Khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn, kế toán cần nắm chắc cách thức, nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi để không gặp phải các sai sót. Trong bài viết này, Kaike sẽ tổng hợp những nguyên tắc cũng như cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên phần mềm hóa đơn điện tử.

1. Hóa đơn chuyển đổi để làm gì?

Khoản 1, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành đã quy định rất rõ về việc doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như một cách chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa khi vận chuyển. Tuy nhiên, việc chuyển đổi này cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, và phải có chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật bên bán hàng.

Ngoài ra, chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cũng giúp doanh nghiệp lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của pháp luật. Do đó, nhiều người chọn phương thức chuyển đổi này để thỏa mãn các yêu cầu trên.

2. Nguyên tắc khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn giấy sau khi thực hiện chuyển đổi, nghiệp vụ chuyển đổi hóa đơn phải đảm bảo những nguyên tắc sau:

• Thứ nhất: Nội dung trên hóa đơn chuyển đổi phải được giữ toàn vẹn so với hóa đơn gốc
• Thứ hai: Hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng để xác nhận, cụ thể hơn là có dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
• Thứ ba: Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và đầy đủ họ tên của người thực hiện chuyển đổi

Như vậy, nếu đáp ứng được toàn bộ 3 yêu cầu trên, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử mới có giá trị pháp lý.

>> Siêu ưu đãi! Có ngay phần mềm kế toán với 2.000.000đ

3. Hóa đơn chuyển đổi khác gì so với hóa đơn giấy thông thường?

Hóa đơn điện tử đang được Nhà nước đẩy mạnh triển khai nhằm khắc phục những hạn chế của hóa đơn giấy, phù hợp với sự phát triển kinh tế trong thời kỳ công nghệ số hiện nay.
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định, thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử là từ ngày 01/07/2022. Tuy nhiên, Chính Phủ cũng khuyến khích các đơn vị, doanh nghiệp chuyển đổi dần sang hóa đơn điện tử để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, tra cứu, quản lý kê khai thuế… thuận tiện, nhanh chóng hơn.

Đặc biệt, với ưu điểm linh hoạt về tính năng, dễ sử dụng và có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy dễ dàng, nên hóa đơn điện tử đang ngày càng được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp.
Vậy so với hóa đơn giấy thông thường, hóa đơn điện tử chuyển đổi có điểm gì khác:

• Thứ nhất: Ký hiệu trên hóa đơn: Nếu số seri trên hóa đơn giấy là VC/15P thì trên hóa đơn chuyển là VC/15E
• Thứ hai: Chữ ký trên hóa đơn: Chữ ký trên hóa đơn giấy sử dụng chữ viết tay, trong khi hóa đơn điện tử dùng chữ ký số.
• Thứ ba: Liên hóa đơn: Hóa đơn giấy có liên 2, liên 3 và nội dung trên các liên phải giống hệt nhau. Hóa đơn điện tử không có liên.
• Thứ tư: Hóa đơn chuyển đổi có dòng chữ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.

4. Hướng dẫn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Cách tự chuyển đổi hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng:

• Bước 1: Tải file hóa đơn điện tử về máy tính
• Bước 2: In file hóa đơn điện tử ra hóa đơn bản giấy

Nếu đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử K-invoice, doanh nghiệp có thể tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo các bước sau:

• Truy cập website K-invoice tại địa chỉ: https://kaike.vn/hoa-don-dien-tu/
• Chọn chức năng “Tra cứu hóa đơn” trên giao diện trang chủ
• Nhập thông tin tra cứu bao gồm “Nhập mã tra cứu”
• Chọn “Tra cứu”
  

Hệ thống sẽ hiển thị thông tin hóa đơn điện tử.

Tại đây, bạn có thể thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo 2 cách sau:

• Cách 1: In trực tiếp trên website bằng cách: Nhấn tùy chọn “In hóa đơn” ngay sau màn hình khi hiển thị file hóa đơn điện tử.
  
• Cách 2: Tải hóa đơn về dạng PDF, mở file trên máy tính, nhấn lệnh in ra giấy A4.
  

Cần chú ý một số yếu tố sau để đảm bảo hóa đơn chuyển đổi hợp lệ:

Hóa đơn phải được người thực hiện chuyển đổi ký, ghi rõ họ tên

Hóa đơn chuyển đổi phải ghi rõ và chính xác ngày chuyển đổi

Hy vọng, bài viết trên đã cung cấp cho Quý khách hàng những thông tin hữu ích, giúp giải đáp câu hỏi hóa đơn chuyển đổi để làm gì, cũng như những nguyên tắc khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Các bài viết liên quan:

Hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Tại sao doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Hoá đơn thương mại là gì? Cách viết và mẫu hoá đơn