Hàng tháng hàng quý thì kế toán của các doanh nghiệp đều phải làm rất nhiều công việc. Từ những công việc và nghiệp vụ phát sinh hàng ngày cho đến hàng tháng, hàng quý đều rất quan trọng. Trong bài viết sau đây, Kaike sẽ giúp các bạn tổng hợp lại một số công việc mà kế toán cần thực hiện trong tháng 12/2023 tới đây.

1. Công tác chuẩn bị kiểm kê tài sản 

1.1 Quy định pháp luật về kiểm kê tài sản 

Một trong những công việc kế toán bắt buộc và quan trọng phải thực hiện vào cuối kỳ kế toán năm là kiểm kê tài sản. Theo điều 40 của Luật kế toán số 88/2015/QH13 có đưa ra các quy định sau đây: 

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.

Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm.

(Tham khảo chi tiết thêm các trường hợp bắt buộc phải kiểm kê tài sản sản tại điều 40 của Luật kế toán số 88/2015/QH13).

Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch, kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.

Doanh nghiệp cần căn cứ cụ thể vào các tài sản hiện hữu để thực hiện kiểm kê các tài sản gồm:

• Tiền mặt, vàng bạc, đá quý, …
• Hàng tồn kho
• Công cụ dụng cụ
• Tài sản cố định hữu hình
• Các tài sản khác (nếu có)

1.2 Quy trình kiểm kê tài sản 

Tùy vào tình hình thực tế các tài sản của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, Ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan cần xây dựng một bộ quy trình kiểm kê tài sản đầy đủ. Doanh nghiệp có thể tham khảo các bước kiểm kê tài sản sau đây:  

Bước 1: Công bố Quyết định kiểm kê tài sản cuối năm được phê duyệt bởi người có thẩm quyền

Bước 2: Tổ chức thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản của doanh nghiệp

Bước 3: Hội đồng kiểm kê tài sản ban hành và công bố Kế hoạch kiểm kê chi tiết 

Bước 3: Thực hiện quy trình kiểm kê tài sản

Bước 4: Tập hợp số liệu và lập Biên bản kiểm kê tài sản

Bước 5: Hội đồng kiểm kê họp đánh giá sau kiểm kê 

Bước 6: Hội đồng kiểm kê đưa ra đề xuất các giải pháp, kiến nghị (nếu có)

Bước 7: Báo cáo kết quả kiểm kê tài sản

Lưu ý:

• Sắp xếp lịch trình kiểm kê phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và việc chốt số liệu lập báo cáo tài chính. Quá trình kiểm kê cần lưu trữ đầy đủ các hồ sơ, tài liệu và chữ ký của người có thẩm quyền của doanh nghiệp. 
• Thực hiện công tác kiểm kê từ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, hàng tồn kho,.. đến tiền mặt, tiền gửi,…

2. Rà soát và thực hiện xác nhận công nợ 

Kế toán cần thực hiện thủ tục gửi Thư xác nhận công nợ hoặc lập Biên bản đối chiếu công nợ với số dư được trình bày trên báo cáo tài chính tại thời điểm cuối năm, để đảm bảo phản ánh đầy đủ và chính xác quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp với các khoản công nợ.  

Các khoản công nợ nhà cung cấp, khách hàng và nhân viên

Kế toán cần làm biên bản xác nhận công nợ với các nhà cung cấp, khách hàng, đối tác và các đối tượng khác để đảm bảo số liệu kế toán ghi nhận là đầy đủ và chính xác. Việc đối chiếu công nợ cũng giúp sớm hiện sai lệch để điều chỉnh sai lệch một cách kịp thời nhất. 

Kế toán cũng lưu ý đến công nợ nội bộ, công nợ khác để làm đối chiếu công nợ kịp thời và đầy đủ. 

Số dư tiền gửi ngân hàng, các khoản vay nợ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng 

Kế toán cần lưu ý đến việc gửi thư xác nhận hoặc đối chiếu qua sổ phụ ngân hàng để chắc chắn số dư tiền gửi ngân hàng, cũng như các khoản vay nợ, thấu chi với ngân hàng là chính xác. Đây là công việc quan trọng và là một trong những tài liệu có thể được cung cấp đến đơn vị kiểm toán độc lập, cơ quan thuế, …khi có kiểm tra, thanh tra.

