Quy trình kế toán công nợ phải trả liên quan chặt chẽ đến quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp bao gồm quy trình mua hàng hóa, quy trình lựa chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng… Hãy cùng Kaike.vn tìm hiểu trong bài viết sau đây.

1. Nợ phải trả trong doanh nghiệp

Trong bảng cân đối kế toán, nợ phải trả thuộc phần nguồn vốn. Nguồn vốn thể hiện nguồn hình thành nên tài sản của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo.

Nợ phải trả được phân loại thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.

Nợ ngắn hạn thường bao gồm các khoản phải trả người bán ngắn hạn, các khoản vay nợ ngắn hạn, các khoản tiền thuế phải trả,  lương thưởng phải trả người lao động…

Nợ dài hạn thường bao gồm các khoản phải trả người bán dài hạn, các khoản vay nợ dài hạn,…

2. Kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ phải trả là một phần trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp, có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp và các nhà cung cấp bên ngoài. Họ là bộ phận theo dõi các khoản nợ phải trả chi tiết theo từng đối tượng đặc biệt là khoản nợ phải trả nhà cung cấp. Công việc của kế toán công nợ phải trả không chỉ nhằm mục đích thanh toán đúng hạn các khoản công nợ phải trả mà còn hạn chế tối thiểu thất thoát xảy ra trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp.

Trong đó, kế toán công nợ phải trả cần có hiểu biết về các kiến thức, quy trình để làm tốt công việc của mình:

• Nguyên lý kế toán: để hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Quy định của luật thuế: cần cập nhật liên tục thông tư nghị định của thuế liên quan đến hóa đơn chứng từ nhằm kiểm soát các chứng từ thanh toán hợp lệ, hợp pháp theo đúng quy định của pháp luật.
• Quy trình của doanh nghiệp: đặc biệt là quy trình mua hàng hóa, dịch vụ, nguyên vật liệu; quy trình thanh toán; quy trình xét duyệt hồ sơ để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của hồ sơ thanh toán và đảm bảo yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

3. Kiến thức kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp

3.1. Nguyên lý kế toán

Tài khoản kế toán liên quan đến công nợ phải trả thuộc phần nguồn vốn. Vì vậy, khi phát sinh tăng phần phải trả sẽ hạch toán bên Có, khi phát sinh giảm phần phải trả sẽ hạch toán bên Nợ.

Ví dụ:

• Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng hóa, CCDC, dịch vụ, nguyên vật liệu… phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 152,153,156,627,641,642…

Nợ TK 133

      Có TK 331 : Chi tiết theo nhà cung cấp

• Khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp:

Nợ TK 331

      Có TK 111,112

• Khi phát sinh nghiệp vụ phải trả lương cho người lao động:

Nợ TK 622,627,642…

      Có TK 334

• Khi phát sinh nghiệp vụ trả lương cho người lao động:

Nợ TK 334

      Có TK 111,112

• Khi phát sinh nghiệp vụ vay ngắn hạn, dài hạn nhập quỹ tiền mặt:

Nợ TK 111

      Có TK 311. 341

• Khi phát sinh nghiệp vụ trả nợ vay ngắn hạn, dài hạn bằng tiền mặt:

Nợ TK 311

      Có TK 111

3.2. Quy định của luật thuế

Kế toán công nợ phải trả cần nắm được tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ chứng từ thanh toán theo quy định của luật thuế vì nó liên quan đến thuế giá trị gia tăng được khấu trừ và phần chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đối với hóa đơn GTGT, kế toán có thể tra cứu hóa đơn điện tử tại trang hoadondientu.gdt.gov.vn đối với hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế để kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn.

Ngoài hóa đơn GTGT, bộ hồ sơ thanh toán kèm theo cần có: Hợp đồng, phiếu xuất kho và biên bản bàn giao hàng hóa của bên nhà cung cấp, phiếu nhập kho của doanh nghiệp, đề nghị thanh toán, biên bản đối chiếu công nợ…

Tùy từng trường hợp cụ thể mà kế toán công nợ sẽ yêu cầu các giấy tờ đi kèm khác nhau, mục đích để chứng minh cho cơ quan thuế biết được nghiệp vụ thực tế có xảy ra ở doanh nghiệp.

>> Chỉ 167.000đ/THÁNG – Sở hữu ngay công cụ hỗ trợ kế toán ưu việt

4. Quy trình kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp

Trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp để ký hợp đồng, doanh nghiệp phải tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp với giá cả và chất lượng phù hợp. Để đảm bảo có sự so sánh giữa các bên cung cấp, quy trình có thể yêu cầu phòng ban/cá nhân mua hàng có báo giá so sánh và thông tin người bán liên hệ. Trong đó, gồm các bước: 

• B1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ thanh toán từ các phòng ban liên quan. Sau đó kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, các điều khoản thanh toán hợp đồng và tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của bộ chứng từ.
• B2: Ghi chép dữ liệu vào phần mềm kế toán, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp thường xuyên và định kỳ, đảm bảo số liệu ghi chép chính xác.
• B3: Lên kế hoạch thanh toán, gửi kế hoạch cho trưởng phòng để duyệt ngân sách thanh toán
• B4: Khi đã được duyệt thanh toán và duyệt ngân sách, kế toán công nợ phải trả tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.

Ngoài ra, kế toán công nợ phải trả phải thường xuyên làm báo cáo cập nhật cho nhà quản lý nhằm cập nhật tình hình công nợ.

Bài viết liên quan

Sơ đồ kế toán công nợ thường dùng hiện nay

Quy trình kế toán công nợ hiệu quả trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ là gì? Mức lương và lộ trình phát triển của kế toán công nợ