Kế toán tiền lương là người đảm nhận việc hạch toán lương cho nhân viên và đảm bảo cân bằng chi phí cho doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để kế toán hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương? Hãy cùng tham khảo thông tin trong bài viết sau của Kaike.

1. Khái quát chung về tiền lương

Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho nhân viên khi hoàn thành công việc theo thỏa thuận. Với doanh nghiệp, tiền lương là một trong những yếu tố đầu vào của sản xuất, cấu thành nên chi phí sản xuất. Còn với nhân viên, tiền lương là thù lao, là khoản bù đắp hao phí sức lao động mà họ nhận được trong quá trình tham gia lao động.

Tiền lương bao gồm 02 loại sau:

• Tiền lương danh nghĩa: là chỉ số lượng tiền mà doanh nghiệp trả cho nhân viên, phù hợp với số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp.
• Tiền lương thực tế: là số lượng tư liệu sinh hoạt và dịch vụ mà doanh nghiệp trao đổi được bằng tiền lương danh nghĩa của mình sau khi đã đóng các khoản thuế, khoản đóng góp, khoản nộp theo quy định. Do đó có thể nói rằng chỉ có tiền lương thực tế mới phản ánh chính xác mức sống thực của nhân viên trong các thời điểm.

Mối quan hệ mật thiết giữ tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế được phản ánh qua công thức:

ILTT = ILTD / IG

Trong đó:

• ILTT: Chỉ số tiền lương thực tế
• ILTD: Chỉ số tiền lương danh nghĩa
• IG: Chỉ số giá cả

Như vậy, dựa trên công thức trên, chỉ số tiền lương thực tế tỷ lệ thuận với chỉ số tiền lương danh nghĩa và tỷ lệ nghịch với chỉ số giá cả.

2. Cách hạch toán chi phí tiền lương

2.1. Căn cứ kế toán tính lương nhân viên

Cuối tháng, kế toán tiền lương phải tiến hành tính lương cho nhân viên căn cứ theo:

• Bảng chấm công của từng bộ phận gửi lên.
• Hợp đồng lao động của nhân viên.
• Quy chế về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp của doanh nghiệp.

2.2. Hạch toán chi phí tiền lương, tiền thưởng

Trước khi hạch toán chi phí tiền lương, kế toán phải xác định chi tiết tiền lương đó chi trả cho bộ phận nào và hạch toán theo thông tư nào để hạch toán cho chính xác các khoản mục chi phí của doanh nghiệp.

Tính tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên	Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng lương và phụ cấp Có TK 334: Tổng lương và phụ cấp
Tiền thưởng trả cho nhân viên	Xác định tiền thưởng cho nhân viên được trích từ quỹ khen thưởng: Nợ TK 3531: Tiền thưởng phải trả nhân viên Có TK 334: Tiền thưởng phải trả nhân viên Chi trả tiền thưởng cho nhân viên: Nợ TK 334: Tiền thưởng chi trả cho nhân viên Có TK 111, 112: Tiền thưởng chi trả cho nhân viên
Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho nhân viên:	Hàng tháng, kế toán căn cứ vào kế hoạch để tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho nhân viên: Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Số tiền lương nghỉ phép trích trước Có TK 335: Số tiền lương nghỉ phép trích trước Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho nhân viên: Nợ TK 335: Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh Có TK 334: Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh

3. Cách hạch toán các khoản trích theo lương bảo hiểm

3.1. Tỷ lệ trích các khoản theo lương

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH Và Công văn 2159/BHXH-BT của BHXH Việt Nam áp dụng từ ngày 1/6/2017 thì:

Các khoản trích theo lương	Trích vào chi phí của doanh nghiệp	Trích vào lương của người lao động	Tổng
Bảo hiểm xã hội (BHXH)	17,5%	8%	25,5%
Bảo hiểm y tế (BHYT)	3%	1,5%	4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)	1%	1%	2%
Tổng	21,5%	10,5%	32%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ)	2%		2%

Như vậy hàng tháng, doanh nghiệp phải đóng cho cơ quan Bảo hiểm xã hội là 32% trên tổng quỹ lương phải trả nhân viên (BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN).

Doanh nghiệp phải đóng cho Liên đoàn lao động của Quận / Huyện là 2% trên quỹ lương phải trả nhân viên (KPCĐ) trong trường hợp có thành lập công đoàn.

3.2. Tính vào chi phí của doanh nghiệp

Tổng tiền bảo hiểm doanh nghiệp phải nộp = 21,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm:

– Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng tiền bảo hiểm + Kinh phí công đoàn doanh nghiệp phải nộp

– Có TK 3383 (BHXH): 17,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

– Có TK 3384 (BHYT): 3% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

– Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

– Có TK 3382 (KPCĐ): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm (nếu có)

3.3. Trừ vào lương nhân viên

Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp = 10,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm:

– Nợ TK 334: Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp

– Có TK 3383 (BHXH): 8% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

– Có TK 3384 (BHYT): 1,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

– Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

4. Cách hạch toán các khoản giảm trừ vào lương khác

4.1 Tạm ứng lương cho nhân viên

Trong kỳ, nếu có nhân viên tạm ứng lương, kế toán phải xác định số tiền lương tạm ứng thực tế phát sinh để trừ vào lương phải trả cho nhân viên và hạch toán:

Nợ TK 334: Số tiền tạm ứng thực tế phát sinh

      Có TK 111, 112: Số tiền tạm ứng thực tế phát sinh

4.2 Thuế thu nhập cá nhân phải nộp

Trong kỳ, nếu có nhân viên phát sinh thuế thu nhập cá nhân phải nộp, kế toán cần tiến hành xác định số thuế phải khấu trừ và trừ vào lương phải trả cho nhân viên:

Nợ TK 334: Số thuế TNCN khấu trừ

      Có TK 3335: Số thuế TNCN khấu trừ

Nộp thuế thu nhập cá nhân thay nhân viên:

Nợ TK 3335: Số thuế TNCN phải nộp

      Có TK 111, 112: Số thuế TNCN phải nộp

5. Cách hạch toán chi trả lương cho nhân viên

Khi hạch toán chi trả lương cho nhân viên, kế toán phải dựa vào Bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi lương hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Tiền lương thực trả = Tổng tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng – Tiền bảo hiểm phải nộp – Các khoản giảm trừ vào lương (tạm ứng, thuế TNCN)

Nợ TK 334: Số tiền lương thực trả

      Có TK 111, 112: Số tiền lương thực trả

Trong trường hợp phát sinh trả lương cho nhân viên bằng hàng hóa, sản phẩm, kế toán phải xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu bán hàng nội bộ và hạch toán:

Nợ TK 334: Số tiền lương phải trả nhân viên

      Có TK 5118: Doanh thu khác (giá bán hàng hóa)

      Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

>> Chỉ 2.000.000đ – Sở hữu ngay công cụ hỗ trợ kế toán ưu việt

6. Các hạch toán nộp tiền bảo hiểm

Quy định trích nộp bảo hiểm được nêu tại Điều 7 của Quyết định 595/QĐ-BHXH như sau:

Hàng tháng, doanh nghiệp trích tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ (nếu có) trên tổng quỹ tiền lương phải trả nhân viên, kế toán hạch toán:

Nợ TK 3383 (BHXH): 25.5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Nợ TK 3384 (BHYT): 4.5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Nợ TK 3386 (BHTN): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Nợ TK 3382 (KPCĐ): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm (nếu có)

      Có TK 111, 112: Tổng số tiền bảo hiểm + kinh phí công đoàn phải nộp

7. Cách hạch toán tiền BHXH phải trả cho nhân viên

Trong kỳ, nếu có phát sinh nhân viên được hưởng chế độ ốm đau, thai sản thì kế toán phải hạch toán tiền BHXH trả cho nhân viên:

Nợ TK 3383 (BHXH): Số tiền chế độ được hưởng

      Có TK 334: Số tiền chế độ được hưởng

Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản của nhân viên lên Cơ quan Bảo hiểm xã hội và nhận được tiền BHXH chuyển về, kế toán hạch toán:

Nợ TK 112: Số tiền nhận được

      Có TK 3383 (BHXH): Số tiền nhận được

Doanh nghiệp tiến hành chi trả cho nhân viên, kế toán hạch toán:

Nợ TK 334: Số tiền chế độ được hưởng

      Có TK 111, 112: Số tiền chế độ được hưởng

Trên đây là các thông tin liên quan đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương mà Kaike đã mang đến cho bạn đọc. Hy vọng bài viết sẽ giúp kế toán theo dõi,  hạch toán tiền lương nhanh chóng và chính xác nhất.

Các bài viết liên quan:

Tài sản cố định hữu hình là gì? Cách phân loại và hạch toán

Nguyên tắc và cách hạch toán Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán

Chiết khấu thanh toán là gì? Hướng dẫn hạch toán chiết khấu thanh toán