>> Chỉ 167.000đ/THÁNG – Tiết kiệm gấp đôi thời gian cho kế toán

3. Xem xét trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng 

Thời điểm cuối năm cũng là thời điểm kế toán phải xem xét đến việc trích lập, cũng như hoàn nhập các khoản dự phòng như: dự phòng nợ phải thu khó đòi, trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, trích lập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, …

Quy định pháp luật hướng dẫn:

• Trích lập dự phòng cho mục đích kế toán: tham khảo Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC cho doanh nghiệp lớn hoặc Thông tư số 133/2016/TT-BTC cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. 
• Trích lập dự phòng cho mục đích tính thuế TNDN: thông tư số 48/2019/TT-BTC (Hướng dẫn việc trích lập và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng tại doanh nghiệp).

Đảm bảo có đầy đủ hồ sơ trích lập dự phòng theo hướng dẫn của Thông tư số 48/2019/TT-BTC:

• Việc xác định hàng tồn kho hư hỏng, giảm giá trị nhằm để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bảng trích lập, xác định hàng tồn kho giảm giá trị làm cơ sở trích lập phải chi tiết rõ tài khoản, tên hàng tồn kho, mã hàng, … Doanh nghiệp nên chi tiết ngay trên biên bản, báo cáo kiểm kê và các tài liệu liên quan đến việc trích lập dự phòng. 
• Kế toán hạch toán trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Nợ TK 632/Có TK 229
• Hồ sơ trích lập dự phòng phải tuân thủ Thông tư số 48/2019/TT-BTC để đảm bảo các chi phí này là chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp. 

Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng theo Thông tư số 48/2019/TT-BTC như sau:

• 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm
• 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
• 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
• 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên

Hạch toán kế toán trích lập: Nợ TK 642 và Có TK 229

Hồ sơ trích lập dự phòng phải tuân thủ Thông tư số 48/2019/TT-BTC để đảm bảo các chi phí này là chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp. 

4. Trích trước các khoản chi phí phải trả và các khoản lãi dự thu từ đầu tư tài chính 

4.1 Trích trước các khoản chi phí phải trả

– Với các khoản chi phí đã phát sinh trong kỳ nhưng chưa đầy đủ chứng từ, kế toán cần trích trước và ghi nhận vào chi phí tương ứng để đảm bảo việc ghi nhận chi phí là đúng kỳ và kịp thời.

– Điều 54 của Thông tư số 200/2014/TT-BTC đưa ra hướng dẫn sau:

• Phân biệt các khoản chi phí phải trả với các khoản dự phòng phải trả được phản ánh trên tài khoản 352. Từ đó, ghi nhận và trình bày Báo cáo tài chính phù hợp với bản chất của từng khoản mục
• Việc trích trước phải được tính toán một cách chặt chẽ và có bằng chứng về các khoản chi phí phải trích trước trong kỳ. Đảm bảo số chi phí phải trả hạch toán vào tài khoản này phù hợp với số chi phí thực tế phát sinh. Nghiêm cấm việc trích trước vào chi phí những nội dung không được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh.

– Việc hạch toán các khoản chi phí phải trả nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán. (không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí)

– Kế toán cần rà soát lại tất cả các khoản chi phí phát sinh xung quanh thời điểm kết thúc năm tài chính. Đảm bảo ghi nhận đầy đủ và chính xác chi phí theo thực tế phát sinh. 

– Lãi vay phải trả: Liên quan đến chi phí phải trả, doanh nghiệp cần lưu ý đến lãi vay phải trả (nếu có). Căn cứ tính toán là theo hợp đồng vay và các hồ sơ liên quan để xác định, việc trích trước chi phí lãi vay cũng nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán. 

