Kế toán tiền lương có trách nhiệm đảm nhận công tác thanh toán lương cho nhân viên công ty. Để hoàn thành công tác nêu trên, kế toán nắm rõ quy trình luân chuyển chứng từ liên quan đến lương giữa các phòng ban đã được doanh nghiệp thiết lập để hạn chế tối đa sai sót đảm và bảo quyền lợi của nhân viên.

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương

Một quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương sẽ bao gồm những bước sau:

• Dựa theo hợp đồng, doanh thu nhân viên trong tháng, kế toán tính số lương mềm cần trả cho mỗi đối tượng trên quy chế tài chính công ty.
• Phòng nhân sự tính lương, chấm công theo số ngày thực tế và ngày công làm việc. Lập một bảng lương lương công tác và căn bản phải trả.
• Kế toán lập bảng lương doanh thu cần trả.
• Phòng nhân sự sẽ gửi cho kế toán bảng lương căn bản.
• Dựa trên bảng lương doanh thu và lương căn bản, kế toán tập hợp dạng bảng lương phải trả tổng hợp.
• Kế toán tính số BHYT, BHXH, BHTN, thuế TNCN cần khấu trừ trên NLĐ.
• Kế toán hoàn thành đầy đủ các khoản khấu trừ, chỉ tiêu phải trả, số tiền trên bảng lương còn lại.
• Kế toán lập phiếu chi trong trường hợp chi lương tiền mặt. Trả lương thông qua Ngân hàng thì kế toán phải lập Ủy nhiệm chi.
• Người kế toán chuyển Ủy nhiệm chi tới ngân hàng hoặc chuyển Phiếu chi tới thủ quỹ.
• Thủ quỹ chi tiền và chuyển tiền phiếu chi tới phòng nhân sự.
• Phòng nhân sự ký xác nhận và nhận tiền.
• Phòng nhân sự thiết lập bảng ký nhận lương.
• Nhân viên nhận lương và ký xác nhận lương.

Sơ đồ luân chuyển chứng từ tiền lương

• Hàng tháng căn cứ vào bảng lương, kế toán tổng hợp tiến hành lập bảng kê trích nộp các khoản theo lương. Và bảng kê trích nộp các khoản theo lương được dùng làm căn cứ ghi sổ.
• Kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ sau đó được dùng để ghi sổ cái
• Bảng kê trích nộp các khoản theo lương sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết.
• Căn cứ vào sổ cái kế toán lập bảng cân đối số phát sinh.

Tham khảo thêm Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán nguyên vật liệu

Quy định về nghiệp vụ hạch toán tiền lương

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC quy định việc hạch toán kế toán liên quan đến phải trả cho người lao động, đối với kế toán tiền lương có thể có một số nghiệp vụ như sau:

Hạch toán tiền lương phải trả người lao động

Nợ TK 641: Lương của bộ phận bán hàng

Nợ TK 642: Lương của bộ phận quản lý

Nợ TK 622: Lương của bộ phận sản xuất

Có TK 334: Tổng lương phải trả

Hạch toán trích bảo hiểm người lao động chịu

Nợ TK 334

Có TK 3383 – BHXH (8% x lương cơ bản của toàn DN).

Có TK 3384 – BHYT (3% x lương cơ bản của toàn DN).

Có TK 3386 – BHTN (1% x lương cơ bản của toàn DN).

Hạch toán trích bảo hiểm của DN chịu

Nợ TK 641:

Có TK 3383: 18% x lương cơ bản của bộ phận bán hàng.

Có TK 3384: 3% x lương cơ bản của bộ phận bán hàng.

Có TK 3386: 1,5% x lương cơ bản của bộ phận bán hàng.

Nợ TK 642:

Có TK 3383: 18% x lương cơ bản của bộ phận quản lý.

Có TK 3384: 3% x lương cơ bản của bộ phận quản lý.

Có TK 3386: 1,5% x lương cơ bản của bộ phận quản lý.

Nợ TK 622:

Có TK 3383: 18% x lương cơ bản của bộ phận sản xuất.

Có TK 3384: 3% x lương cơ bản của bộ phận sản xuất.

Có TK 338 6: 1,5% x lương cơ bản của bộ phận sản xuất.

Hạch toán thuế TNCN phải nộp

Nợ TK 334

Có TK 3335

Hạch toán trích kinh phí công đoàn (nếu có)

Nợ TK 642

Có TK 3382: 2% x Lương thực tế

Đọc thêm: Các nghiệp vụ kế toán cơ bản trong doanh nghiệp