Chi phí

Đăng ký nhận tin ngay

Chi phí

Cách xử lý và hạch toán chi phí quà biếu, tặng khách hàng

02:37 Sáng

31/12/2023

Hàng năm khoản chi phí về hàng hoá, dịch vụ tặng khách hàng, đối tác, nhân viên chiếm một tỷ lệ khá lớn trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ những quy định của pháp luật về vấn đề này. Nhiều người băn khoăn rằng: “ Khi xuất quà tặng cho khách có phải xuất hóa đơn không? Có được khấu trừ VAT không? Có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hay không?” Vì vậy, trong phạm vi bài viết này, Kaike sẽ chia sẻ cho anh/chị cách xử lý và hạch toán chi phí quà biếu, tặng.

Cách xử lý và hạch toán chi phí quà biếu, tặng khách hàng

Mục lục

1. Các hình thức tặng quà cho khách hàng, nhân viên

Tùy vào từng dịp các công ty có lựa chọn quà cho phù hợp, thể hiện tốt nhất ý nghĩa quà tặng. Một số hình thức biếu, tặng như sau:

Mua hàng về biếu tặng: Ví dụ mua hoa tặng sinh nhật, mua bánh kẹo, rượu …để biếu tặng ngày tết;
Bộ quà tặng sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất;
Quà thiết kế riêng của doanh nghiệp: Một số doanh nghiệp thiết kế riêng quản tặng mang thông điệp chúc mừng, đồng thời trên quà thể có thể kết hợp in logo, thương hiệu của công ty. Hoặc có thể lịch treo tường, lịch bàn, sổ…. doanh nghiệp thiết kế, có in các sản phẩm, logo công ty… để quảng bá thương hiệu;
Quà tặng là phiếu mua hàng của 1 số nhà cung cấp để cho khách hàng, nhân viên có thể đến đó mua hàng;
Voucher, coupon khuyến mại giảm giá, chương trình tích lũy điểm để mua chính sản phẩm của công ty cung cấp…
Hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng

2. Hóa đơn đối với hàng hoá dịch vụ cho, biếu, tặng

“ Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động( trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).”

( Theo khoản 7, điều 3 Thông tư 26/2015/TT- BTC)

Theo quy định trên, khi xuất hàng hoá, dịch vụ để tặng khách hàng, nhân viên thì đều phải lập hoá đơn theo quy định:

Nếu giá trị quà tặng từ 200.000 đồng trở lên: Thì Công ty phải lập riêng hoá đơn cho từng người, từng khách hàng được nhận. ( Nếu họ không lấy hoá đơn thì cuối ngày lập chung một hoá đơn).
Trường hợp giá trị quà tặng dưới 200.000 đồng: Thì Công ty có thể lập chung một hoá đơn kèm theo bảng kê danh sách người lao động, khách hàng nhận quà tặng vào cuối ngày.

3. Giá tính thuế GTGT đối với hàng cho, biếu, tặng

“Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ( kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.”

( Theo khoản 3, điều 7 Thông tư số 219/2013/TT- BTC)

Theo quy định trên, đối với sản phẩm là hàng hoá, dịch vụ, dùng để trao đổi, biếu tặng là giá tính thuế GTGT của các hàng hoá, dịch vụ cùng loại. Hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.

Ngoài ra, đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại. Theo quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định bằng 0. Trừ trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại nhưng không thực hiện theo quy định của pháp luật về thương mại. Thì phải kê khai tính nộp thuế như hàng hoá, dịch vụ dùng để biếu, tặng, cho.

4. Thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ cho, biếu, tặng

Khoản 5, điều 14 Thông tư 219/2013/TT- BTC quy định:

“ Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa ( kể cả hàng hóa mua ngoài hoặc hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất) mà doanh nghiệp sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức, phục vụ sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ.”

Theo quy định trên, thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ dùng cho, biếu, tặng được khấu trừ thuế đầu vào và chịu thuế GTGT đầu ra.

Tuy nhiên, đối với hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT như phần mềm, nông sản chưa qua chế biến, đào tạo, dạy nghề,… nếu dùng cho biếu, tặng sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

5. Thuế TNDN của hàng hoá, dịch vụ cho, biếu, tặng

5.1. Đối với quà tặng khách hàng

“ Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên( giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

( Theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT- BTC)

Theo quy định trên chi phí mua hàng để cho, biếu, tặng khách hàng là chi phí liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu khoản chi phí này có đầy đủ hoá đơn, chứng từ. Và có chứng từ chứng minh thanh toán không dùng tiền mặt đối với những hóa đơn có tổng giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên thì được tính vào chi phí được trừ.

5.2. Đối với quà tặng cho nhân viên

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định về những khoản chi được trừ như sau:

“ Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập, chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động( trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động theo quy định của pháp luật) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp.”

Như vậy, chi phí mua quà lễ, tết cho nhân viên là khoản chi có tính chất phúc lợi. Và được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng 2 điều kiện sau:

Thứ nhất, các khoản chi này phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp lý theo quy định của pháp luật. Đối với các khoản chi mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên( đã bao gồm thuế GTGT). Yêu cầu phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Thứ hai, tổng số chi phí mua quà cho công nhân viên không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

+ Tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp:

01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế

+ Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì:

01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế

Trong đó: Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định. ( Không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

6. Hạch toán hàng cho, biếu, tặng bên tặng

- Khi mua hàng về để đi cho biếu tặng

Trường hợp mua hàng về tặng ngay không nhập kho:

Nợ TK 641, 642 (Nếu doanh nghiệp hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)

Nợ TK 642 (Nếu doanh nghiệp hạch toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331

Trường hợp hàng hóa mua về nhập kho:

Nợ TK 152,153,156: Giá trị hàng hóa nhập kho

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111,112,331

Khi xuất hàng cho, biếu, tặng: theo từng trường hợp, có ví dụ cụ thể dưới đây:

6.1. Hạch toán hàng biếu tặng đối với trường hợp biếu tặng khách hàng

Ghi nhận chi phí:

Nợ TK 641

Có TK 152,153, 155, 156,…

Có 33311

Khấu trừ Thuế GTGT đầu vào và đầu ra.

Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

Có TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ

Ghi nhận chi phí đầu vào

Nợ TK 641

Nợ TK 133

Có TK 111

Ghi nhận thuế GTGT khi xuất hóa đơn đầu ra

Nợ TK 641

Có TK 3331

6.2. Hạch toán hàng biếu tặng đối với trường hợp biếu tặng, cán bộ, công nhân viên lấy từ quỹ khen thưởng, phúc lợi.

Ghi nhận doanh thu được trả từ quỹ khen thưởng, phúc lợi của doanh nghiệp:

Nợ TK 353: Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)

Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.

Ghi nhận giá vốn hàng bán đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng công nhân viên:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có các TK 152, 153, 155, 156

Trường hợp dùng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi chi trả hàng biếu tặng:

Nợ TK 353: Quỹ khen thưởng, phúc lợi

Có TK 331: Phải trả người bán

Ví dụ 1: Công ty sản xuất quạt, xuất biếu tặng nhân viên 10 quạt giá vốn 450.000 VNĐ/cái, đơn giá bán 500.000 VNĐ/cái, thuế suất 10%

Nợ TK 353: 5.500.000

Có TK 511: 5.000.000

Có TK 3331: 500.000

Nợ TK 632: 4.500.000

Có các TK 156: 4.500.000

Như vậy, doanh nghiệp xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và giá vốn như khi bán hàng hóa cùng loại tương đương trên thị trường.

Ví dụ 2: Công ty mua quạt tặng nhân viên, trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi 10 cái, đơn giá 500.000 VNĐ/cái, thuế suất 10%

Nợ TK 353: 5.500.000

Có TK 331: 5.500.000

Như vậy, doanh nghiệp không được ghi nhận vào chi phí giá trị hàng hóa mua về biếu tặng, phần thuế GTGT đầu ra (500.000 VNĐ) cũng được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi.

7. Hạch toán hàng biếu, tặng tại bên nhận

Trường hợp hàng được cho biếu tặng là hàng nội địa

Nợ TK 156, 242, 211 …: Tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT (vì không được khấu trừ thuế).

Có TK 711

- Trường hợp hàng được cho biếu tặng là hàng nhập khẩu phi mậu dịch (hàng nhập khẩu không mang tính chất thương mại)

Ghi nhận trị giá lô hàng:

Nợ TK 152, 156, 211, 642: Nguyên vật liệu, hàng hóa, chi phí

Có TK 711: Giá trị tính thuế theo Hải quan

Nộp thuế khâu nhập khẩu:

Nợ TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu

Nợ TK 3333: Thuế nhập khẩu

Có TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH

Nếu đã ghi nhận giá trị hàng cho biếu tặng theo giá thị trường, giá Hải quan thì phần thuế nhập khẩu tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 3333: Thuế nhập khẩu

Trên đây Kaike đã tổng hợp và chia sẻ những kiến thức hữu ích cơ bản về xử lý kế toán đối với với chi phí quà biếu, tặng. Kaike hy vọng bài viết sẽ giúp phần nào những khó khăn, vướng mắc mà anh/chị gặp phải trong quá trình hạch toán về quà biếu, tặng.