Nếu bạn là kế toán thì sổ cái là một loại sổ rất quen thuộc. Nhưng có nhiều điều về sổ cái có thể bạn chưa thực sự hiểu rõ. Hãy cùng bài viết hôm nay tìm hiểu sâu hơn về sổ cái nhé.

1. Sổ cái là gì?

Sổ cái là tên gọi khác của sổ kế toán tổng hợp và được dùng để ghi chép lại các giao dịch kinh tế phát sinh của doanh nghiệp ở từng tài khoản.

Cuối mỗi kỳ, kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu số liệu giữa số liệu tổng hợp và chi tiết, tổng hợp ghi nhận số liệu và khóa sổ của kỳ kế toán đó.

Trước đây, doanh nghiệp có thể sử dụng sổ theo hình thức chép tay thì nay các doanh nghiệp đã thống kê và ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua phần mềm kế toán hoặc phần mềm excel. Điều đó mang lại việc giảm thời gian ghi chép đối chiếu số liệu, dễ dàng kiểm tra thông tin và tiết kiệm thời gian cho kế toán.

2. Đặc điểm của sổ cái

• Sổ cái ghi chép không giới hạn số lượng các giao dịch kinh tế phát sinh trong kỳ.
• Sổ cái được mở cho từng tài khoản khác nhau và cho tất cả các tài khoản nhằm quản lý số liệu ở doanh nghiệp.
• Mọi sự biến động trong kỳ hoặc số dư về đầu kỳ, cuối kỳ đều được ghi chép chính xác, đầy đủ trong sổ cái tài khoản.
• Thông tin trên sổ cái được hệ thống hóa dựa theo từng đối tượng hoặc theo tài khoản kế toán mở sổ.

3. Ý nghĩa của sổ cái kế toán

Sổ cái có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán cũng như công tác quản lý doanh nghiệp:

• Sổ cái cung cấp thông tin số liệu để từ đó làm căn cứ để lập báo cáo tài chính.
• Đối chiếu số liệu giữa sổ cái và sổ chi tiết giúp tìm ra những sai lệch số liệu.
• Sổ cái phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp.
• So sánh sổ liệu sổ cái giữa các kỳ khác nhau là cơ sở để doanh nghiệp phát hiện những khoản thu chi bất thường, những khoản doanh thu, chi phí phát sinh.
• Sổ cái cung cấp số liệu giúp các nhà quản trị doanh nghiệp nhìn rõ về tình hình tài chính của doanh nghiệp, dễ dàng kiểm tra kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp.

>> Chỉ 167.000đ/THÁNG – Sở hữu ngay công cụ hỗ trợ kế toán ưu việt

4. Các loại sổ cái phổ biến

4.1 Dựa vào hình thức

Nếu dựa vào hình thức ghi sổ thì có nhiều loại sổ cái: sổ cái theo hình thức nhật ký chung, nhật ký sổ cái, nhật ký chứng từ và chứng từ ghi sổ và hình thức ghi sổ trên máy vi tính.

Tuy nhiên thực tế hiện nay các doanh nghiệp đa số ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.

Theo hình thức nhật ký chung phản ánh toàn bộ các giao dịch của doanh nghiệp trên một sổ duy nhất sau đó sẽ ghi sang các sổ khác.

4.2 Dựa vào nội dung

Dựa vào nội dung thì sổ cái được chia thành 3 loại: sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp và chi tiết.

Cả 3 loại sổ này có thể áp dụng đồng thời trong doanh nghiệp và đều được sử dụng thực tế.

5. Hướng dẫn cách ghi sổ cái kế toán

5.1 Hình thức nhật ký chung

Theo hình thức này, cách ghi sổ cái chi tiết như sau:

• Bắt đầu bằng năm, tên và số hiệu tài khoản
• Lấy số dư đầu kỳ từ số dư cuối kỳ trước chuyển sang
• Tại cột A ghi ngày tháng ghi sổ
• Tại cột B ghi số chứng từ, đảm bảo số chứng từ là duy nhất để có thể dễ tìm kiếm sau này
• Tại cột C ghi ngày tháng của chứng từ
• Tại cột D ghi nội dung của giao dịch kinh tế phát sinh
• Tại cột E và cột G ghi thông tin liên quan đến sổ Nhật ký chung, số trang và số dòng bao nhiêu để tìm số liệu về sau. Tuy nhiên hiện tại ghi sổ trên phần mềm nên không cần thiết đến phần này nữa. Kế toán có thể trực tiếp kiểm tra và xem lại giao dịch đó trên phần mềm. Số liệu được liên kết trực tiếp đến số chứng từ đang xem.
• Tại cột H ghi tài khoản đối ứng
• Tại cột 1,2 ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có
• Cuối kỳ kế toán cộng tổng số phát sinh trong kỳ và tính toán ra số dư cuối kỳ.

Khi có phần mềm kế toán, thay vì việc ghi sổ kế toán các giao dịch phát sinh thì nhiệm vụ chính của kế toán là kiểm tra tính chính xác của các giao dịch phát sinh xem đã được ghi nhận phù hợp hay chưa và đối chiếu số liệu giữa chi tiết và tổng hợp.

Dưới đây là mẫu sổ cái theo hình thức kế toán Nhật ký chung theo thông tư 200/2014/TT-BTC và thông tư 133/2014/TT-BTC.

5.2 Hình thức chứng từ ghi sổ

Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Hàng ngày, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Cái ở các cột phù hợp.

• Tại cột A ghi ngày tháng ghi sổ
• Tại cột B ghi số chứng từ, đảm bảo số chứng từ là duy nhất để có thể dễ tìm kiếm sau này
• Tại cột C ghi ngày tháng của chứng từ
• Tại cột D ghi nội dung của giao dịch kinh tế phát sinh
• Tại cột E ghi số hiệu tài khoản đối ứng
• Tại cột 1,2 ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có

Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau.

Cuối kỳ, kế toán phải khoá sổ, cộng tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có. Sau đó tính ra số dư và cộng luỹ kế số phát sinh từ đầu kỳ từng tài khoản lập Báo cáo tài chính.

5.3 Hình thức nhật ký chứng từ

Theo hình thức này, số phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên Sổ Cái theo tổng số lấy từ Nhật ký – Chứng từ ghi Có tài khoản đó.

–  Số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các Nhật ký – Chứng từ liên quan.

–  Sổ Cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã khoá sổ và kiểm tra, đố chiếu số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ.

5.4 Hình thức nhật ký sổ cái

Hàng ngày, khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra chứng từ sau đó phân loại tài khoản ghi sổ của chứng từ đó.

Kế toán tập hợp và ghi các chứng từ cùng loại vào “ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”. Từ đó ghi vào Nhật ký sổ cái.

Cuối kỳ, sau khi kế toán đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ và Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối kỳ.

Căn cứ vào số phát của kỳ trước và phát trinh trong kỳ, kế toán tính toán ra số phát sinh luỹ kế từ đầu năm đến cuối kỳ này.

5.5. Hình thức ghi sổ trên máy vi tính

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán.

Các thông tin được tự động nhập vào hệ thống sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Cuối kỳ, kế toán khóa sổ và lập báo cáo tài chính.