Trước những thay đổi của chính sách mới về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ khó tránh khỏi việc sai sót và lúng túng. Điều chỉnh hóa đơn điện tử là thắc mắc của nhiều kế toán trong thời gian vừa qua. Kaike.vn xin mời bạn đọc tìm hiểu về quy định điều chỉnh HĐĐT dưới đây.

1. Điều chỉnh hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bị sai sót

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế bị sai sót, chưa gửi bên mua

Nếu bên bán phát hiện HĐĐT có mã của Cơ quan Thuế bị sai sót. Tuy nhiên chưa gửi cho bên mua thì cần thực hiện:

• Sử dụng Mẫu số 04 thông báo với Cơ quan Thuế về việc hủy HĐĐT có mã đã lập có sai sót.
  

  Mẫu 04 – điều chỉnh/hủy hóa đơn điện tử

•  Tạo lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho HĐĐT bị sai, thực hiện ký điện tử và gửi tới Cơ quan Thuế để cấp mã mới sau đó gửi cho bên mua.
• Bên Cơ quan Thuế sẽ thực hiện hủy HĐĐT đã được cấp mã và có sai sót trên hệ thống.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế bị sai sót, đã gửi bên mua

Nếu HĐĐT bị sai tên, địa chỉ của bên mua, còn lại mã số Thuế và các thông tin khác vẫn đúng:

• Kế toán cần kiểm tra và thông báo cho bên mua về những thông tin bị sai sót.

• Sử dụng mẫu số 04 để thông báo với Cơ quan Thuế. Trường hợp này bên bán không phải lập lại hóa đơn.

Nếu HĐĐT bị sai mã số thuế, số tiền, nội dung về Thuế, hoặc sai thông tin hàng hóa:

• Bên bán và bên mua sẽ thỏa thuận, thống nhất và lập biên bản thỏa thuận và ghi rõ sai sót trên HĐĐT.

Tải mẫu Biên bản điều chỉnh HĐĐT  

• Sử dụng mẫu 04 để thông báo cho Cơ quan Thuế để hủy HĐĐT bị sai sót. Đồng thời lập HĐĐT mới thay thế.
• Cơ quan Thuế sẽ hủy HĐĐT bị sai sót trên hệ thống sau khi nhận được mẫu 04 của bên bán.
• Trên HĐĐT mới lập để thay thế cho hóa đơn bị sai, bên bán cần ký điện tử sau đó gửi cơ quan Thuế để được cấp mã mới cho HĐĐT lập đúng.

Trường hợp này, bên bán cần lưu ý, HĐĐT được lập để thay thế cần phải ghi chú rõ theo nội dung:
“Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn… số hóa đơn, ngày…tháng…năm”.

Trường hợp 3: Cơ quan Thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót

Trường hợp Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp phát hiện ra HĐĐT được cấp mã sai sót:

• Cơ quan Thuế sử dụng mẫu số 05 gửi cho bên bán để thông báo về thông tin sai sót để bên bán kiểm tra.
• Trong 2 ngày kể từ khi bên bán nhận được thông báo của Cơ quan Thuế, bên bán cần lập mẫu số 04 về việc hủy HĐĐT có mã bị sai sót sau đó gửi cho bên Cơ quan Thuế.
•  Kế tiếp, bên bán cần lập HĐĐT mới. Thực hiện ký điện tử và gửi Cơ quan Thuế để được cấp mã mới thay thế cho HĐĐT.

2. Điều chỉnh hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bị sai sót

Trường hợp hóa đơn không có mã lập bị sai sót, cách điều chỉnh HĐĐT bao gồm:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế bị sai sót, đã gửi bên mua

Hóa đơn sai về địa chỉ, tên bên mua, thông tin mã số thuế và các thông tin khác vẫn chính xác:

• Bên bán gửi thông báo cho bên mua về thông tin sai sót trên hóa đơn đã gửi. Lưu ý, không cần phải lập lại hóa đơn.
• Trường hợp hóa đơn này đã gửi cơ quan Thuế => Bên bán cần gửi Mẫu số 04 để thông báo cho cơ quan Thuế.

Nếu hóa đơn sai mã số Thuế, sai về tiền Thuế hoặc Thuế suất, hàng hóa sai quy cách hoặc chất lượng:

Bên bán và bên mua thỏa thuận và lập biên bản về việc sai sót HĐĐT. Ghi rõ ràng nội dung sai sót.

• Bên bán cần lập HĐĐT mới để thay thế cho HĐĐT sai sót.
• Bên bán thực hiện ký điện tử cho hóa đơn mới để thay thế hóa đơn sai sót sau đó gửi cho bên mua.

Lưu ý:

• HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT cũ cần ghi rõ :
  “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày…tháng…năm”.
• Trường hợp HĐĐT sai sót và đã gửi cơ quan Thuế => Bên bán cần thông báo với cơ quan Thuế bằng Mẫu số 04 và gửi thông tin HĐĐT mới cho cơ quan Thuế.

Trường hợp 2: Trường hợp cơ quan Thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Trường hợp cơ quan Thuế sau khi nhận dữ liệu hóa đơn, phát hiện có sai sót thì thực hiện:

• Thông báo cho bên bán theo Mẫu số 05. Yêu cầu bên bán kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn.
• Bên bán phải lập Mẫu số 04 để thông báo cho cơ quan Thuế về việc hủy hóa đơn. Hạn trong vòng 2 ngày kể từ khi nhận được thông báo.
• Bên bán lập HĐĐT mới để gửi cho bên mua thay thế. Gửi lại dữ liệu mới lên cơ quan Thuế.

Sai sót là điều rất khó tránh khỏi trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ. Đặc biệt là đối với nhiều doanh nghiệp có hối lượng giao dịch lớn. Tương đương với số hóa đơn điện tử cũng vô cùng lớn. Kế toán chưa có nhiều kinh nghiệm xử lý các vấn đề phát sinh thì rất khó khăn.

Đọc thêm bài viết: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế