Hóa đơn điện tử là công cụ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa, chi phí, thời gian và giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc mất mát hóa đơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không tránh khỏi sai sót khi lập hóa đơn điện tử. Bài viết sau đây sẽ khái quát một số nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử cũng như một số tiện ích, khó khăn của các doanh nghiệp gặp phải. 

1. Một số vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử (HĐĐT)

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.

HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

HĐĐT gồm các loại: Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác (gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm)…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

HĐĐT đảm bảo nguyên tắc: Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

>> Siêu ưu đãi! Có ngay phần mềm kế toán với 167.000đ/THÁNG

2. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

2.1. Đối với doanh nghiệp (DN)

• Tiết kiệm thời gian: Khi sử dụng HĐĐT, DN không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. 
• Giảm chi phí hành chính thuế: DN chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng HĐĐT và được sử dụng ngay khi được chấp nhận.
• Không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử: Phần mềm tạo HĐĐT đã tích hợp sẵn cho phép tự xác định số lượng sử dụng.
• Giảm thời gian giao, nhận hóa đơn: Việc xuất hóa đơn giấy thường khiến người mua hàng phải đợi vài ngày mới có thể nhận được hóa đơn. Nhưng với HĐĐT, người mua hàng có thể nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào với internet.
• Không lo bị thất lạc hóa đơn: Việc hóa đơn giấy bị thất lạc rất dễ xảy ra và gây phiền toái cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Trong khi đó, HĐĐT sẽ giảm được các rủi ro do mất mát hóa đơn trong khâu vận chuyển, giao nhận đồng thời cũng giảm được các vụ việc tranh chấp, kiện tụng xảy ra do các lỗi thất lạc, mất mát hoặc giao chậm trễ hóa đơn.
• An toàn, chính xác cao: Do HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế, nên không thể làm giả. Hơn nữa, HĐĐT có độ chính xác rất cao, trong khi viết hóa đơn giấy thường xảy ra nhiều sai sót khiến việc xử lý thường rất phức tạp và mất thời gian.

2.2. Đối với cơ quan Thuế

• Giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro DN, cá nhân kinh doanh.
• Giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế. 
• Cơ quan Thuế và các cơ quan khác của Nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn. Hiện nay, khi kiểm tra hoàn thuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập DN, cơ quan Thuế và cơ quan khác của Nhà nước đều thực hiện đối chiếu hóa đơn, đây là công việc bắt buộc.
• Thông tin về hóa đơn của DN được tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục nên cơ quan thuế có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của DN, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi DN xuất hóa đơn. Không phải mất thời gian để cơ quan Thuế có được kết quả đối chiếu hóa đơn là khoảng 10 ngày làm việc.
• Giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các DN bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các DN, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển.
• Việc sử dụng HĐĐT góp phần bảo vệ môi trường. Khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn – lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.

3. Những khó khăn trong việc áp dụng hóa đơn điện tử

• Hóa đơn điện tử chưa được phổ biến: DN thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là HĐĐT và tính pháp lý của hóa đơn này.
• Cơ sở hạ tầng kỹ thuật tốt: Không có nhiều DN cung cấp dịch vụ HĐĐT có đủ quy mô và năng lực cung cấp dịch vụ trên phạm vi rộng, từ các thành phố lớn tới địa bàn huyện, xã…
• Hệ thống máy móc và trang thiết bị: DN cần đảm bảo cho việc vận hành và sử dụng hóa đơn. Ngoài ra, còn phải có một hệ thống nhân lực với trình độ cao để có thể sử dụng.
• Liên kết với nhiều đối tác: Các DN không chỉ liên kết với mỗi cơ quan thuế mà còn với ngân hàng, người mua, người bán. Điều đó khiến cho việc triển khai thực hiện phần mềm HĐĐT diễn ra chậm.

Trong bối cảnh mọi Doanh nghiệp đều đặt mục tiêu cắt giảm chi phí để nâng cao năng lực cạnh tranh thì việc sử dụng Hóa đơn điện tử là một giải pháp hữu hiệu. HĐĐT cũng tạo rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý đối với các cơ quan nhà nước nói chung và cơ quan thuế nói riêng.  

Các bài viết liên quan:

Tại sao doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử là gì? Giới thiệu hóa đơn điện tử K-Invoice

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử đã lập mới nhất 2023