Hiện nay, hầu như văn bản nào cũng cần phải đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính xác thực của văn bản đó. Ngoài ra, việc đóng dấu giáp lai còn tăng giá trị pháp lý cho giấy tờ, giúp cho việc thực hiện thủ tục được đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn. Vậy cách đóng dấu giáp lai và đóng dấu chữ ký như thế nào. Hãy cùng tìm hiểu bài viết sau đây của Kaike nhé.

1. Dấu giáp lai là gì?

Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

2. Hướng dẫn đóng dấu giáp lai

Hướng dẫn đóng dấu giáp lai (Ảnh minh họa)

Theo quy định tại Điều 26, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 về công tác văn thư, việc đóng dấu được quy định như sau:

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
• Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
• Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Theo quy định tại Điều 49 Luật Công chứng 2014 quy định: 

Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

>> Chỉ 2.000.000đ – Tiết kiệm gấp đôi thời gian cho kế toán

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 20, Nghị định số 23/2015 ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc. Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định:

• Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
• Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
• Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
• Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Theo Khoản 2, Điều 13, Thông tư số 01/2011 ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính có quy định:

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản.

Từ những quy định trên có thể thấy việc đóng dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như quy định của các cơ quan quản lý ngành riêng. Dấu giáp lai thường được sử dụng tại các văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ,… có từ hai trang trở lên đối với văn bản in một mặt và từ ba trang trở lên đối với văn bản in hai mặt.

Việc đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản, tránh việc thay đổi các nội dung trong tài liệu. Việc đóng dấu giáp lai góp phần đảm bảo sự khách quan của tài liệu, tránh việc thay thế hoặc cố tình làm sai lệch kết quả đã thể hiện trong văn bản trước đó.

3. Hướng dẫn đóng dấu chữ ký đúng quy định

Hướng dẫn đóng dấu chữ ký (Ảnh minh họa)

Theo khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu chữ ký phải được đóng theo các quy định sau:

• Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
• Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

4. Cách đóng dấu giáp lai nhanh

Khi đóng dấu giáp lai, thường dấu giáp lai sẽ có hình tròn, hình vuông hoặc có hình bầu dục. Dấu giáp lai cần phải đảm bảo được đóng lên toàn bộ những trang văn bản trong bản hợp đồng nhiều trang đó. Đảm bảo các dấu trên các trang văn bản được xếp chồng lên nhau.

Khi đóng dấu, kế toán viên cần phải sắp xếp lại toàn bộ những trang trong hợp đồng đó. Hãy sắp xếp các trang theo hình dẻ quạt. Sau đó đóng dấu giáp lai lên trên mép trái hoặc trên mép phải của bản hợp đồng đó. Để đảo bảo trang nào trong hợp đồng cũng được đóng dấu đỏ. Từ đó, việc đóng dấu giáp lai trở nên nhanh chóng hơn.

Trường hợp những hợp đồng có quá nhiều trang và không thể đóng dấu giáp lai. Trong trường hợp này, kế toán viên có thể chia ra thành nhiều lần đóng dấu giáp lai hợp đồng. Cứ liên tiếp đóng dấu lên trên các trang văn bản cho đến khi hết hợp đồng. Lưu ý, khi kế toán viên sử dụng biện pháp này cần phải đảm bảo rằng khi các trang ghép lại với nhau phải thành hình con dấu của doanh nghiệp.

Đóng dấu giáp lai được thực hiện rất phổ biến trong các văn bản theo đúng quy chuẩn mà pháp luật đã quy định. Có như vậy, bản hợp đồng mới có hiệu lực thi hành triệt để mang tính pháp lý. Kế toán viên cần nắm được kỹ năng đóng dấu giáp lai bởi trong công tác, kỹ năng này sử dụng thường xuyên. Chúc các bạn thành công!

 

Các bài viết liên quan:

Đóng dấu treo là gì? Vị trí và cách đóng dấu treo?

Cách đọc báo cáo tài chính cho người mới bắt đầu

Nộp thuế ở đâu? Doanh nghiệp cần thực hiện những thủ tục gì?