Góc kế toán

Quy trình kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp

5 tháng trước

Quy trình kế toán công nợ phải trả liên quan chặt chẽ đến quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp bao gồm quy trình mua hàng hóa, quy trình lựa chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng…

Mục lục

Nợ phải trả trong doanh nghiệp

Trong bảng cân đối kế toán, nợ phải trả thuộc phần nguồn vốn. Nguồn vốn thể hiện nguồn hình thành nên tài sản của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo.

Nợ phải trả được phân loại thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.

Nợ ngắn hạn thường bao gồm các khoản phải trả người bán ngắn hạn, các khoản vay nợ ngắn hạn, các khoản tiền thuế phải trả, lương thưởng phải trả người lao động…

Nợ dài hạn thường bao gồm các khoản phải trả người bán dài hạn, các khoản vay nợ dài hạn,…

Kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ phải trả là một phần trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp, có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp và các nhà cung cấp bên ngoài.

Tùy quy mô hoạt động của doanh nghiệp mà vị trí kế toán công nợ phải trả sẽ do một người kiêm nhiệm cùng các vị trí kế toán khác hoặc tách riêng vị trí kế toán công nợ phải trả. Với những doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều người sẽ cùng đảm nhiệm vị trí kế toán công nợ phải trả.

Vì vậy mà kế toán công nợ phải trả có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp.

Kế toán công nợ phải trả cần theo dõi các khoản nợ phải trả chi tiết theo từng đối tượng đặc biệt là khoản nợ phải trả nhà cung cấp. Công việc của kế toán công nợ phải trả không chỉ nhằm mục đích thanh toán đúng hạn các khoản công nợ phải trả mà còn hạn chế tối thiểu thất thoát xảy ra trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp.

Kế toán công nợ phải trả cần có hiểu biết về các kiến thức, quy trình để làm tốt công việc của mình:

Nguyên lý kế toán: để hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Quy định của luật thuế: cần cập nhật liên tục thông tư nghị định của thuế liên quan đến hóa đơn chứng từ nhằm kiểm soát các chứng từ thanh toán hợp lệ, hợp pháp theo đúng quy định của pháp luật.
Quy trình của doanh nghiệp: đặc biệt là quy trình mua hàng hóa, dịch vụ, nguyên vật liệu; quy trình thanh toán; quy trình xét duyệt hồ sơ để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của hồ sơ thanh toán và đảm bảo yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

Kiến thức kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp

Nguyên lý kế toán

Tài khoản kế toán liên quan đến công nợ phải trả thuộc phần nguồn vốn. Vì vậy, khi phát sinh tăng phần phải trả sẽ hạch toán bên Có, khi phát sinh giảm phần phải trả sẽ hạch toán bên Nợ.

Ví dụ:

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng hóa, CCDC, dịch vụ, nguyên vật liệu… phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 152,153,156,627,641,642…

Nợ TK 133

Có TK 331 : Chi tiết theo nhà cung cấp

Khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp:

Nợ TK 331

Có TK 111,112

Khi phát sinh nghiệp vụ phải trả lương cho người lao động:

Nợ TK 622,627,642…

Có TK 334

Khi phát sinh nghiệp vụ trả lương cho người lao động:

Nợ TK 334

Có TK 111,112

Khi phát sinh nghiệp vụ vay ngắn hạn, dài hạn nhập quỹ tiền mặt:

Nợ TK 111

Có TK 311. 341

Khi phát sinh nghiệp vụ trả nợ vay ngắn hạn, dài hạn bằng tiền mặt:

Nợ TK 311

Có TK 111

Quy định của luật thuế

Kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ phải trả cần nắm được tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ chứng từ thanh toán theo quy định của luật thuế vì nó liên quan đến thuế giá trị gia tăng được khấu trừ và phần chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đối với hóa đơn GTGT, kế toán có thể tra cứu hóa đơn điện tử tại trang hoadondientu.gdt.gov.vn đối với hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế để kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn.

Ngoài hóa đơn GTGT, bộ hồ sơ thanh toán kèm theo cần có: Hợp đồng, phiếu xuất kho và biên bản bàn giao hàng hóa của bên nhà cung cấp, phiếu nhập kho của doanh nghiệp, đề nghị thanh toán, biên bản đối chiếu công nợ…

Tùy từng trường hợp cụ thể mà kế toán công nợ sẽ yêu cầu các giấy tờ đi kèm khác nhau, mục đích để chứng minh cho cơ quan thuế biết được nghiệp vụ thực tế có xảy ra ở doanh nghiệp.

Quy trình kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp

Trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp để ký hợp đồng, doanh nghiệp phải tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp với giá cả và chất lượng phù hợp. Để đảm bảo có sự so sánh giữa các bên cung cấp, quy trình có thể yêu cầu phòng ban/cá nhân mua hàng có báo giá so sánh và thông tin người bán liên hệ. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tổn thất trong quá trình mua hàng.

Quy trình kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp:

B1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ thanh toán từ các phòng ban liên quan, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ (đã đủ các chứng từ theo yêu cầu hay chưa?), kiểm tra điều khoản thanh toán hợp đồng, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của bộ chứng từ.
B2: Ghi chép dữ liệu vào phần mềm kế toán, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp thường xuyên và định kỳ, đảm bảo số liệu ghi chép chính xác.
B3: Lên kế hoạch thanh toán, gửi kế hoạch cho trưởng phòng để duyệt ngân sách thanh toán
B4: Khi đã được duyệt thanh toán và duyệt ngân sách, kế toán công nợ phải trả tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.

Ngoài ra, kế toán công nợ phải trả phải thường xuyên làm báo cáo cập nhật cho nhà quản lý nhằm cập nhật tình hình công nợ.

Phần mềm kế toán Kaike

Trợ thủ đắc lực cho kế toán và nhà quản trị:

Theo dõi tức thời dòng tiền, doanh thu, chi phí.
Quản lý và theo dõi công nợ của đơn vị.
Báo cáo thuế cùng báo cáo quản trị thông minh.

TRẢI NGHIỆM NGAY

Các tìm kiếm liên quan đến chủ đề “quy trình kế toán công nợ phải trả”

Sơ đồ quy trình kế toán công nợ	Sổ sách kế toán công nợ
Bài test kế toán công nợ	Kế toán công nợ phải trả là gì
Kế toán công nợ phải trả	Tài khoản công nợ phải trả
Mô tả công việc kế toán công nợ phải trả	Công nợ phải trả