Vào cuối năm, kế toán phải chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ kế toán chi phí để chứng minh nghiệp vụ kế toán thực tế có xảy ra tại doanh nghiệp. Cùng Kaike tìm hiểu đầy đủ bộ hồ chứng từ này trong bài viết dưới đây.

Kế toán chi phí trong doanh nghiệp

Kế toán chi phí là người cập nhật, ghi chép, phản ánh và kiểm soát các số liệu liên quan đến chi phí của doanh nghiệp.

Chi phí thường phát sinh khi mua hàng hóa, dịch vụ, nguyên vật liệu để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Kế toán chi phí trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp thường sẽ phát sinh rất nhiều khoản chi phí khác nhau: chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào, chí phí lương thưởng của người lao động, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí văn phòng phẩm, chi phí điện nước, chi phí đi công tác, tiếp khách,…Vì vậy mà việc phân loại chi phí sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt hơn, một trong những cách phân loại đó là việc phân loại dựa trên mục đích của các khoản chi phí:

• Chi phí sản xuất:
  Những chi phí này được kết chuyển và tính vào giá vốn của sản phẩm tạo ra như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp (lương của người trực tiếp sản xuất), chi phí chung (khấu hao máy móc trực tiếp sản xuất, lương bộ phận quản lý sản xuất, điện, nước phục vụ sản xuất…)
• Chi phí ngoài sản xuất:
  Những chi phí ngày không được tính vào giá vốn của sản phẩm mà phục vụ cho hoạt động chung của doanh nghiệp như chi phí bán hàng (các chi phí để bán được nhiều hàng hóa hơn: chi phí marketing, lương thưởng của bộ phận bán hàng…), chi phí quản lý doanh nghiệp (tiếp khách, công tác, lương văn phòng quản lý, văn phòng phẩm bộ phận quản lý, tổ chức hội nghị khách hàng,…), chi phí tài chính

Nhiệm vụ của kế toán chi phí trong doanh nghiệp

Nhiệm vụ của kế toán chi phí trong doanh nghiệp

• Kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ thanh toán liên quan đến chi phí của doanh nghiệp.
• Hạch toán các khoản chi phí doanh nghiệp.
• Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
• Làm báo cáo quản trị liên quan đến chi phí của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ cấp quản lý trong việc quản lý tính hiệu quả các khoản chi phí và cắt giảm các khoản chi phí không hợp lý.

Bộ chứng từ kế toán chi phí tài chính trong doanh nghiệp

Chi phí trong doanh nghiệp sẽ được lấy làm căn cứ để khấu trừ thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp. Do đó, trong quá trình thanh tra kiểm tra, cơ quan thuế sẽ kiểm tra rất kỹ về tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của bộ chứng từ kế toán chi phí. Vì vậy, kế toán phải chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ kế toán chi phí để chứng minh nghiệp vụ kế toán thực tế có xảy ra tại doanh nghiệp.

Đối với chi phí sản xuất

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
  Bộ chứng từ kế toán sẽ liên quan đến quá trình mua và nhập kho nguyên vật liệu, hàng hóa: Hợp đồng kinh tế (hợp đồng nguyên tắc đi kèm đơn đặt hàng và báo giá hoặc hợp đồng kinh tế theo từng lần phát sinh), phiếu xuất kho của người bán, biên bản bàn giao hàng hóa giữa 2 bên, hóa đơn giá trị gia tăng, đề nghị thanh toán của người bán, phiếu nhập kho của người mua, phiếu thu nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi đối với những khoản thanh toán qua ngân hàng. Ngoài ra, đối với doanh nghiệp sản xuất thì cần xây dựng và có bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
• Chi phí nhân công trực tiếp:
  Bộ chứng từ kế toán liên quan đến chi phí lương thưởng của người lao động: Hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng của doanh nghiệp, bảng chấm công và bảng lương hàng tháng, chứng từ thanh toán lương cho người lao động, bộ hồ sơ của người lao động (sơ yếu lý lịch, chứng minh thư, giấy khám sức khỏe, giấy khai sinh…), mã số thuế của người lao động, giấy tờ liên quan đến người phụ thuộc (giấy khai sinh, chứng minh thư, mã số thuế người phụ thuộc), bảng kê trích nộp các khoản theo lương, chứng từ thanh toán bảo hiểm.
• Chi phí chung:
  Bảng tính và trích khấu hao tài sản cố định, tiền điện nước để được tính vào chi phí cần có hóa đơn điện, nước, bảng phân bổ tiền điện nước (nếu sử dụng chung với các bộ phận khác) và hồ sơ chứng minh phần điện, nước đang thanh toán phục vụ cho hoạt động sản xuất…

Đối với chi phí ngoài sản xuất

Đối với chi phí ngoài sản xuất

• Chi phí đi công tác:
  Quyết định cử đi công tác; giấy đi đường; hóa đơn tàu xe, máy bay, khách sạn…Khi kiểm soát hồ sơ công tác phí, kế toán chú ý các hóa đơn phải hợp lý về thời gian, địa điểm đi công tác.
• Chi phí tiếp khách:
  Phiếu đề xuất nhu cầu tiếp khách: mục đích, người tiếp khách, thời gian, địa điểm, chi phí dự kiến; hóa đơn giá trị gia tăng ghi rõ chi tiết từng món ăn, phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt..
• Chi phí văn phòng phẩm:
  Phiếu đề xuất nhu cầu văn phòng phẩm của các phòng ban hoặc cá nhân, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao giữa bên bán và bên mua, bảng phân bổ chi phí văn phòng phẩm cho các phòng ban, biên bản bàn giao văn phòng phẩm cho các phòng ban, đề nghị thanh toán nếu có, phiếu thu nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi nếu thanh toán qua ngân hàng.
• Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng (thuê bên thứ ba tổ chức trọn gói):
  Hợp đồng kinh tế ghi rõ thời gian, địa điểm, cách thức, chi phí tổ chức; biên bản nghiệm thu sau khi hoàn thành hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng, chứng từ thanh toán.

Bộ chứng từ kế toán là cơ sở để chứng minh chi phí của doanh nghiệp. Các nghiệp vụ kinh tế xảy ra ở tất cả các phòng ban của doanh nghiệp do đó doanh nghiệp cần xây dựng quy trình tạm ứng thanh toán trong đó yêu cầu sự phối hợp của tất cả các phòng ban trong việc hoàn thiện bộ chứng từ kế toán đảm bảo hợp lý, hợp lệ, hợp pháp.

Các tìm kiếm liên quan đến chủ đề “chứng từ kế toán chi phí”

Bài viết liên quan

Các công thức kế toán quản trị chi phí cơ bản

Công việc của một nhân viên kế toán công nợ bán hàng

Mô tả công việc của một kế toán công nợ công ty sản xuất