Phần mềm Microsoft Office ngày càng phổ biến trên toàn thế giới. Riêng với Microsoft Excel, công việc tính toán trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt đối với kế toán. Hãy cùng Kaike tìm hiểu về các phím tắt thường sử dụng trong Excel giúp hỗ trợ công việc kế toán nhanh nhất.

1. Vai trò của Excel trong công việc của kế toán

Việc sử dụng các hàm trên excel sẽ giúp ích rất nhiều công việc tính toán với số lượng lớn công thức phải xử lý. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ sử dụng chuột để tính toán sẽ khiến hiệu quả công việc giảm đi nhiều lần. Nếu bạn có thể sử dụng các công thức, tổ hợp phím tắt trên Excel, tốc độ xử lý công việc của bạn sẽ tăng lên đáng kể.

Excel là một công cụ tiện ích đắc lực trong công việc kế toán. Nếu bạn là một kế toán thì chắc chắn công việc hàng ngày của bạn gắn liền với Excel. Thay vì truy cập thanh công cụ bằng chuột, để thực hiện các chức năng quan trọng thì bạn có thể sử dụng phím tắt Excel giảm thời gian làm việc.

Nếu bạn không quen với việc sử dụng các phím tắt trong Excel và cảm thấy khó khăn trong thời gian đầu sử dụng, hiệu quả công việc bị giảm đi do phải đi “mổ cò” thay vì việc nhấp chuột dễ dàng thì bạn hãy kiên nhẫn. Sau quá trình làm quen với phím tắt, tốc độ xử lý của bạn có thể tăng lên gấp nhiều lần so với việc dùng chuột như hiện tại.

2. Các phím tắt trong Excel giúp kế toán làm việc nhanh hơn với File

Hãy bắt đầu với các phím tắt cơ bản nhất khi làm việc với một File trong Excel. Bắt đầu với việc tìm hiểu cách tạo ra một file mới, mở file hiện có, cắt dán dữ liệu, đóng file. Sau đó, chúng ta sẽ tìm hiểu cách chuyển đổi giữa các sheet khác nhau trong một File bằng các phím tắt.

Ctrl + N giúp mở một file mới

Ctrl + O giúp mở một file đã lưu trước đó

Ctrl + Z giúp bạn hủy thao tác vừa thực hiện và quay lại thao tác gần nhất

Ctrl + Y giúp bạn khôi phục lại thao tác sau gần nhất, tổ hợp phím tắt này ngược lại với Ctrl+Z

Ctrl + A giúp bạn bôi đen toàn bộ văn bản

Ctrl + C giúp sao chép dữ liệu đang chọn, trước đó bạn phải chọn đoạn văn bản.

Ctrl + X giúp cắt dữ liệu đang chọn, dữ liệu sẽ mất sau khi cắt

Ctrl + V giúp dán dữ liệu vừa sao chép hoặc cắt đến một vị trí

Ctrl + S giúp lưu dữ liệu đang làm việc hiện tại, bạn nên thực hiện lưu dữ liệu liên tục khi làm việc để tránh mất dữ liệu.

F12 giúp sao chép file hiện tại và đổi tên thành một file khác

Ctrl + P giúp mở cửa sổ in

Ctrl + W giúp đóng file tài liệu

Alt + F4 giúp thoát nhanh Excel

Ctrl + 0 giúp ẩn cột, các cột đang chọn

Ctrl + shift + 0 giúp hiện lại các cột đang ẩn, ngược lại với lệnh Ctrl+0.

Ctrl + 9 giúp ẩn hàng, các hàng đang chọn

Ctrl + shift + 9 giúp hiện lại các hàng đang ẩn, ngược lại với lệnh Ctrl+9.

Ctrl + Spacebar giúp chèn cột

Shift + Spacebar giúp chèn dòng

Shift + F11 giúp chèn thêm sheet mới

3. Các phím tắt trong Excel giúp kế toán định dạng, sửa dữ liệu trong ô:

Một ô trong Excel chứa dữ liệu mà bạn làm việc. Các phím tắt có thể được áp dụng cho một ô, như chỉnh sửa, căn chỉnh nội dung ô, cỡ chữ, kiểu chữ. Dưới đây là những phím tắt có thể áp dụng trong trường hợp này.

F2 giúp chọn và sửa nội dung ô hiện tại

F4 giúp lặp lại thao tác ngay trước đó

Ctrl + F giúp mở hộp thoại tìm kiếm dữ liệu

Ctrl + H giúp tìm kiếm và thay thế các cụm từ

Ctrl + B giúp in đậm chữ

Ctrl + I giúp in nghiêng chữ

Ctrl + U giúp tạo chữ gạch chân

Alt + H + A + R giúp căn ô sang phải

Alt + H + A + C giúp căn ô sang ở chính giữa

Alt + H + A + L giúp căn ô sang trái

>> Chỉ 2.000.000đ – Tiết kiệm gấp đôi thời gian cho kế toán

4. Các phím tắt trong Excel giúp kế toán di chuyển nhanh hơn:

Với một lượng lớn dữ liệu, kế toán sẽ phải xử lý dữ liệu bảng tính rất lớn có thể kéo dài hàng nghìn dòng, cột. Vì vậy, việc di chuyển nhanh giữa các ô mong muốn giúp kế toán có thể nâng cao hiệu quả công việc và cực kỳ cần thiết trong khi sử dụng Excel. Một số phím tắt dưới đây có thể hỗ trợ kế toán trong việc này.

Ctrl + Mũi tên (lên, xuống, trái, phải) giúp bạn di chuyển đến vùng dữ liệu tiếp theo

PgUp giúp chuyển lên trên một trang

PgD giúp di chuyển xuống dưới một trang

Alt + PgUp giúp di chuyển sang trái một trang

Alt + PgD giúp di chuyển sang phải một trang

Ctrl + Home giúp di chuyển về ô đầu tiên trong bảng tính

Ctrl + End giúp di chuyển về ô có dữ liệu cuối cùng của bảng tính

Ctrl + Shift + Home giúp bạn chọn từ ô hiện tại đến ô đầu tiên của bảng tính

Ctrl + Shift + End giúp chọn từ ô hiện tại đến ô có dữ liệu cuối cùng của bảng tính

Ctrl + Page Up giúp di chuyển sang sheet ở trước

Ctrl + Page Down giúp di chuyển sang sheet phía sau kế tiếp

Ctrl + Tab giúp di chuyển qua lại giữa các file excel đang mở

Alt + tab giúp di chuyển giữa các cửa sổ đang mở, kể cả các cửa sổ không phải excel.

Trên đây tương đối đầy đủ các phím tắt excel thông dụng thường áp dụng cho kế toán. Hy vọng bạn có thể áp dụng các phím tắt này để nâng cao hiệu quả công việc.

Các bài viết liên quan: 

Tổ hợp phím tắt Ctrl ở Excel sử dụng trong kế toán

Chi tiết phần mềm kế toán Excel theo TT200, TT133 (có hướng dẫn)

Cách làm kế toán kho trên Excel – Các lệnh Excel thường dùng