Kế toán nhà hàng là công việc tương đối phức tạp. Tính phức tạp thể hiện rõ ở chỗ các loại sản phẩm dịch vụ trong lĩnh vực này rất đa dạng và dễ bị thay đổi, chi phối bởi nhiều yếu tố. Đây là công việc đòi hỏi kế toán viên phải linh hoạt, chính xác và nắm được kỹ năng chuyên môn. Đặc biệt phải thiết lập được quy trình kế toán để quá trình thực hiện nghiệp vụ đơn giản, chính xác và tiết kiệm thời gian hơn.

 

1. Quy trình kế toán nhà hàng

1.1. Theo dõi tình hình xuất nhập hàng

Đối với nhà hàng, việc nhập hàng hóa, đặc biệt là nguyên vật liệu nấu ăn được thực hiện liên tục. Việc kiểm soát các chứng từ cũng sẽ vất vả hơn. Trong bước này, kế toán cần:

• Nhận các chứng từ nhập/xuất từ bộ phận kho, mua hàng.
• Kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đó theo quy định của nhà hàng.
• Có kế hoạch nhắc nhở các bộ phận liên quan chuyển giao chứng từ đúng hạn. Nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạch và lên các báo cáo.
• Lưu trữ các chứng từ xuất/nhập.
• Báo cáo kịp thời khi phát hiện các sai phạm trong quá trình xuất nhập không đúng theo nguyên tắc kế toán.

1.2. Kiểm soát giá cả hàng hoá mua vào

• Thu thập báo giá của nhà cung cấp.
• Theo dõi việc tăng giảm giá của các nhà cung cấp.
• Định kỳ hàng tháng kiểm tra giá cả trên thị trường và so sánh với giá của nhà cung cấp.
• Kiểm tra tính chính xác về giá, nhà cung cấp với hàng hoá mua ngoài.

1.3. Quản lý định mức tồn kho, đặt hàng, xuất nhập tồn

• Theo dõi lượng xuất hàng hàng ngày so với định mức tồn kho quy định của Nhà hàng.
• Theo dõi lượng đặt hàng yêu cầu so với số lượng đặt hàng đã quy định.
• Báo cáo và có hướng xử lý với Trưởng bộ phận về các trường hợp không thực hiện đúng định mức tồn kho và số lượng đặt hàng, hoặc có những  biến động đột xuất
• Kiểm tra số lượng xuất nhập tồn và số lượng hàng hoá thực tế trong kho.
• Những mặt hàng tươi sống cần có kế hoạch tồn kho,  mua hàng phù hợp

1.4. Xử lý công nợ – tài chính

• Hỗ trợ kế toán thanh toán trong việc xem xét các số liệu nhập hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.
• Lập các kế hoạch thu mua hàng hóa để kế toán thanh toán lên kế hoạch tài chính cho phù hợp tránh các  tình trạng thiếu hàng và thiếu tiền.

1.5.   Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ

• Theo dõi số lượng tài sản, công cụ mua về và xuất dùng
• Theo dõi số lượng tài sản tăng giảm định kỳ hàng tháng.
• Đánh giá tình trạng công cụ hư hỏng hàng tháng có kế hoạch mua mới thay thế.
• Tổ chức việc quản lý tài sản cố định, các máy móc, công cụ quan trọng như dán nhãn, theo dõi chi phí . Tổ chức kiểm kê thực tế tài sản, máy móc, công cụ hàng tháng.

6.   Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu

• Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng món ăn
• Tính định mức tiêu hao với nhiều loại nguyên vật liệu thay thế
• Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu với từng nhóm khác, hoặc từng thời gian
• Kiếm tra việc tiêu hao vật tư từ bếp, bar… hoặc từ món ăn của khách
• Từ nguyên liệu tiêu hao và món từ bar, bếp… báo lên để tính doanh thu trong ngày

7.  Tính giá thành sản phẩm

Giá thành món ăn bao gồm: nguyên vật liệu chính và phụ, nhân công chế biến, chi phí sản xuất chung… Việc nhất để xác định giá thành chính là định mức nguyên vật liệu chính và phụ cho từng món ăn, đồ uống cụ thể.

Cần phải xác định được nguyên vật liệu nào là chính và chiếm tỷ trọng bao nhiêu. Tính đến nguyên vật liệu phụ như: gas, gia vị, tiền điện… Từ đó tính được giá thành tương ứng của từng món ăn nhất định. Thường nhà hàng sẽ tính giá thành theo:

• Tính giá thành theo món.
• Tính giá thành theo từng đoàn khách.
• Tính giá thành cho từng ngày, xem có phù hợp với doanh thu không.

