Bất cứ nghiệp vụ nào cũng cần xây dựng hệ thống quy trình cụ thể để đạt được hiệu quả cao nhất. Đặc biệt với các nghiệp vụ về kế toán thanh toán. Doanh nghiệp cần thống nhất quy trình để đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra khoa học và dễ kiểm soát. Để được duyệt đề nghị thanh toán, mỗi cá nhân trong tổ chức cũng cần tuân theo các quy trình cụ thể. Chi tiết quy trình có trong nội dung dưới đây.

Quy trình kế toán thanh toán trong doanh nghiệp

Quy trình được giới thiệu trong bài viết này là những bước cơ bản mà hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng.

Tìm hiểu rõ hơn về công việc kế toán thanh toán trong doanh nghiệp

Đối trượng tham gia và chịu trách nhiệm bao gồm:

• Người có nhu cầu thanh toán (Ví dụ: Nhân viên cần thanh toán khoản tạm ứng).
• Kế toán, kế toán trưởng.
• Thủ quỹ.
• Trưởng bộ phận/quản lý.
• Giám đốc.

Cụ thể các thành phần này tham gia tại bước nào trong quy trình kế toán thanh toán sẽ được đề cập chi tiết như sau:

1.   Lập phiếu đề nghị thanh toán

Người có nhu cầu thanh toán cần chuẩn bị bộ chứng từ đề nghị thanh toán như:

• Phiếu đề nghị thanh toán.
• Các chứng từ gốc và 01 bản sao kèm theo (Hóa đơn, biên bản giao nhận,…).
• Hợp đồng kinh tế.
• Các chứng từ kèm theo khác.

Người có nhu cầu thanh toán lập Phiếu đề nghị thanh toán trình quản  ký duyệt (ghi rõ số tiền đã tạm ứng nếu có).

Gửi cho bộ phận kế toán Phiếu đề nghị thanh toán cùng toàn bộ chứng từ liên quan để được xác nhận và có căn cứ thanh toán.

2.   Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ thanh toán

Tại bước này, kế toán là thành phần tham gia chủ yếu. Kế toán phải kiểm tra hồ sơ, số liệu đã tạm ứng (nếu có). Đảm bảo kiểm tra chính xác tính pháp lý của các chứng từ đã nhận.

• Nếu chứng từ chính xác và đáp ứng đủ điều kiện, kế toán trình lên kế toán tưởng ký duyệt.
• Nếu chứng từ không đáp ứng yêu cầu thì ghi rõ lý do và trả lại cho người có nhu cầu thanh toán.

Hồ sơ liên quan: Bộ chứng từ đề nghị thanh toán.

3.   Duyệt đề nghị thanh toán

Các chứng từ tại bước 3 đều đáp ứng đủ điều kiện và được trình lên kế toán trưởng ký duyệt. Sau khi kế toán trưởng ký duyệt cần phải thông qua giám đốc.

• Nếu không được chấp nhận tại bước này, kế toán sẽ ghi rõ lý do và trả lại cho người có nhu cầu thanh toán.
• Nếu được thông qua và chấp nhận, kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ đề nghị thanh toán đã ký duyệt để lập phiếu và hạch toán.

Hồ sơ liên quan: Bộ chứng từ đề nghị thanh toán.

4.   Lập phiếu chi, ủy nhiệm chi

Kế toán sẽ lập phiếu chi, ủy nhiệm chi.

=>  Trình kế toán trưởng ký duyệt.

=>  Giám đốc ký duyệt

=>  Gửi phiếu chi tới thủ quỹ để nhận chi tiền

=>  Kế toán thanh toán chuyển tiền tới ngân hàng.

Hồ sơ liên quan:

• Bộ chứng từ đề nghị thanh toán.
• Ủy nhiệm chi.

5.   Thu – chi tiền

Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã được duyệt, kế toán sẽ thực hiện việc thu, chi tiền và ghi vào sổ quỹ.

=>  Phiếu thu, phiếu chi được lập 3 liên: Người thanh toán (01 liên) , thủ quỹ (01 liên) và kế toán (01 liên).

=>  Ủy nhiệm chi được ký và đóng dấu.

=>  Kế toán ngân hàng chuyển ủy nhiệm chi ra ngân hàng thanh toán.

=>  Ngân hàng báo nợ trong tài khoản.

=>  Kế toán lập phiếu báo nợ.

Hồ sơ liên quan:

• Bộ chứng từ đề nghị thanh toán.
• Phiếu thu.
• Phiếu chi.
• Ủy nhiệm chi.

6.   Đối soát, kiểm tra số liệu và thực hiện báo cáo

• Kế toán phải đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ thông qua sổ quỹ và lưu lại chứng từ đối chiếu.
• Kế toán ngân hàng phải đối chiếu với sổ phụ ngân hàng.
• Thủ quỹ có trách nhiệm báo cáo tồn quỹ mỗi ngày cho kế toán trưởng và giám đốc theo yêu cầu.

Hồ sơ liên quan:

• Sổ kế toán.
• Sổ quỹ.
• Báo nợ.
• Các báo cáo khác.

7.   Lưu hồ sơ

Kế toán có trách nhiệm sẽ lưu hóa đơn, chứng từ liên quan đến thanh toán.

Hồ sơ liên quan:

• Chứng từ đề nghị thanh toán.
• Phiếu chi.
• Phiếu thu.
• Báo nợ.
• Sổ sách.

Lưu: Với hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn chứng từ, người có nhu cầu thanh toán phải lập bảng kê mua hàng hóa không có hóa đơn. Đồng thời kèm Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng theo thông tư 79/2019/TT-BTC. (Tải mẫu TẠI ĐÂY)

Đọc thêm: Quy trình kế toán thanh toán trong doanh nghiệp

Thông tin giới thiệu phần mềm đều có tạị: Link