Khi hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến thì việc tìm đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử cũng trở thành một vấn đề của doanh nghiệp. Có rất nhiều đơn vị có thể cung cấp dịch vụ này. Nhưng lựa chọn đơn vị nào cung cấp là một câu hỏi không dễ dàng. Hãy cùng bài viết hôm nay tìm hiểu các lưu ý khi lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.

1. Các tiêu chí khi lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử

1.1. Phần mềm xuất hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ

Để đánh giá một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng và hiệu quả của phần mềm là tiêu chí quan trọng nhất. Đơn vị nên chọn những phần mềm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử như lập, xuất, báo cáo và lưu trữ hóa đơn. Đồng thời, phần mềm cũng cần đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ và yêu cầu mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Quyết định 1450/QĐ-TCT.

1.2. Giao diện

Giao diện phần mềm cần được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng. Việc này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và thực hiện chính xác các nghiệp vụ, đặc biệt là với những đối tượng mới sử dụng hóa đơn điện tử như hộ kinh doanh.

1.3. Tính bảo mật

Bảo mật thông tin là yếu tố quan trọng khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Dữ liệu hóa đơn điện tử là thông tin quan trọng của doanh nghiệp, do đó cần lựa chọn đơn vị áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật thông tin quốc tế như ISO 27001:2013. Tiêu chuẩn này được các tổ chức uy tín đánh giá và công nhận.

1.4. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng đa kênh và liên tục 24/7 là yếu tố quan trọng thể hiện chất lượng chăm sóc khách hàng của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử. Điều này thể hiện tính liên tục trong hoạt động kinh doanh và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

1.5. Năng lực của nhà cung cấp

Năng lực của nhà cung cấp là một tiêu chí quan trọng khác. Đơn vị nên chọn những đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, có nền tảng chuyển đổi số và cung cấp các giải pháp số. Các đơn vị này cần có kiến thức về công nghệ thông tin, am hiểu thị trường và nắm rõ các quy định pháp luật để đem đến giải pháp hóa đơn điện tử hiện đại, bảo mật và chuyên nghiệp nhất.

1.6. Đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật

Đơn vị cần đáp ứng các điều kiện về tổ chức giải pháp theo quy định tại Thông tư 78 và Nghị định 123. Cụ thể, đơn vị phải là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được thành lập theo pháp luật Việt Nam, có thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử được công khai trên trang thông tin điện tử của tổ chức. Đồng thời, đơn vị cần có ít nhất 5 nhân sự trình độ đại học chuyên ngành công nghệ thông tin và hệ thống phần mềm, thiết bị công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu của Cơ quan Thuế.

2. Quy trình lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử

Việc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử nên dựa trên một quy trình cẩn thận và nghiêm ngặt. Dưới đây là một số bước cần thực hiện để chọn đúng đối tác phù hợp:

2.1. Nghiên cứu và khảo sát thị trường

Tìm hiểu về các nhà cung cấp hóa đơn điện tử hiện có trên thị trường. Xem xét danh sách các đối tác tiềm năng, đánh giá kinh nghiệm, danh tiếng, và độ tin cậy của họ.

2.2. Đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp

 Xác định rõ các yêu cầu và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp về hóa đơn điện tử. Cân nhắc các chức năng, tính năng, và yêu cầu đặc biệt mà doanh nghiệp của bạn cần để chọn nhà cung cấp phù hợp.

2.3. Suy xét về tiện ích và tính linh hoạt

Đánh giá khả năng mở rộng và tính linh hoạt của phần mềm hóa đơn điện tử. Hãy xem xét xem phần mềm có hỗ trợ các loại hóa đơn khác nhau. Có thể tích hợp với các hệ thống hiện có của bạn hay không? Có thể tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp hay không?

>> Sở hữu ngay phần mềm kế toán chỉ từ 167.000đ/THÁNG

2.4. Kiểm tra bảo mật và tuân thủ quy định

Đảm bảo rằng nhà cung cấp hóa đơn điện tử tuân thủ đầy đủ các quy định và quy tắc về bảo mật dữ liệu và quản lý hóa đơn điện tử. Kiểm tra xem nhà cung cấp có áp dụng các tiêu chuẩn và công nghệ bảo mật hiện đại không.

2.5. Tham khảo ý kiến khách hàng hiện tại

Liên hệ với các khách hàng đã sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp để nắm được ý kiến và kinh nghiệm của họ. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về chất lượng dịch vụ, sự hỗ trợ và đáp ứng của nhà cung cấp.

2.6. Kiểm tra giá cả và dịch vụ hỗ trợ

Xem xét giá cả của dịch vụ hóa đơn điện tử và các gói hỗ trợ mà nhà cung cấp cung cấp. Đảm bảo rằng giá cả hợp lý và căn cứ dựa trên chất lượng và dịch vụ được cung cấp.

Tóm lại, việc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng và hiệu quả đòi hỏi sự thận trọng và quan tâm đến nhiều yếu tố khác nhau. 

Bài viết đã cung cấp các tiêu chí để lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử. Hy vọng, bạn có thể xem xét cẩn thận các tiêu chí đã được đề cập để đảm bảo rằng lựa chọn đúng đối tác phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp.

Các bài viết liên quan:

Hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì? Những điều doanh nghiệp cần lưu ý

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử đã lập mới nhất 2023