kiện trong “dấu ngoặc kép”) và bắt đầu bởi các toán tử >,>=,<,<=,=,<>.

Lưu ý: Nếu vùng điều kiện trùng với vùng tính tổng, chúng ta chỉ không cần phải nhập vùng tính tổng vào công thức. Khi đó, cú pháp của hàm SUMIF sẽ trở thành như sau: Cú pháp: =SUMIF(Vùng điều kiện,Điều kiện). Ví dụ: tính tổng doanh số khách hàng doanh thu trên 1 tỷ. 

1.3. Hàm SUMIFS

Cú pháp: =SUMIFS(Vùng tính tổng, vùng điều kiện 1, điều kiện 1, vùng điều kiện n, điều kiện n)

Công dụng: Tính tổng theo 1 hoặc nhiều điều kiện

Lưu ý: Sumifs có nhiều ưu điểm hơn Sumif: trả về vùng dữ liệu sum khi làm truy soát, (Ctrl+[), thao tác trên cùng một worksheet 

2. Hàm VLOOKUP và HLOOKUP

Cú pháp: = VLOOKUP(Giá trị dò tìm,Bảng dò tìm,Số thứ tự cột dò tìm,Kiểu dò tìm)

Công dụng: Tìm kiếm giá trị từ bảng dò tìm theo chiều dọc.

• Kiểu dò tìm = 0 hoặc FALSE: dò tìm chính xác, nếu không tìm thấy sẽ trả về lỗi #N/A.
• Kiểu dò tìm = 1 hoặc TRUE: dò tìm gần đúng, khi đó hàm sẽ lấy giá trị lớn nhất gần bằng giá trị dò tìm nhưng nhỏ hơn giá trị dò tìm. Dữ liệu ở cột dò tìm phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
• Ngược lại với hàm VLOOKUP là hàm HLOOKUP (Horizontal lookup), tức là dò tìm theo chiều ngang.

Ví dụ: hlookup = 100 & vlookup = 100

3. Hàm xử lý chuỗi (LEFT, RIGHT, MID, LEN, TRIM)

3.1. Hàm MID()

Cấu trúc: hàm Mid() trong Excel MID(Chuỗi ,Vị trí bắt đầu, [Số ký tự])

Công dụng: Hàm Mid() dùng để lấy ra n ký tự của chuỗi (Text) từ ngay vị trí bắt đầu được chỉ định Giải thích:

• Chuỗi: Là chuỗi văn bản có chứa các ký tự cần lấy ra.
• Vị trí bắt đầu: Vị trí bắt đầu để lấy n ký tự từ trong chuỗi đã cho
• Số ký tự: Là số ký tự muốn lấy ra từ ngay vị trí bắt đầu của Chuỗi đã cho.

Ví dụ:

Mid(“Excel thuc hanh kiem toan”,7,9) = thuc hanh

Hàm Mid() sẽ lấy ra 9 ký tự từ vị trí bắt đầu là số 7 (chữ t) của chuỗi “Excel thuc hanh kiem toan”.

3.2. Hàm LEN()

Cấu trúc: =LEN(Chuỗi)

Chức năng: Hàm Len() dùng để đếm chiều dài (số ký tự) của chuỗi (Text)

Giải thích:

Chuỗi: Là chuỗi văn bản có chứa các ký tự cần đếm tổng chiều dài bao nhiêu ký tự.

Ví dụ:

Len(“ZaloPay”) = 7

Hàm Len() sẽ đếm tổng số ký tự của chuỗi “ZaloPay”.

3.3. Hàm LEFT()

Cấu trúc: =LEFT (chuỗi, số ký tự)

Chức năng: để lấy ra ký tự bên trái chuỗi

Ví dụ:

=Left(“ZALOPAY”,4)=ZALO

3.4. Hàm MID

Cấu trúc: =MID(chuỗi,số ký tự bắt đầu, tổng số ký tự muốn lấy)

Chức năng: lấy các ký tự nằm « giữa » chuỗi

Ví dụ:

=MID(“2018/05/19”,6,2)  sẽ trả kết quả là 05 

3.5. Hàm TRIM

Cấu trúc: =TRIM(chuỗi ký tự)

Chức năng: Loại bỏ các khoảng trắng thừa trong chuỗi.

Ví dụ:

=TRIM(“ Zalo Pay ”) sẽ cho kết quả là ZaloPay. 

4. Hàm điều kiện (IF, IFERROR) 

4.1. Hàm IF

Cú Pháp: IF (điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)

Ý Nghĩa: Nếu như “điều kiện” đúng thì kết quả hàm trả về là “giá trị 1”, ngược lại trả về “giá trị 2”.

4.2. Hàm IFERROR

Cú pháp: = IFERROR(giá trị, giá trị nếu lỗi)

Công dụng: Nếu biểu thức giá trị không tạo ra một lỗi, IFERROR() trả về kết quả của biểu thức; còn nếu không, nó sẽ trả về giá trị nếu lỗi (là chuỗi rỗng hoặc một thông báo lỗi). 

4.3. Kết hợp IFERROR và VLOOKUP

=IFERROR(VLOOKUP(giá trị tìm, vùng tìm 1, số cột tìm 1,0),VLOOKUP(giá trị tìm, vùng tìm 2, số cột tìm 2,0) 

>> Sở hữu ngay phần mềm kế toán chỉ từ 167.000đ/THÁNG

5. HÀM ĐẾM DỮ LIỆU (COUNT, COUNTA, COUNTIF)

5.1. Hàm COUNT

Cú pháp: COUNT(Value1, Value2, …)

Chức năng: Hàm này dùng để đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số trong dãy

Với các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu. 

5.2. Hàm COUNTA

Cú pháp: COUNTA(Value1, Value2, …)

Chức năng: Đếm tất cả các ô chứa dữ liệu.

5.3. Hàm COUNTIF

Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria)

Chức năng: Hàm này có chức năng đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số theo một điều kiện cho trước.

Các tham số: – Range: Dãy dữ liệu mà bạn muốn đếm. – Criteria: Là tiêu chuẩn cho các ô được đếm. 

5.4. Hàm COUNTIFS

Cú pháp: COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2, …)

Chức năng: Hàm này dùng để đếm tổng số ô thỏa điều kiện yêu cầu

6. HÀM MIN, MAX

Hai hàm này sẽ giúp kế toán tìm kiếm các giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong vùng dữ liệu hoặc cả bảng tính.

Công thức dùng hàm Min, Max:

• Hàm Min = Min (Number 1, Number 2,..): Sẽ trả về kết quả là giá trị thấp nhất trong vùng dữ liệu hoặc bảng tính.
• Hàm Max = Max (Number 1, Number 2,…): Sẽ trả về giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu chỉ định hoặc bảng tính.

7. HÀM AVERAGE

Hàm AVERAGE được sử dụng phổ biến để tính trung bình cộng của một dãy số trong bảng tính, hỗ trợ tính toán thuận tiện nhanh chóng hơn. Trong một số trường hợp, kế toán cần tính giá hàng hóa trung bình, mức lương trung bình,… thì đây sẽ là hàm hỗ trợ tính toán rất thuận tiện.

Cú pháp dùng hàm AVERAGE = AVERAGE (number1, number2,…).

Lưu ý:

• Hàm AVERAGE có tối đa là 256 đối số, có thể là số, tên, phạm vi hoặc tham chiếu ô.
• Nếu đối số ở dạng văn bản hoặc giá trị không thể chuyển đổi thành dạng số thì kết quả trả về sẽ báo lỗi.

Excel là công cụ làm việc gần như bắt buộc phải có với kế toán. Đây cũng là công cụ đắc lực giúp kế toán viên hoàn thành công việc một cách nhanh chóng nhất. Bài viết trên, Kaike đã giới thiệu đến anh/chị các hàm thường dùng nhất trong nghiệp vụ kế toán.

Các bài viết liên quan:

Tổ hợp phím tắt Ctrl ở Excel sử dụng trong kế toán

Các hàm excel trong kế toán bán hàng hay phải sử dụng

Các phím tắt trong excel giúp kế toán làm việc nhanh hơn