Công ty mới thành lập khi được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh. Sau đó kế toán cần thực hiện một số công việc theo quy định của pháp luật để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng quy định. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một số thông tin về những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập.

1.   Đăng bố cáo thành lập doanh nghiệp

Mục đích của việc đăng bố cáo thành lập doanh nghiệp nhằm ghi nhận mặt pháp lý về sự hình thành của một pháp nhân kinh doanh, đồng thời bảo đảm sự ghi nhận xã hội về việc tồn tại của doanh nghiệp đang hoạt động trên thị trường.

• Thời hạn: 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp.
• Mức phí đăng bố cáo: 300.000đ/ lần.

Các phương thức đăng bố cáo:

• Trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Trực tiếp tại Trung tâm Hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh (thuộc Cục Quản lý đăng ký kinh doanh).
• Thông qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Nội dung chủ yếu của bố cáo doanh nghiệp:

• Tên của doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, chi nhánh và văn phòng đại diện.
• Ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
• Số vốn điều lệ đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh. Số cổ phần và giá trị của vốn cổ phần đã góp. Số cổ phần được phép phát hành đối với công ty cổ phần. Vốn đầu tư ban đầu đối với các doanh nghiệp tư nhân. Vốn pháp định đối với các doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề đòi hỏi phải có vốn pháp định.
• Họ, tên, quốc tịch, địa chỉ, số Giấy chứng minh nhân dân. Hộ chiếu hoặc các chứng thực cá nhân hợp pháp khác. Số quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc số đăng ký kinh doanh của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông sáng lập doanh nghiệp.
• Họ, tên, quốc tịch, địa chỉ thường trú. Số chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc các chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo đúng pháp luật của doanh nghiệp.
• Nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.

2.   Mở tài khoản ngân hàng, mua chữ ký số

Khi nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản ngân hàng (để nộp tiền thuế điện tử) và mua chữ ký số (token), để khai thuế qua mạng.

Hồ sơ cần có:

• Giấy đề nghị mở tài khoản theo mẫu của ngân hàng
• 01 bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• 01 bản sao chứng thực Thẻ căn cước/Chứng minh thư nhân dân/Hộ chiếu còn liệu lực của người đại diện pháp luật;
• 01 bản sao chứng thực của Giấy chứng nhận mẫu dấu.
• Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người đại diện mở tài khoản ngân hàng đem hồ sơ và con dấu của doanh nghiệp đến ngân hàng và làm theo hướng dẫn của nhân viên ngân hàng.
• Sau khi hoàn tất các thủ tục và có được tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo tài khoản ngân hàng tới Sở Kế hoạch và Đầu tư.

3.   Kê khai và nộp thuế môn bài

Một trong những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập là xử lý vấn đề thuế môn bài. Hồ sơ khai thuế môn bài là Tờ khai thuế môn bài theo mẫu 01/MBAI ban hành kèm theo Thông tư 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính.

• Thời hạn:

Nếu công ty mới thành lập mà chưa có phát sinh hoạt động SXKD: Thì hạn nộp tờ khai và tiền thuế môn bài là 30 ngày kể từ ngày cấp giấy phép ĐKKD.

Nếu công ty mới thành lập mà có phát sinh hoạt động SXKD: Thì chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thành lập theo giấy phép ĐKKD.

Mức thuế môn bài doanh nghiệp cần phải đóng dựa vào mức vốn điều lệ của doanh nghiệp:

• Vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm.
• Vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm.
• Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác: 1.000.000 đồng/năm.

Doanh nghiệp thành lập 6 tháng đầu năm thì phải nộp thuế môn bài cho cả năm.

Doanh nghiệp thành lập 6 tháng cuối năm (kể từ 01/07 tới cuối năm) sẽ chỉ cần nộp thế môn bài 1/2 năm.

4.   Kê khai thuế GTGT

Khi mới thành lập, doanh nghiệp sẽ lựa chọn khai thuế theo 2 phương pháp là: Phương pháp khấu trừ và phương pháp trực tiếp. Và có 2 kỳ kê khai là theo thánh và theo quý.

Với doanh nghiệp mới đắng ký kinh doanh, việc khai thuế được thực hiện theo quý. Sau khi hoạt động đủ 12 tháng thì từ năm dương lịch tiếp theo sẽ căn cứ theo mức doanh thu hàng hóa, dịch vụ của năm dương lịch trước liền kề để thực hiện kê khai theo quý hoặc theo tháng.

• Nếu doanh nghiệp muốn kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì nộp Mẫu tờ khai thuế GTGT 01/GTGT => Hạn muộn nhất là hạn nộp tờ khai thuế GTGT kỳ đầu tiên
• Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì nộp Mẫu tờ khai thuế GTGT 04/GTGT => Hạn muộn nhất là hạn nộp tờ khai thuế GTGT kỳ đầu tiên.

