Quy trình kiểm kê tài sản là một trong những công việc doanh nghiệp phải thực hiện ở cuối năm tài chính nhằm nắm bắt được số lượng, chất lượng, giá trị của tài sản và nguồn vốn theo đúng quy định pháp luật. Hãy cùng Kaike tìm hiểu về quy trình kiểm kê tài sản qua bài viết dưới đây.
!["</p](https://kaike.vn/wp-content/uploads/2023/09/112-1.png)
1. Kiểm kê tài sản là gì?
Kiểm kê tài sản là việc cân, đo, đong, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản cố định, vốn chủ sở hữu hiện có tại thời điểm kế toán viên kiểm kê để đối chiếu, kiểm tra với số liệu trong sổ sách kế toán.
Ví dụ về kiểm kê tài sản:
Doanh nghiệp A yêu cầu kiểm kê về số lượng và chất lượng sản phẩm trong kỳ kế toán bao gồm hàng tồn kho, sản phẩm đã bán, hàng bán bị trả lại, hàng bị hao mòn, hỏng hóc,… để lên chiến lược sản xuất kinh doanh.
Phân loại kiểm kê tài sản:
Tùy theo phạm vi và thời gian, kiểm kê tài sản được chia thành 2 loại chủ yếu đó là:
- Kiểm kê theo phạm vi và đối tượng tài sản: Kiểm kê từng phần tài sản và kiểm kê toàn bộ.
- Kiểm kê theo thời gian tiến hành kiểm kê: Kiểm kê bất thường và kiểm kê định kỳ.
Tác dụng của kiểm kê tài sản:
- Giúp cho việc ghi chép, vào sổ, lên báo cáo số liệu đúng với tình hình thực tế.
- Ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí, cắt xén làm thất thoát tài sản doanh nghiệp, làm cơ sở để kỷ luật tài chính với các hiện tượng vi phạm, nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản.
- Giúp cho lãnh đạo nắm bắt chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản hiện có, hàng tồn kho, tài sản bị trả lại, nguồn vốn hiện có …để có biện pháp, quyết định kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng.
- Tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức khi thực hiện các kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản, đầu tư của doanh nghiệp
2. Trong trường hợp nào cần kiểm kê tài sản?
!["</p](https://kaike.vn/wp-content/uploads/2023/09/113.png)
Doanh nghiệp thường tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ, tuy nhiên cũng có một số tình huống khác mà kiểm kê tài sản là cần thiết và quan trọng.
- Định kỳ cuối năm tài chính, cuối quý, cuối tháng: Kiểm kê tài sản thường được thực hiện vào cuối mỗi năm tài chính hoặc kế toán để cập nhật và xác nhận lại thông tin về tài sản trong báo cáo tài chính.
- Khi có sự thay đổi lớn về quản lý tài sản: Khi có thay đổi lớn về quản lý tài sản như sáp nhập, chia tách, mua bán công ty, cần tiến hành kiểm kê tài sản để xác nhận và cập nhật thông tin tài sản mới.
- Khi có sự nghi ngờ về sự mất mát hoặc gian lận tài sản: Nếu có bất kỳ sự nghi ngờ nào về sự mất mát, phân biệt hoặc gian lận về tài sản, việc kiểm kê tài sản là cần thiết để xác minh và điều tra.
- Khi cần xác minh thông tin tài sản đột xuất.
3. Quy trình kiểm kê tài sản cuối năm
![Kiểm kê tài sản là gì? Quy trình kiểm kê tài sản cuối năm](https://kaike.vn/wp-content/uploads/2023/09/kuku-1.png)
Quy trình kiểm kê tài sản thường bao gồm các bước chính sau:
Bước 1: Lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp ban hành và công bố Quyết định kiểm kê tài sản cuối năm
Bước 2: Tổ chức thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản của doanh nghiệp
- Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị làm Chủ tịch Hội đồng.
- Cán bộ quản lý trực tiếp của các phòng ban đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản.
- Cán bộ quản lý trực tiếp phòng quản lý tài sản.
- Kế toán trưởng, kế toán tài sản, kế toán kho, thủ quỹ của doanh nghiệp.
- Các thành viên khác tham gia Hội đồng.
- Sau khi thành lập Hội đồng kiểm kê, Hội đồng sẽ họp và lên kế hoạch cho quy trình kiểm kê tài sản doanh nghiệp.
- Tổ kiểm kê cần có danh sách các loại tài sản hiện có, đã và đang được sử trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Bước 3: Vào cuối năm tài chính hoặc khi có nhu cầu, Hội đồng sẽ thực hiện quy trình kiểm kê tài sản.
Bước 4: Tập hợp số liệu, xử lý số liệu và lập biên bản quy trình kiểm kê tài sản
Căn cứ vào số liệu kiểm kê tài sản thực tế mà doanh nghiệp có, Hội đồng sẽ tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá số liệu tài sản đã được kiểm kê, sau đó tiến hành đối chiếu với số liệu ở các bộ phận quản lý tài sản, bộ phận sử dụng tài sản và kế toán doanh nghiệp.
Tiến hành lập biên bản kiểm kê tài sản phù hợp, nhưng đảm bảo thể hiện đầy đủ các nội dung chủ yếu như:
- Phản ánh sự chênh lệch về số lượng, giá trị tài sản giữa sổ sách thực tế
- Tổng hợp các tài sản cần được bảo dưỡng, sửa chữa hoặc điều chuyển nội bộ
- Tổng hợp các tài sản cần thanh lý hoặc khấu hao: do hư hỏng, hoạt động kém hiệu quả, tốn nhiên liệu, năng lượng hoặc không dùng đến nữa,…
Bước 5: Hội đồng kiểm kê tài sản đưa ra nhận xét, đánh giá
Sau quy trình kiểm kê tài sản, Hội đồng cần họp và đưa ra đánh giá, nhận định về tình hình tài sản như:
- Đánh giá chung về tình hình sử dụng, quản lý tài sản tại doanh nghiệp
- Cần tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục khi xảy ra sự chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và sổ sách kế toán
- Lên kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp,…những tài sản cần sửa chữa tùy thuộc vào nguyên nhân cụ thể do các phòng ban trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.
- Phân loại, thống kê tài sản để đề nghị thanh lý dựa trên nguyên nhân cụ thể do bộ phận sử dụng trực tiếp báo cáo.
Bước 6: Đề xuất các giải pháp, kiến nghị
- Tham mưu về chế độ quản lý tài sản nội bộ của các phòng quan;
- Kiến nghị chế độ lưu giữ, sắp xếp hồ sơ về tài sản giữa các bộ phận sử dụng;
- Đưa ra chế độ bảo hành, sửa chữa tài sản,
- Thực hiện kiến nghị của biên bản kiểm kê tài sản ở kỳ trước,
- Đưa ra biện pháp xử lý chênh lệch số liệu và giao trách nhiệm thực hiện, khắc phục.
Bước 7: Báo cáo kết quả quy trình kiểm kê tài sản
Báo cáo với doanh nghiệp về kết quả kiểm kê
Gửi báo cáo kết quả chỉ đạo, điều hành của doanh nghiệp tới các bộ phận có liên quan.
4. Hậu quả nếu không tiến hành kiểm kê
Nếu không thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ và đúng quy trình, có thể xảy ra các hậu quả xấu sau:
- Thiếu chính xác và minh bạch: Các thông tin về tài sản trong báo cáo tài chính sẽ không chính xác và minh bạch, gây ra sự không tin tưởng từ phía cổ đông, nhà đầu tư và các bên liên quan khác.
- Sai sót và gian lận: Thiếu kiểm soát và kiểm tra có thể tạo điều kiện thuận lợi cho sai sót hoặc gian lận tài sản, gây thiệt hại về tài chính và danh tiếng.
>> Sở hữu ngay phần mềm kế toán chỉ từ 167.000đ/THÁNG
![https://kaike.vn/kaike-basic/?utm_source=SEO_Blog&utm_medium=organic&utm_term=26.09.2023_KT&utm_content=kiemketaisan](https://kaike.vn/wp-content/uploads/2023/08/3.615x320-e1695717505260.jpg)
5. Cách xử lý chênh lệch giữa sổ sách và thực tế
![Kiểm kê tài sản là gì? Quy trình kiểm kê tài sản cuối năm](https://kaike.vn/wp-content/uploads/2023/09/kuku-1-1.png)
Khi xác định sai lệch trong quá trình kiểm kê tài sản, các bước sau đây có thể xử lý chênh lệch
- Xác định nguyên nhân: Xác định nguyên nhân gây ra sai lệch, bao gồm việc phân tích quy trình kiểm kê, xem xét lịch sử giao dịch, và tìm hiểu sâu hơn về việc quản lý tài sản.
- Điều chỉnh báo cáo: Nếu sai lệch do lỗi báo cáo hoặc sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc tính toán, cần điều chỉnh báo cáo tài chính để phản ánh chính xác thông tin về tài sản.
- Điều tra và xử lý: Đối với các sai lệch lớn hoặc có dấu hiệu của gian lận, cần tiến hành điều tra sâu hơn. Nếu phát hiện gian lận, cần xử lý theo quy định pháp luật và nội quy của doanh nghiệp.
- Cải thiện quy trình: Dựa trên kết quả kiểm kê và các sai lệch đã xảy ra, cần cải thiện quy trình quản lý tài sản để ngăn ngừa các lỗi và sai sót tương lai. Điều này có thể bao gồm cập nhật quy trình kiểm kê, tăng cường kiểm soát và đào tạo nhân viên.
- Rà soát lại: Sau khi đã thực hiện các điều chỉnh và cải thiện, cần rà soát lại tài sản để đảm bảo rằng sai lệch đã được giải quyết và thông tin tài sản hiện tại là chính xác.
Xử lý chênh lệch khi kiểm kê tài sản là một phần quan trọng của quy trình kiểm kê và quản lý tài sản. Điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài sản, giúp tăng cường sự tin tưởng từ các bên liên quan và đảm bảo quản lý tài sản hiệu quả.
6. Mẫu kiểm kê tài sản
7. Mức Xử Phạt Khi Không Thực Hiện Quy Trình Kiểm Kê Tài Sản
Nếu không thực hiện đúng theo quy định về thực hiện quy trình kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán sẽ bị xử phạt theo hành vi vi phạm quy định về kiểm kê tài sản theo Điều 16 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt các vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập như dưới đây:
1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Không lập Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hoặc báo cáo kết quả kiểm kê không có chữ ký theo quy định;
- Không phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý số chênh lệch giữa số liệu sổ sách kế toán với số liệu kiểm kê thực tế.
2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không thực hiện kiểm kê tài sản theo quy định.
Trên đây, bài viết đã trình bày về khái niệm kiểm kê tài sản, quy trình kiểm kê cũng như cách xử lý chênh lệch sau khi kiểm kê tài sản. Hi vọng, bạn có thể áp dụng những điều trên vào thực tế công việc kiểm kê định kỳ của kế toán. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết.
Các bài viết liên quan:
Phân biệt tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn
Điều kiện ghi nhận tài sản cố định theo quy định mới năm 2023
Mẫu biên bản thanh lý tài sản cố định mới nhất 2023 và cách lập