Dấu treo là một trong những loại dấu quan trọng của bất cứ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên đóng dấu treo là gì & những quy định có liên quan đến con dấu này thì cần tìm hiểu qua những yếu tố khác nhau. Vì thế trong bài viết này, Kaike  sẽ cùng với bạn nắm rõ hơn các quy định về cách đóng dấu treo nhé!

1. Dấu treo là gì? Đóng dấu treo là gì?

Dấu treo là thuật ngữ thường được sử dụng để chỉ việc con dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính).

Dấu treo có tác dụng dùng để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, đồng thời xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo hồ sơ, giấy tờ cũng như thay đổi hồ sơ, giấy tờ.

Dấu treo thường được sử dụng tại văn bản có nhiều phụ lục kèm theo.

Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục kèm theo văn bản chính. Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái, dấu sẽ được đóng trùm lên tên cơ quan, tổ chức, tên phụ lục đó. 

Ý nghĩa của dấu treo

• Dấu treo có nhiều ý nghĩa mà bạn cần phải nắm rõ như:
• Dấu treo được dùng để đánh dấu lên trên các văn bản nội bộ nhằm thông báo tới toàn thể mọi người có liên quan trong công ty, doanh nghiệp.
• Dấu treo được dùng để đóng lên phía góc trái của liên đỏ để mang lại giá trị giúp xác định thẩm quyền & những thông tin thể hiện trên đó để tránh giả mạo.
• Dấu treo được đóng trên văn bản sẽ được xem là 1 bộ phận của văn bản chính. Vì thế việc đóng dấu treo cần phải thực hiện khi ban hành các văn bản khi có hoạt động nào đó trong các công ty hay cơ quan, tổ chức… nào đó.

>> Sở hữu ngay phần mềm kế toán chỉ từ 2.000.000đ

2. Khi nào cần sử dụng dấu treo?

Dấu treo được sử dụng trong các trường hợp sau :

• Trường hợp không có sự ủy quyền: người chịu trách nhiệm được ký phía dưới không có thẩm quyền để được đóng dấu lên chữ ký của mình trên văn bản đó.
• Trường hợp ban hành các văn bản: được dùng trong những trường hợp đóng dấu lên các văn bản pháp luật, được đóng lên các phụ lục theo như quy định của pháp luật.

Cần lưu ý, dấu treo hoàn toàn không được nhà nước và pháp luật công nhận có tính pháp lý của tài liệu mà chỉ xác nhận với mọi người tính chất của văn bản, biên bản. Trường hợp nếu cơ quan tổ chức xác minh hay sửa đổi những điều mới trong nội quy hay trong những trường hợp để đóng dấu thì có thể dùng dây treo để xác nhận lại những thay đổi.

3. Cách đóng dấu treo chuẩn xác

Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc sử dụng con dấu phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
• Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu (dấu treo) được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. 
• Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Theo quy định nêu trên, việc đóng dấu treo phải đảm bảo:

• Đóng lên trang đầu;
• Trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục;
• Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái.

4. Phân biệt đóng dấu treo và đóng dấu giáp lai

Tiêu chí	Dấu treo	Dấu giáp lai
Bản chất	Là việc sử dụng con dấu doanh nghiệp đóng lên trang đầu. Trong đó có tên tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng.	Là việc sử dụng con dấu doanh nghiệp đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Để khi ghép các tờ đã đóng dấu tạo thành hình dấu đã đóng
Cách đóng dấu	Thông thường, tên tổ chức thường được viết trên đầu của văn bản. Khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía bên trái.	Được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản. Trong đó, mỗi dấu đóng tối đa với 05 tờ văn bản.
Trường hợp	Văn bản nhiều phụ lục kèm theo Người ký văn bản không được đóng dấu lên chữ ký của mình	Những loại văn bản bao gồm 2 tờ trở lên đều được sử dụng dấu giáp lai
Ý nghĩa	Để khẳng định văn bản được đóng dấu treo thuộc văn bản chính. Đồng thời, xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo, thay đổi giấy tờ.	Đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản. Ngăn ngừa việc đổi nội dung, giả mạo văn bản.
Văn bản	Hóa đơn Các văn bản mang tính thông báo	Ảnh chứng minh nhân dân Bằng cấp các loại hay các công văn có dán ảnh.

Trên đây chính là những quy định, cách phân biệt đóng dấu treo và đóng dấu giáp lai. Chúc các bạn thành công!

Các bài viết liên quan:

Kế hoạch quản lý nợ là gì? Quản lý nợ cho doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì? Thông tin cần biết

Quyết toán thuế doanh nghiệp là gì?? Hướng dẫn quyết toán thuế doanh nghiệp quy trình thủ tục chi tiết