Khi cần xuất một hàng hóa hay sản phẩm nào đó thì việc lập phiếu xuất kho đóng vai trò rất quan trọng. Mỗi phiếu xuất kho sẽ được lập cho một hoặc là nhiều vật phẩm, hàng hóa cùng kho xuất dùng chung mục đích hoặc cho một đối tượng hạch toán chi phí.

1. Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho là biểu mẫu được sử dụng để ghi nhận số lượng công cụ, nguyên vật liệu, vật tư, sản phẩm, hàng hóa … được xuất ra từ kho của doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước.

2. Mục đích khi sử dụng phiếu xuất kho?

Mẫu phiếu xuất kho được lập ra để ghi nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, phiếu này thường được sử dụng để theo dõi số lượng vật phẩm, số lượng hàng hóa được xuất ra khỏi kho và từ đó sẽ là cơ sở để hạch toán về chi phí sản xuất, để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm soát thực trạng sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, với việc ghi chép số lượng hàng hóa vật tư đã được xuất ra, mẫu phiếu xuất kho giúp các doanh nghiệp theo dõi và quản lý việc biến động hàng hóa trong kho để điều chỉnh và kiểm soát. Khi doanh nghiệp xác định được số lượng hàng hóa xuất ra khỏi kho thì sẽ xác định được mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, từ đó điều chỉnh được mức độ, đánh giá được chất lượng và hiệu quả công việc. Sau đó, bộ phận kế toán sẽ dựa vào phiếu xuất kho để ghi vào sổ kế toán của doanh nghiệp, vì vậy thông tin ghi trên phiếu xuất kho cần phải chính xác tuyệt đối.

Phiếu xuất kho cũng là căn cứ đánh giá tình hình kinh doanh, mua bán, trao đổi hàng hóa của các đơn vị, Vì thế, việc lập phiếu xuất kho cần được bảo đảm sự hợp lệ, chính xác, đồng thời tạo thuận lợi cho bộ phận kế toán đối chiếu chứng từ.

3. Một số lưu ý 

• Mỗi phiếu xuất kho sẽ được lập cho một hoặc nhiều sản phẩm, hàng hóa cùng kho xuất chung mục đích hoặc cho một đối tượng hạch toán chi phí.
• Phiếu xuất kho do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý lập. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký và chuyển cho giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt ký và ghi rõ họ tên, rồi giao cho người nhận phiếu xuống kho nhận hàng.

>> Sở hữu ngay phần mềm kế toán chỉ từ 167.000đ/THÁNG

4. Nội dung của phiếu xuất kho bao gồm những gì?

Theo quy định, trên phiếu xuất kho không ghi những cách thức mua mà ghi đầy đủ nội dung gồm: Họ và tên người vận tải; Phương tiện vận tải; Địa chỉ kho xuất hàng; Địa chỉ kho nhập hàng và không ghi tiền thuế; Thuế suất hay tổng số tiền phải thanh toán trên phiếu xuất kho.

Theo đó, phiếu xuất kho là một giấy tờ quan trọng nên nội dung chính trong một phiếu xuất kho thường bao gồm các mục sau đây:

• Tên doanh nghiệp và tên kho hàng;
• Họ và tên người yêu cầu xuất kho, đơn vị, mã số phiếu xuất, ngày lập phiếu xuất kho và lý do xuất kho;
• Tên, nhã hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa;
• Mã số sản phẩm;
• Đơn vị tính của sản phẩm;
• Số lượng hàng hóa, sản phẩm xuất kho;
• Đơn giá sản phẩm và tổng tiền;

Phiếu xuất kho gồm có 03 liên, mỗi liên sẽ đưa cho những bộ phận khác nhau như lưu ở bộ phận lập phiếu; thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào sổ sách kế toán; và giao cho người nhận hàng. Do đó, trên phiếu xuất kho cần có chữ ký của các bộ phận liên quan tới hoạt động xuất kho là người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, kế toán trường và giám đốc.

5. Hướng dẫn cách viết phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho là một căn cứ để hạch toán chi phí sau này cũng như phục vụ cho quá trình kiểm tra, giám sát các mức tiêu hao vật tư của doanh nghiệp. Khi đã xác định được số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu xuất kho thì doanh nghiệp sẽ xác định được mức tiêu hao vật tư từ đó có thể điều chỉnh mức độ, đánh giá chất lượng, hiệu quả làm việc.

Hiện nay, mẫu phiếu xuất kho được quy định cụ thể tại một số thông tư sau:

• Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp;
• Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Nhìn chung, cách ghi phiếu xuất kho cụ thể như sau:

– Góc bên trái của Phiếu xuất kho ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, hàng hóa cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.

– Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận, tên, đơn vị (bộ phận); Số và ngày, tháng, năm lập phiếu; Lý do xuất kho và kho xuất vật tư, hàng hóa cần được ghi đầy đủ và chi tiết.

+ Cột A: Ghi số thứ tự vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa;

+ Cột B: Ghi tên vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa;

+ Cột C: Ghi Mã số (nếu có ghi theo hóa đơn – có thể bỏ qua);

+ Cột D: Đơn vị tính (ghi theo hóa đơn)

+  Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng;

+ Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu);

+ Cột 3,4: Kế toán ghi đơn giá (tùy theo quy định hạch toán của doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho (Lưu ý: Cột 4 =  Cột 2 x Cột 3);

+ Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho;

+ Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.

Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất cùng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất, cụ thể như sau:

Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong, người lập và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàn.

+ Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.

+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3,4 và ghi vào sổ kế toán.

+ Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.

6. Mẫu phiếu xuất kho mới nhất 

Như đã trình bày ở trên, mỗi loại doanh nghiệp sẽ hạch toán theo những chế độ kế toán khác nhau và tương ứng với mẫu phiếu xuất khi phù hợp theo quy định của pháp luật, cụ thể:

6.1. Mẫu số 02 -VT ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC

Các doanh nghiệp nhỏ và vừa (bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ) thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế theo  quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa trừ doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp do Nhà nước sở hữu trên 50 % vốn điều lệ, công ty đại chúng theo quy định của pháp luật về chứng khoán, các  hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định tại Luật hợp tác xã;

Doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thuộc lĩnh vực đặc thù như điện lực, dầu khí, bảo hiểm, chứng khoán … đã được Bộ Tài chính ban hành hoặc chấp thuận áp dụng chế độ kế toán đặc thù. Tải về

6.2. Mẫu số 02 – VT ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/ TT-BTC

• Các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế;
• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang thực hiện kế toán theo Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được vận dụng quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC để kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình. Tải về

Trên đây là bài viết tham khảo của Kaike về mẫu phiếu xuất kho mới nhất, hy vọng bài viết này sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cho quý bạn đọc khi tìm hiểu về mẫu phiếu xuất kho, cách lập phiếu xuất kho và một số vấn đề liên quan đến phiếu xuất kho.

Các bài viết liên quan:

Mẫu phiếu xuất kho mới nhất

Mẫu phiếu chi tiền mặt theo Thông tư 133, 200

Tải ngay mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 200 và Thông tư 133