4.2 Hạch toán lãi dự thu nếu có khoản tiền gửi có kỳ hạn và các khoản lãi từ đầu tư khác

Với các khoản tiền gửi có kỳ hạn tại ngân hàng hoặc các khoản lãi từ đầu tư khác, kế toán cần xem xét ước tính phần lãi từ hoạt động này nhằm đưa vào doanh thu tài chính của doanh nghiệp. 

Kế toán lưu ý đảm bảo nguyên tắc thận trọng khi hạch toán các khoản lãi từ tiền gửi và lãi từ các khoản đầu tư tài chính khác trên cơ sở nguyên tắc thận trọng: không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập. 

Do vậy cần có bằng chứng chắc chắn về khoản lãi thu được và hạn chế việc hạch toán một khoản lãi cao hơn thực tế thu về. Bút toán hạch toán: 

• Nợ TK 1388/Có TK 515
• Sang năm nhận lãi hạch toán lại: Nợ 112/Có 138 
• Phần lãi thêm (nếu có) hạch toán: Nợ 112/Có 515

5. Các công việc rà soát thuế 

Thời điểm cuối năm cũng là thời điểm kế toán cần rà soát lại các công việc liên quan đến thuế trong năm để chuẩn bị tốt cho công tác lập báo cáo quyết toán theo quy định. Dưới đây là một số lưu ý mà kế toán cần chú ý thực hiện vào thời điểm cuối năm: 

5.1. Lưu ý về chính sách giảm thuế GTGT

Theo Nghị định số 44/2023/NĐ-CP (Quy định chính sách giảm thuế giá trị gia tăng theo Nghị quyết số 101/2023/QH15 ngày 24 tháng 6 năm 2023 của Quốc Hội), việc giảm thuế suất thuế GTGT (Từ 10% xuống 8%) có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2023 đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2023. 

Tại thời điểm 31/12/2023 kế toán cần phải lưu ý cập nhật và theo dõi các quy định (thay thế) nếu có liên quan đến việc giảm thuế GTGT này để đảm bảo tuân thủ các chính sách pháp luật về thuế. 

5.2. Rà soát đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc của nhân viên

Kế toán cần lưu ý lưu trữ hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh với người phụ thuộc như: con cái, bố đẻ, mẹ đẻ, bố chồng, mẹ chồng, anh chị em, … Với mỗi trường hợp hồ sơ cần lưu trữ là khác nhau. Kế toán cần đảm bảo thực hiện đúng theo hướng dẫn về hồ sơ tại các văn bản hướng dẫn của thuế. 

Năm 2023: Kế toán lưu ý rằng hồ sơ chứng minh người phụ thuộc (xin giảm trừ gia cảnh) đã có nhiều thay đổi theo Thông tư số 79/2022/TT-BTC. Thông tư này đã sửa đổi điểm g khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC. Chi tiết các yêu cầu về hồ sơ, tài liệu chứng minh, kế toán xem các hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 79/2022/TT-BTC. 

Hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc có nhiều thay đổi theo Thông tư số 79/2022/TT-BTC

5.3. Lưu ý trường hợp các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng

Đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế. Danh sách người thân bao gồm:

• Anh, chị, em ruột
• Ông, bà nội; ông, bà ngoại; cô, dì, cậu, chú, bác ruột
• Cháu ruột bao gồm: con của anh, chị, em ruột
• Người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật.

Chủ động tổng hợp số liệu chi phí không được trừ để đưa vào tờ khai thuế TNDN trước khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra thuế tại doanh nghiệp nhằm giảm tối thiểu số chi phí bị loại sau quyết toán thuế.

Bài viết trên đây là một số lưu ý mà Kaike đã tập hợp lại, kế toán cần căn cứ theo tình hình thực tế số liệu kế toán doanh nghiệp trình bày trên báo cáo tài chính để làm các công việc rà soát số liệu, hồ sơ và giấy tờ vào thời điểm cuối năm. Kế toán cần lưu ý các quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành để thực hiện. Việc rà soát và lưu ý các công việc kế toán thuế cần thực hiện theo các quy định của Luật thuế, Nghị định và các thông tư thuế hướng dẫn kèm theo.

Các bài viết liên quan: