Chi phí bán hàng là một trong những khoản mục quan trọng trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Hiểu rõ chi phí bán hàng giúp doanh nghiệp tìm ra biện pháp để cải thiện hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Cần hiểu rõ chi phí bán hàng là gì và kết cấu tài khoản 641 ra sao? Hãy cùng Kaike tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Chi phí bán hàng là gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1, Điều 91 thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về chi phí bán hàng như sau: 

Chi phí bán hàng phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,…

Hiểu đơn giản, chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng hóa, sản phẩm hay dịch vụ. Doanh nghiệp cần thực hiện nhiều biện pháp khác nhau để tối ưu chi phí bán hàng nhằm nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường.

2. Chi phí bán hàng bao gồm những loại nào?

Căn cứ tại khoản 2, điều 91 thông tư 200/2014/TT-BTC Chi phí bán hàng được ghi nhận và phản ánh theo dõi qua Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, bao gồm các loại sau:

Chi phí nhân viên	Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa,… bao gồm tiền lương tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn,…
Chi phí vật liệu, bao bì	Phản ánh chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,… dùng cho các bộ phận bán hàng.
Chi phí dụng cụ, đồ dùng	Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,…
Chi phí khấu hao TSCĐ	Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng…
Chi phí bảo hành	Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Lưu ý: Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 627 “Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở TK này
Chi phí dịch vụ mua ngoài	Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục phụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,…
Chi phí bằng tiền khác	Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng…

3. Kết cấu và nội dung của tài khoản chi phí bán hàng

Bên Nợ gồm:

Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ.

Bên Có gồm:

Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ;

Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.

Số dư: Tài khoản 641- Chi phí bán hàng không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng có 7 tài khoản cấp 2.

• Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên. Bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, …
• Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Chẳng hạn như chi phí vật liệu đóng gói, nhiên liệu bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ, … 
• Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, làm việc, …
• Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán -hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi,  …
• Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành: Phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 627 “Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở TK này.
• Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu, …
• Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên. Ví dụ như chi phí tiếp khách, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng…

4. Hạch toán chi phí bán hàng theo một số nghiệp vụ

a) Tính tiền lương, phụ cấp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác 

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

      Có các TK 334, 338,…

b) Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

      Có các TK 152, 153, 242.

c) Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

      Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

d) Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin, chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

      Có các TK 111, 112, 141, 331,…

>> Siêu ưu đãi! Có ngay phần mềm kế toán với 167.000đ/THÀNG

e) Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

      Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

f) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…

      Có TK 641 – Chi phí bán hàng.

g) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

      Có TK 641 – Chi phí bán hàng.

Một số nghiệp vụ cụ thể khác liên quan đến chi phí bán hàng xem thêm tại khoản 3, điều 91 thông tư 200/2014/TT-BTC

Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng-TK 641

5. Ví dụ hạch toán chi phí bán hàng

Tại doanh nghiệp A, trong kỳ có các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ số hàng hóa trên như sau:

Chi phí bốc xếp đã trả bằng tiền mặt: 800.000

Cước vận chuyển (chưa có thuế GTGT) 2.000.000, thuế GTGT 10%, đã thanh toán 1.500.000 bằng tiền gửi ngân hàng, số còn lại doanh nghiệp còn nợ.

Hạch toán các nghiệp vụ trên như sau:

a. Chi phí bốc xếp đã trả bằng tiền mặt

Nợ TK 641 (6417): 800.000

      Có TK 111: 800.000

b. Cước vận chuyển (chưa có thuế GTGT) 5 triệu đồng, thuế 10% đã thanh toán 2.500.000 bằng tiền gửi ngân hàng, số còn lại DN nợ

Nợ TK 641 (6417): 5.000.000

Nợ TK 1331: 5.000.000 x 10% = 500.000

      Có TK 112: 2.500.000

      Có TK 331: 2.000.000

Chi phí bán hàng là yếu tố quan trọng trong việc đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc chi tiêu một cách hợp lý giúp giảm rủi ro, tiết kiệm chi phí cũng là điều cần thiết. Hy vọng thông qua bài viết bạn có thể hiểu được chi phí bán hàng. Chúc các bạn thành công!

Các bài viết liên quan:

Chi phí cố định là gì? Đặc điểm và phân loại chi phí cố định?

Kế toán chi phí khác là gì? Nắm vững cách hạch toán chi phí khác

Chi phí tài chính là gì? Cách tính chi phí tài chính của doanh nghiệp phổ biến