5.   Kê khai thuế TNDN, thuế TNCN

Thuế TNDN

Khi doanh nghiệp mới thành lập thì kế toán viên sẽ tự động tính thuế. Hàng quý, căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp sẽ thực hiện tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý.

• Thời hạn: ngày thứ 30 hàng tháng của quý sau.

Ví dụ: Doanh nghiệp thành lập vào 13/06/2021 (quý 2/2021) thì hạn nộp thuế TNDN tạm tính quý 2/2021 chậm nhất là ngày 30/07/2021.

• Thuế suất thuế TNDN thường sẽ là 22%.

Thuế TNCN

Có 2 kỳ kê khai thuế TNCN: kê khai theo tháng và kê khai theo quý. Nhưng theo quy định, nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo quý thì cũng phải kê khai thuế TNDN cũng theo quý. Do đó, doanh nghiệp mới thành lập kê khai thuế TNDN theo quý.

• Trong quý phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên thì phải khai thuế thu TNCN.
• Trong quý không phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của bất kỳ nhân viên nào thì không phải khai thuế TNCN.

6.   Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng

Nếu doanh nghiệp mới thành lập đăng ký kê khai thuế GTGT theo phương pháp KHẤU TRỪ thì sẽ sử dụng hóa đơn GTGT (gồm các dạng như: hóa đơn tự in, hoá đơn đặt in, hóa đơn điện tử):

• Tiến hành in, đặt in hóa đơn GTGT.
• Thông báo phát hành hóa đơn. Chậm nhất năm (05) ngày trước khi DN bắt đầu sử dụng hóa đơn. Trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Nếu DN kê khai thuế GTGT theo phương pháp TRỰC TIẾP thì phải làm thủ tục mua hóa đơn bán hàng trực tiếp tại cơ quan thuế. (Đây hóa đơn bán hàng thông thường, không phải hóa đơn GTGT).

Sau khi đã thông báo phát hành hóa đơn thì hoặc mua hóa đơn bán hàng của Chi cục thuế, thì hàng quý doanh nghiệp phải làm BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN.

7.   Lao động và bảo hiểm

• Doanh nghiệp nộp trình tình hình sử dụng lao động khi mới thành lập và báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm cho phòng LĐ TBXH.
• Khi ký hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên thì doanh nghiệp phải đóng BHXH bắt buộc cho nhân viên.
• Làm hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng nộp cho phòng (sở) LĐ TBXH

8.    Lựa chọn chế độ kế toán

Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, ngành nghề mà doanh nghiệp sẽ áp dụng những chế độ kế toán doanh nghiệp khác nhau.

• Chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ: Thông tư 132/2018/TT-BTC
• Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa: Thông tư 133/2016/TT-BTC
• Chế độ kế toán doanh nghiệp: Thông tư 200/2014/TT-BTC
• Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp: Thông tư 107/2017/TT-BTC
• Chế độ kế toán áp dụng đối với bảo hiểm tiền gửi tại Việt Nam: Thông tư 177/2015/TT-BTC

Mẫu công văn đăng ký hình thức kế toán với cơ quan nhà nước

9.    Đăng ký phương pháp khấu hao TSCĐ

Doanh nghiệp mới thành lập tự quyết định phương pháo trích khấu hao và thời gian trích khấu hao TSCĐ theo 3 phương pháp dưới đây. Đồng thời thông báo với cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi bắt đầu thực hiện.

• Phương pháp trích khấu hao đường thẳng.
• Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh (phương pháp khấu hao nhanh).
• Phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm.

Tổng kết những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập

Trên đây là một số công việc mà kế toán cần làm khi công ty mới thành lập. Với các doanh nghiệp nhỏ hay siêu nhỏ, quy mô tổ chức ban đầu còn hạn chế về nhân lực, kế toán thường phải kiêm việc đăng bố cáo thành lập doanh nghiệp. Thời gian đầu, phòng kế toán sẽ khá bận rộn với các thủ tục hành chính. Tiếp đó lại phải hoàn thiện sổ sách, chứng từ của doanh nghiệp.

Sử dụng công cụ hỗ trợ kế toán là việc cần thiết để giảm thiểu gánh nặng cho kế toán. Hiện tại, phần mềm Kaike là một trong những cánh tay đắc lực của bộ phận kế toán thời 4.0. Với đầy đủ tính năng thực hiện nghiệp vụ, hoạt động trên nền tảng online mà không cần đầu tư nguồn lực vận hành máy chủ. Phần mềm kế toán Kaike được đánh giá phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.

Chi tiết các tính năng phần mềm kế toán Kaike: Link