Bán hàng là khâu không thể thiếu trong bất cứ doanh nghiệp nào vì doanh nghiệp nào cũng cần cung cấp hàng hóa dịch vụ cho khách hàng của mình để tìm kiếm lợi nhuận. Quy trình kế toán bán hàng liên quan trực tiếp đến quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Quy trình này bắt đầu từ khi phát sinh khách hàng mới cho đến khi hoàn thành việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và ghi nhận công nợ phải thu.

Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Quy trình kế toán bán hàng của doanh nghiệp

Tìm kiếm và ký hợp đồng với khách hàng

Bộ phận kinh doanh tìm kiếm và ký hợp đồng với khách hàng. Có hai loại hợp đồng đó là hợp đồng nguyên tắc và hợp đồng theo từng đơn hàng. Hai loại hợp đồng này cũng ảnh hưởng tới các bước sau trong quy trình bán hàng.

Lưu trữ hợp đồng và tạo mã mới cho khách hàng

Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết, kế toán bán hàng cần lưu trữ một bản gốc của hợp đồng. Kế toán có thể tạo file excel để thuận tiện cho việc theo dõi, lưu trữ, tìm kiếm hợp đồng và thông tin khách hàng.

Kế toán bán hàng tiến hành tạo mã khách hàng mới trên phần mềm kế toán với đầy đủ thông tin như trên hợp đồng, phục vụ cho mục đích xuất hóa đơn giá tăng cho khách hàng.

Báo giá và nhận đơn đặt hàng

Đối với khách hàng ký hợp đồng theo từng lần phát sinh, phòng kinh doanh sẽ gửi báo giá và nhận đơn đặt hàng từ trước khi ký hợp đồng. Trên hợp đồng sẽ thể hiện rõ loại hàng hóa, số lượng, giá cả từng loại hàng, thuế giá trị gia tăng, tổng tiền hàng cần thanh toán.

Đối với khách hàng ký hợp đồng nguyên tắc, mỗi lần khách hàng có nhu cầu mua hàng, phòng kinh doanh sẽ phải gửi báo giá. Nếu đồng ý với báo giá, khách hàng sẽ gửi đơn đặt hàng cho công ty để mua hàng.

Lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng

Đối với khách hàng ký hợp đồng theo từng lần phát sinh, kế toán bán hàng sẽ dựa trên hợp đồng để lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng cho khách hàng.

Đối với khách hàng ký hợp đồng nguyên tắc, kế toán bán hàng sẽ dựa trên báo giá và đơn đặt hàng để lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng.

Xuất bán hàng hóa và theo dõi việc khách hàng nhận hàng

Kế toán bán hàng chuyển phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng cho thủ kho. Thủ kho căn cứ chứng từ để xuất hàng hóa. Thủ kho cần chú ý xuất hàng đúng chủng loại, số lượng, lô date như thông tin trên phiếu xuất kho.

Sau khi xuất hàng, thủ kho kết hợp với phòng kinh doanh theo dõi về việc khách hàng nhận hàng hóa đã đúng và đủ chưa. Nếu khách hàng chưa nhận được hàng, thủ kho và phòng kinh doanh cần làm việc lại với bên vận chuyển để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý.

Làm thủ tục thanh toán gửi khách hàng

Thời điểm xuất hóa đơn, kế toán bán hàng đã tự hạch toán công nợ phải thu cho khách hàng trên phần mềm kế toán. Kế toán công nợ dựa trên thông tin đó để theo dõi và làm việc với phòng kinh doanh để đốc thúc khách hàng thanh toán công nợ.

Kế toán công nợ cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng để đảm bảo khách hàng ghi nhận đúng công nợ và tránh trường hợp khách hàng chưa nhận được hàng hóa.

Kế toán công nợ cần làm bộ hồ sơ đề nghị thanh toán gửi cho khách hàng để yêu cầu khách hàng thanh toán công nợ. Bộ hồ sơ gồm có: Đề nghị thanh toán, hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản bàn giao hàng hóa, phiếu xuất kho, đơn đặt hàng, báo giá, hợp đồng kinh tế (bản photo) và các giấy tờ khác liên quan.

Nhận thanh toán và hoàn thành quy trình

Khách hàng sẽ thanh toán cho công ty thông qua chuyển khoản hoặc tiền mặt.

Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ thu tiền và ghi sổ quỹ.

Nếu khách hàng thanh toán chuyển khoản, kế toán tạo giấy báo có trên phần mềm và cuối tháng đối chiếu với sao kê ngân hàng.

Lưu ý đối với quy trình kế toán bán hàng

Ở trên là quy trình kế toán bán hàng với quy trình khép kín và không gặp phải vấn đề nào trong quá trình bán hàng. Tuy nhiên, thực tế có nhiều trường hợp xảy ra ở ngoài quy trình đó, kế toán bán hàng cần biết và xử lý.

Xuất hóa đơn sai thông tin cho khách hàng

Việc xuất hóa đơn sai là điều mà kế toán khó có thể tránh khỏi. Nguyên nhân có thể do khách hàng thay đổi thông tin trên đăng ký kinh doanh nhưng không thông báo cho các bên đối tác, do có sự điều chỉnh trong đơn đặt hàng mà kế toán bán hàng chưa nắm được, hoặc do từ kế toán bán hàng gặp sai sót…

Kế toán bán hàng cần tìm hiểu quy định pháp luật hướng dẫn về việc xử lý khi xuất sai thông tin hóa đơn để từ đó có hướng giải quyết phù hợp với khách hàng.

Chiết khấu, giảm giá cho khách hàng

Trong trường hợp doanh nghiệp có chương trình chiết khấu hoặc giảm giá cho khách hàng thì doanh nghiệp phải có văn bản rõ ràng quy định về vấn đề này: thời gian diễn ra chương trình, mặt hàng nào, khách hàng cụ thể nào được áp dụng. Kế toán bán hàng cần lưu trữ các văn bản này để phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra sau này.

Khách hàng chậm thanh toán công nợ

Trong nhiều doanh nghiệp, kế toán bán hàng thường kiêm luôn vị trí kế toán công nợ phải thu. Nên việc theo dõi công nợ phải thu cũng có thể coi là một phần việc của kế toán bán hàng. Nếu khách hàng chậm thanh toán, kế toán cần nắm được thời gian quá hạn thanh toán, báo cáo kịp thời lên cấp quản lý để xử lý.

Các tìm kiếm liên quan đến chủ đề “Quy trình kế toán bán hàng”

Bài viết liên quan

Khái niệm về kế toán bán hàng (sales accountant)

Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại

Công việc của một nhân viên kế toán công nợ bán hàng