Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán: Điều 41 Luật Kế toán sửa đổi năm 2015 quy định, tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Tài liệu kế toán vô cùng quan trọng đối với mỗi đơn vị kế toán. Do đó cần phải bảo quản, lưu trữ những tài liệu này cẩn trọng và theo quy định của pháp luật.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ với thời hạn tối thiểu 5 năm

Theo điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP

1.     Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (BCTC) như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

2.     Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập BCTC.

3.     Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại mục (1) và (2) mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 10 năm

Theo điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP

1.     Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, BCTC tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, BC quyết toán, BC tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC.

2.     Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; BC kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

3.     Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm:

• Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm
• Tài liệu kế toán về BC quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

4.     Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp. Hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

5.     Tài liệu liên quan tại đơn vị:

• Hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước,
• Hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

6.     Hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập. Các tài liệu khác không thuộc trường hợp lưu trữ 05 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn.

Nếu tài liệu kế toán quy định tại các mục nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

Theo điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:

1.     Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước:

• BC tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn
• BC quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn;
• Hồ sơ, BC quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia;
• Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định. Trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

2.     Đối với hoạt động kinh doanh:

Các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định. Căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

3.     Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm. Cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

Đọc thêm: Mẹo sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán khoa học 

Thời điểm tính hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định trong nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

1.     Với tài liệu tại điều 12, khoản 1,2 và 7, điều 13 và điều 14. Được tính từ ngày kết thúc của kỳ kế toán năm.

2.     Thời điểm để tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được căn cứ theo khoản 3 của điều 13 được tính từ ngày BC quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.

3.     Thời điểm để tính thời hạn lưu trữ còn liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập đơn vị đó. Cụ thể, với những tài liệu kế toán liên quan đến:
Chia tách, hợp nhất hay sáp nhập, chuyển đổi loại hình sở hữu. Giải thể phá sản hay chấm dứt hoạt động sản xuất kinh doanh, kết thúc dự án.
=>Được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản…

Hồ sơ kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền
=> Được tính từ ngày có BC kiểm toán hoặc kết luận kiểm tra thanh tra.