Hóa đơn điện tử là gì mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên áp dụng. Làm thế nào mà hóa đơn điện tử có thể giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể phát hành, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn. Hãy cùng Kaike tìm hiểu ở bài viết sau đây nhé.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được định nghĩa trong Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”.

Hóa đơn được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

1.1. Đối tượng áp dụng

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã
• Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác
• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
• Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh

Tuy nhiên phần lớn khách hàng của chúng ta sẽ là doanh nghiệp và hộ kinh doanh.

1.2. Hóa đơn điện tử là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và công sức

Tất cả các thao tác khởi tạo, lập, xử lý đều được thực hiện trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp. Hóa đơn đó đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các đơn vị liên quan theo quy định của pháp luật.

Với nguyên tắc là đảm bảo xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian. Mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng 1 lần duy nhất.

1.3. Điều kiện được công nhận là hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng của hóa đơn. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị.

Thông tin chứa trong hóa đơn có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

2. Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được chia thành 2 loại:

• Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
• Hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

2.1. Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã

Đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế là:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế; Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. (Hầu như mọi DN đều phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế).

Đối tượng sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế là:

Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và đáp ứng các điều kiện về cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin thì được áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Quy định về chuyển đổi sang hóa đơn có mã của cơ quan thuế:

Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn không có mã nếu có như cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Thì họ phải thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/220/NĐ-CP.

Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn không có mã nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế theo quy định tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC và được cơ quan thuế thông báo (Mẫu số 01/TB-KTT) về việc áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2.2. Sự khác nhau về quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử có mã và không có mã

Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau:

• C thể hiện hóa đơn có mã của cơ quan thuế
• K thể hiện hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn được sử dụng, cụ thể:

• Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

Ví dụ:  Thể hiện các kỳ tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:

• “1C23TAA”-Là hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• “2C23TBB”-Là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn do DN, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh sử dụng với cơ quan thuế
• ”1K23TYY”-Là hóa đơn GTGT loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn do DN, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

3. Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm: 

Hóa đơn xuất khẩu: Áp dụng cho khách hàng là đối tượng thực hiện xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.

Hóa đơn giá trị gia tăng: Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa.
• Hoạt động vận tải quốc tế
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Hóa đơn bán hàng: Hóa đơn này dành cho các tổ chức, cá nhân sau:

• Tổ chức, cá nhân, khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nội địa, hoạt động vận tải quốc tế, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
• Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong và ngoài khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Hóa đơn khác: Gồm vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, thu phí dịch vụ ngân hàng…

Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật được quy định trong các văn bản có liên quan.

4. Phần mềm hoá đơn điện tử K-Invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu cho doanh nghiệp

4.1. Hóa đơn điện tử K-Invoice tích hợp vào phần mềm kế toán

K-Invoice được tích hợp vào Phần mềm Kế toán Kaike như một tính năng mới, đáp ứng Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài Chính và Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam đang trở thành một xu hướng phổ biến và được Chính phủ và các cơ quan quản lý khuyến khích. Hóa đơn điện tử giúp giảm bớt sự phụ thuộc vào hóa đơn giấy truyền thống, tiết kiệm thời gian, tài nguyên và giảm thiểu sai sót của dữ liệu. Từ đó, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng truy cập, tìm kiếm thông tin hóa đơn trên hệ thống mà không lo bị thất lạc hay mất nhiều thời gian tra cứu.

4.2. Các nghiệp vụ chính trong phần mềm hoá đơn điện tử K-Invoice

Các chức năng nổi bật của K-Invoice:

• Tạo lập, Phát hành, Điều chỉnh, Thay thế, Hủy bỏ, Chuyển đổi hóa đơn 
• Gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua email hoặc chuyển đổi thành hóa đơn giấy  
• Tạo mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ kho mẫu có sẵn 
• Đa dạng các loại báo cáo thống kê như báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, quản lý hóa đơn đầu vào, Tổng hợp bán hàng 
• Không giới hạn máy truy cập quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên 
• Lưu trữ 10 năm miễn phí 
• Upload hàng loạt thông tin sản phẩm, khách hàng
• Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi theo yêu cầu của Thuế

Trên đây, bài viết đã giúp bạn và doanh nghiệp giải đáp hóa đơn điện tử là gì, hóa đơn điện tử gồm những loại nào. Bên cạnh đó, K-Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được đông đảo doanh nghiệp/tổ chức sử dụng nhất hiện nay và được Cơ quan thuế cả nước thẩm định chất lượng, dịch vụ hàng đầu

Các bài viết liên quan: 

Thông tư 78 về việc sử dụng hóa đơn điện tử

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất năm 2023

Hóa đơn điện tử và những thông tin quan trọng cần nắm rõ