8.  Thanh toán, doanh thu

• Kiểm tra thanh toán ngay
• Quản lý thanh toán chậm
• Từ thông báo thanh toán để quy ngược lại món ăn, vật tư tiêu hao, doanh thu
• Xuất hóa đơn trong ngày

9.   Thực hiện báo cáo

Thực hiện lên báo cáo theo định kỳ hoặc theo yêu cầu cho Kế toán trưởng hoặc trưởng bộ phận phụ trách.

• Báo cáo về chi phí.
• Báo cáo về hàng hóa.
• Báo cáo về CCDC, TSCĐ.
• Các báo cáo đặc thù khác…

10.  Hạch toán

Theo thông tư 133, kế toán nhà hàng hạch toán nghiệp vụ khi mua hàng về, căn cứ vào hóa đơn hoặc Bảng kê mua hàng hóa tài sản 01/TNDN, hạch toán như sau

Mua hàng về	Định khoản
Nếu nhập kho	Nợ TK 152/ Có TK 111,112
Nếu mang vào bar, bếp luôn	Nợ TK 154/ Có TK 111,112
Tiền lương trực tiếp của nhân viên bar, bếp	Nợ TK 154/ Có TK 334
Chi phí SXC	Nợ TK154 / Có TK 111,112,131
Cuối ngày căn cứ vào định mức tiêu hao vật tư, kết chuyển giá vốn	Nợ TK 632/ Có TK 154
Hạch toán doanh thu	Nợ TK 111,131 / Có TK 511, 3331

Lưu ý:

• Đồ uống được tính như hàng thương mại và giao cho bar, hoặc nhân viên lễ tân quản lý, bán và làm báo cáo riêng.
• Chi phí nguyên vật liệu phụ có thể xuất cho bếp, bar… rồi phân bổ hàng ngày, số chưa dùng hết để dư ở TK 154.
• Mỗi hóa đơn cần có một bàng kê kèm theo để theo dõi món và tính giá thành.
• Những trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán lập bảng kê và xuất một hóa đơn vào cuối ngày

2. Các mẫu sổ sách của kế toán nhà hàng

Cũng như kế toán cách ngành khác, kế toán nhà hàng phải hoạt động trong khuôn khổ quy định của cơ quan quản lý. Việc sử dụng sổ sách cũng phải tuân theo các mẫu quy định.

Các loại sổ sách kế toán nhà hàng thường phải sử dụng theo thông tư 133

Tên sổ	Ký hiệu mẫu
Nhật ký-sổ cái	S01-DNN
Chứng từ ghi sổ	S02a-DNN
Sổ đăng ky chứng từ ghi sổ	S02b-DNN
Sổ Cái (dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ)	S02c1-DNN
	S02c2-DNN
Sổ Nhật ký chung	S03a-DNN
Sổ Nhật ký thu tiền	S03a1-DNN
Sổ Nhật ký chi tiền	S03a2-DNN
Sổ Nhật ký mua hàng	S03a3-DNN
Sổ Nhật ký bán hàng	S03a4-DNN
Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung)	S03b-DNN
Sổ quỹ tiền mặt	S04a-DNN
Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt	S04b-DNN
Sổ tiền gửi ngân hàng	S05-DNN
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa	S06-DNN
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa	S07-DNN
Thẻ kho (Sổ kho)	S08-DNN
Sổ tài sản cố định	S09-DNN
Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng	S10-DNN
Thẻ Tài sản cố định	S11-DNN
Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán)	S12-DNN
Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) bằng ngoại tệ	S13-DNN
Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ	S14-DNN
Sổ chi tiết tiền vay	S15-DNN
Sổ chi tiết bán hàng	S16-DNN
Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh	S17-DNN
Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ	S18-DNN
Sổ chi tiết các tài khoản	S19-DNN
Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu	S20-DNN
Sổ chi tiết cổ phiếu quỹ	S21-DNN
Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán	S22-DNN
Sổ theo dõi chi tiết vốn góp của chủ sở hữu	S23-DNN
Sổ chi phí đầu tư xây dựng	S24-DNN
Sổ theo dõi thuế GTGT	S25-DNN
Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại	S26-DNN
Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm	S27-DNN
Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của DN

Bài viết liên quan:

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán 

Quy trình hạch toán công ty bất động sản

Quy trình hạch toán kế toán xây dựng công trình

Tổng hợp 6 cách tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp