Hạch toán lương là công việc mà kế toán tiền lương đều phải làm vào mỗi tháng. Đó là công việc cần sự tỉ mỉ, thận trọng và nắm rõ mọi thông tư mới khi có sự thay đổi về luật của cơ quan ban hành. Kaike sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong bài viết sau.

1. Tài khoản kế toán sử dụng trong hạch toán lương và các khoản trích theo lương 

Hàng tháng, hàng quý doanh nghiệp thường phát sinh các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương được thể hiện qua các sơ đồ sau:

• Tài khoản 334 – Phải trả người lao động

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên và lao động thuê ngoài .

• Tài khoản 338 – Phải trả phải nộp khác

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản khác phải trả, phải nộp cho các tổ chức xã hội về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản trích theo lương và khấu trừ vào lương của toàn doanh nghiệp và phản ánh giá trị thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý.

2. Cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 

Sơ đồ chữ T tài khoản 334

Hàng tháng căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ liên quan khác

Kế toán tổng hợp số tiền lương phải trả công nhân viên và phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng lao động, việc phân bổ thực hiện trên “ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. Kế toán ghi:

Nợ TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641- Chi phí bán hàng

Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang

Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công

      Có TK 334- Phải trả công nhân viên

Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên trong tháng, kế toán ghi:

• Trường hợp thưởng cuối năm, thưởng thường kỳ:

Nợ TK 431- Quỹ khen thưởng, phúc lợi

      Có TK 334- Phải trả công nhân viên

• Trường hợp thưởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng năng suất lao động:

Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp

      Có TK 334- Phải trả công nhân viên

Tiền ăn ca phải trả cho người lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:

Nợ TK 622, 627, 641, 642…

      Có TK 334- Phải trả CNV

Các khoản khấu trừ vào lương của công nhân viên

Khoản tạm ứng chi không hết khoản bồi thường vật chất, BHXH, BHYT công nhân viên phải nộp, thuế thu nhập phải nộp ngân sách nhà nước, ghi:

Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên

      Có TK 141- Tạm ứng

      Có TK 138 -Phải thu khác

      Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác

      Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước

Khoản lương trong tháng mà kế toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận sử dụng lao động:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

      Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.

BHXH, BHYT khấu trừ vào tiền lương công nhân viên:

Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên

      Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.

Tính trợ cấp BHXH phải trả công nhân viên khi CNV bị ốm đau, thai sản:

Nợ TK 338(3383) – Phải trả, phải nộp khác.

      Có TK 334 – Phải trả công nhân viên.

Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan chuyên trách.

Nợ TK 338– Phải trả, phải nộp khác.

      Có TK 111, 112.

Khi chi tiêu sử dụng kinh phí công đoàn tại doanh nghiệp:

Nợ TK 338(3382) – Phải trả, phải nộp khác.

      Có TK 111- Tiền mặt.

Thanh toán tiền lương và các khoản khác cho công nhân viên:

Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên

      Có TK 111- Tiền mặt.

Sơ đồ chữ T tài khoản 338

3. Các khoản giảm trừ theo lương

Nếu trong kỳ có nhân viên tạm ứng lương, kế toán hạch toán:

Nợ 334: Trừ vào lương người lao động

   Có TK 111, 112: Số tiền tạm ứng

Nếu trong kỳ có phát sinh thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện khấu trừ, kế toán hạch toán:

• Xác định số thuế phải trừ vào lương:

Nợ TK 334 : Tổng số thuế TNCN phải khấu trừ

   Có TK 3335: Thuế TNCN

• Khi nộp thuế:

Nợ TK 3335: Số thuế phải nộp

   Có TK 111, 112

Khi hạch toán các khoản trích trừ vào lương người lao động, kế toán sẽ hạch toán luôn các khoản trích mà doanh nghiệp phải nộp thay người lao động để tính vào chi phí theo tỷ lệ đóng như sau:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Trích bảo hiểm + kinh phí công đoàn tính vào chi phí( Lương tham gia BH X 23,5%)

      Có TK 3383: Trích bảo hiểm xã hội (Lương tham gia BH X 17,5%)

      Có TK 3384: Trích bảo hiểm y tế (Lương tham gia BH  X 3%)

      Có TK 3386: Trích bảo hiểm thất nghiệp (Lương tham gia BH X 1%)

      Có TK 3382: Trích kinh phí công đoàn (Lương tham gia BH X 2%)

Khi nộp tiền bảo hiểm:

Nợ TK 3383 : Số đã trích BHXH (25,5%)

Nợ TK 3384 : Số đã trích BHYT (4,5%)

Nợ TK 3389 : Số đã trích BHTN (2%)

Nợ TK 3382 : Số tiền kinh phí công đoàn phải nộp (2%)

      Có TK 111 hoặc 112: số tiền thực nộp

>> Chỉ 2.000.000đ – Tiết kiệm gấp đôi thời gian cho kế toán 

Nếu trong kỳ, có nhân viên được hưởng chế độ thai sản, mà doanh nghiệp nhận được tiền bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn,. . .)

• Khi nhận được tiền Kế toán hạch toán:

Nợ 112: Số tiền nhận được

      Có 338: phải trả phải nộp khác.

• Khi trả tiền cho người lao động được hưởng:

Nợ 338: Số tiền phải trả

      Có 111, 112: số tiền đã trả

Nếu trong kỳ có phát sinh trả lương cho người lao động bằng hàng hóa. Kế toán sẽ phải xuất hóa đơn, căn cứ vào đó kế toán sẽ hạch toán:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

      Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

      Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (QĐ 48 là 5118).

Trên đây là toàn bộ bài viết về cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương năm 2023. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích kế toán trong việc tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng và tính BHXH, BHYT, KPCĐ hàng tháng theo mức lương quy định của chế độ.

Các bài viết liên quan:

Kế toán tiền lương và các khoản hạch toán lương năm 2023

Lương cơ sở là gì? Mức lương cơ sở của công chức năm 2023

Lương net là gì? Phân biệt lương gross và lương net như thế nào?