Từ thời điểm doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hoàn toàn từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa thực sự hiểu rõ về hóa đơn điện tử. Vậy doanh nghiệp cần phải lưu ý những điều gì khi sử dụng hóa đơn điện tử? Hãy cùng Kaike tìm hiểu qua bài viết này nhé.
1. Tổng quan về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hệ thống tập hợp những thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những phương tiện rất phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp và có thể thay thế cho các hóa đơn giấy khác.
Các loại hóa đơn điện tử hiện nay, bao gồm:
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn bán hàng
- Các loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho, các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi.
2. Những quy định khi sử dụng hóa đơn điện tử
- Từ ngày 19/10/2020, Chính phủ ban hành Nghị quyết 123/2020/NĐ-CP, trong đó quy định khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01/07/2022.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết 30/06/2022.
>> Siêu ưu đãi! Có ngay phần mềm kế toán với 167.000đ/THÁNG
3. Một số thông tin cần có
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua.
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền, thuế VAT, …
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có), …
4. Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy
- Tiết kiệm chi phí: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ so với hóa đơn giấy. Đồng thời không cần phải gửi hóa đơn qua dịch vụ bưu điện hay dịch vụ chuyển phát nhanh cho khách hàng.
- Tính bảo mật cao: Hóa đơn điện tử được mã hóa và có các biện pháp bảo mật mạnh để đảm bảo an toàn thông tin. Hóa đơn điện tử thường được gửi qua kênh mạng bảo mật, giúp giảm rủi ro mất mát hoặc lộ thông tin so với hóa đơn giấy có thể bị mất, hỏng hoặc đánh cắp.
- Tiết kiệm thời gian: Việc tự động hóa quy trình hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu thời gian và công sức của cả người gửi và người nhận. Hóa đơn điện tử cũng dễ dàng tra cứu và tìm kiếm, giúp quản lý dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian trong quá trình kiểm tra và giải quyết tranh chấp.
- Phương thức gửi hóa đơn đa dạng: Hóa đơn điện tử có thể được gửi qua email, truy cập trực tuyến, hoặc thông qua các hệ thống quản lý hóa đơn điện tử. Điều này tạo ra sự linh hoạt cho người gửi và người nhận hóa đơn, và giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cả hai bên.
- Giảm hóa đơn, chứng từ giả: Hóa đơn điện tử khó bị làm giả do các biện pháp bảo mật mạnh như chữ ký số và mã hóa. Điều này giúp gian đồ hóa đơn, cải thiện tính trung thực và tin cậy trong giao dịch thương mại.
5. Điều kiện khởi tạo
- Các tổ chức, doanh nghiệp phải có đủ điều kiện hoặc đang giao dịch điện tử kê khai thuế.
- Đội ngũ nhân viên có khả năng tương xứng để thực hiện việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử.
- Phải có quy trình sao lưu, lưu trữ và khôi phục dữ liệu để đáp ứng yêu cầu lưu trữ của hóa đơn điện tử.
- Tổ chức, doanh nghiệp phải có chữ ký điện tử, sở hữu phần mềm bán hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán.
- Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng tốt yêu cầu về khai thác, kiểm soát, sử dụng và lưu trữ hóa đơn điện tử.
6. Điều kiện tổ chức trung gian
- Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên.
- Có khả năng phát hiện, ngăn chặn và cảnh báo truy cập bất hợp pháp.
- Phải sở hữu hệ thống thiết bị và kỹ thuật để cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
- Phải có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử.
- Phải có quy trình sao lưu, khôi phục và lưu trữ kết quả truyền nhận giữa các bên.
- Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử qua tin nhắn SMS hoặc email sau khi thanh toán.
- Triển khai công nghệ thông tin để trao đổi dữ liệu giữa các doanh nghiệp và tổ chức với nhau.
- Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử phải báo cáo cơ quan thuế định kỳ 6 tháng một lần.
- Tổ chức trung gian phải là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có chứng chỉ đăng ký kinh doanh hoặc chứng chỉ đầu tư.
Trên đây, bài viết đã cung cấp đầy đủ những thông tin tổng quát có liên quan đến hóa đơn điện tử. Hy vọng, bạn có thể sử dụng những thông tin đó để áp dụng vào công việc hàng ngày.
Các bài viết liên quan:
Hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử đã lập mới nhất 2023
Hóa đơn chuyển đổi là gì? Nguyên tắc khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Tiết kiệm 75% thời gian nhập liệu
x
